informations générales
Beaune
Missions principales :
- Assurer et optimiser l'organisation, le suivi et la coordination de la gestion administrative de la direction générale ;
- Assister le Directeur dans l'ensemble de ses missions et anticiper les demandes ;
- Coordonner et assurer le suivi de la diffusion des informations relatives à la direction générale entre les différents acteurs internes et externes (tutelles, partenaires, directeurs adjoint, membres des instances.) ;
- Assurer l'organisation des instances de l'établissement (invitations, ordre du jour, rédaction du compte rendu, feuille de présence, modalités logistiques.) ;
- Coordonner l'organisation des Ventes des vins des Hospices de Beaune et de Nuits.
Activités principales :
Gestion administrative
- Gérer l'accueil physique et téléphonique ;
- Gérer et coordonner les documents en lien avec les directions fonctionnelles;
- Coordonner, répartir et gérer le suivi du courrier et des mails ;
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de RDV, courriers.) ;
- Réaliser la gestion du classement, de l'archivage, du stock de fournitures et des consommables et en assurer le suivi ;
- Rédiger, mettre en page et transmettre les courriers, notes, rapports, comptes rendus, diaporama et suivre ;
- Assurer l'organisation des réunions et préparer l'ensemble des documents afférents.
- Diffuser des informations institutionnelles (notes de service, intranet, tableau de garde.).
Evènementiel
- Coordonner l'organisation de la Vente des Vins des Hospices de Beaune et de Nuits-Saint-Georges selon le planning organisationnel établi.
Autres activités :
- Réceptionner des réclamations, plaintes et orienter des familles ;
- Coordonner le recueil de l'activité annuelle pour la rédaction du Rapport d'activité.
Connaissances requises et savoir-faire :
- Compétences en gestion de l'agenda et de la prise de RDV : gestion des priorités ;
- Capacité de prise de note et rédactionnel ;
- Capacité d'analyse et de priorisation des situations ;
- Anticipation des besoins.
Connaissances appréciées :
- Connaissance du secteur hospitalier ;
- Formation juridique.
Savoir-être et qualités requises :
- Autonomie ;
- Sens relationnel ;
- Rigueur ;
- Polyvalence ;
- Discrétion.
Diplôme requis :
- Minimum Bac+2 ou équivalent.
Niveau d'expérience requis :
- Expérience appréciée.
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- Assister le Directeur dans l'ensemble de ses missions et anticiper les demandes ;
- Coordonner et assurer le suivi de la diffusion des informations relatives à la direction générale entre les différents acteurs internes et externes (tutelles, partenaires, directeurs adjoint, membres des instances.) ;
- Assurer l'organisation des instances de l'établissement (invitations, ordre du jour, rédaction du compte rendu, feuille de présence, modalités logistiques.) ;
- Coordonner l'organisation des Ventes des vins des Hospices de Beaune et de Nuits.
Activités principales :
Gestion administrative
- Gérer l'accueil physique et téléphonique ;
- Gérer et coordonner les documents en lien avec les directions fonctionnelles;
- Coordonner, répartir et gérer le suivi du courrier et des mails ;
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de RDV, courriers.) ;
- Réaliser la gestion du classement, de l'archivage, du stock de fournitures et des consommables et en assurer le suivi ;
- Rédiger, mettre en page et transmettre les courriers, notes, rapports, comptes rendus, diaporama et suivre ;
- Assurer l'organisation des réunions et préparer l'ensemble des documents afférents.
- Diffuser des informations institutionnelles (notes de service, intranet, tableau de garde.).
Evènementiel
- Coordonner l'organisation de la Vente des Vins des Hospices de Beaune et de Nuits-Saint-Georges selon le planning organisationnel établi.
Autres activités :
- Réceptionner des réclamations, plaintes et orienter des familles ;
- Coordonner le recueil de l'activité annuelle pour la rédaction du Rapport d'activité.
Connaissances requises et savoir-faire :
- Compétences en gestion de l'agenda et de la prise de RDV : gestion des priorités ;
- Capacité de prise de note et rédactionnel ;
- Capacité d'analyse et de priorisation des situations ;
- Anticipation des besoins.
Connaissances appréciées :
- Connaissance du secteur hospitalier ;
- Formation juridique.
Savoir-être et qualités requises :
- Autonomie ;
- Sens relationnel ;
- Rigueur ;
- Polyvalence ;
- Discrétion.
Diplôme requis :
- Minimum Bac+2 ou équivalent.
Niveau d'expérience requis :
- Expérience appréciée.
