Assistant / Assistante de direction

Contexte et missions
L'UFR Sciences Fondamentales Appliquées recherche un/une assistant-e de direction à compter du 3 février 2025 pour assurer
les missions principales suivantes :
Assurer des fonctions techniques dans la gestion d'activité administrative, financière, logistique et/ou RH d'une structure (direction,
unité, service...)
Réaliser des actes administratifs et/ou de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines
fonctionnels de l'établissement

Activités principales :
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
Préparation, envoi des convocations, vérification du quorum et procurations et rédactions et diffusion des PV des conseils d'UFR et élections
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Référente courrier
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
Garante du suivi des élections, des conventions et des archives de la composante, délégations de signatures, agendas des conseils
et commissions
Participer à la mise en place des actions de communication en interne et en externe
Coordination de la communication interne sous couvert de la RA
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Gestion et supervision de l'actualisation des listes de diffusion
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, des examens, de recrutement et/ou de
manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, recrutements)
Suivi demandes de prêt de salles et de matériel internes (guichet unique).

Profil recherché :

Savoirs
Culture internet
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Environnement et réseaux professionnels
Techniques de communication

Savoir-être
Capacité d'adaptation
Capacité d'écoute
Rigueur / Fiabilité
Sens de l'organisation

Savoir-faire
Concevoir des tableaux de bord
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité requêtes amphis et modération ADE planning, OSE, UP admin (changement bâtiment cartes
visites), procurations

Diplôme : Baccalauréat
Domaine de formation souhaité : Administration et Pilotage
Expérience : Débutant accepté (expérience inférieure à 2 ans)
Contraintes temporelles : Contraintes de calendrier