Assistant / Assistante de direction

Sous l'autorité de la direction, il/elle travaille en collaboration étroite avec la direction et le cadre intermédiaire dans un souci de faciliter la mise en œuvre des missions de l'établissement, la prise en charge des tâches organisationnelles, de recueillir et transmettre les informations en assurant un rôle d'interface avec les différents services : Direction Générale, ressource humaine, financier, communication, partenaires,. et participe à la gestion administrative, financière et/ou comptable de l'établissement.

Mission et activités

Accueil et standard téléphonique

Accueil téléphonique

Accueil physique des personnes.

Secrétariat

Traitement du courrier

Traitement des mails de l'adresse du site ;

Rédaction des courriers, de compte-rendu de réunions, des rapports et écrits institutionnels, saisie des tableaux de bord, statistiques, plan de formation,.

Aide à la préparation et l'organisation des réunions en soutien à la direction ;

Traitements des documents (tri, classement, archivage, distribution,.) ;

Liaison et interface avec les fonctions supports associatives ;

Liaison et interface avec les services informatiques associatifs.

Gestion du personnel

Suivi des tableaux d'annualisation ;

Saisie et traitements des variables de payes en liaison avec le siège de l'association ;

Saisie et traitements des arrêts de travail, accidents, des congés, des absences,. ;

Rédaction et traitement des contrats de travail à durée déterminée de moins de 3 mois, déclaration URSSAF, traitement des fiches de liaison en fin de contrat,. ;

Liaison avec les services RH associatifs ;

Tenue du registre du personnel ;

Saisie et traitement du plan de formation.

Comptabilité

Participation à l'élaboration du budget en étroite collaboration avec la direction de l'établissement et le service comptable de l'association ;

Saisie des données comptables liées au budget ;

Traitement des règlements par chèque ;

Gestion de la caisse et des pièces comptables caisse ;

Traitement et suivi argent de poche et de gratification.

Compétences de base

Accueillir une clientèle ;

Filtrer des appels téléphoniques ;

Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...) ;

Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour) ;

Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;

Réaliser la gestion administrative des contrats ;

Saisir des documents numériques ;

Réaliser la gestion administrative du courrier.



Compétences spécifiques

Suivre l'évolution d'un dossier professionnel ;

Construire un dossier professionnel ;

Concevoir un tableau de bord ;

Réaliser un suivi d'activité ;

Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire ;

Archiver des documents de référence ;

Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité ;

Réaliser un suivi administratif du personnel ;

Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;

Assurer une liaison comptable avec les services financiers.

Possibilité de déplacements

Qualification souhaitée :

Expérience - BTS, DUT.