Assistant / Assistante de direction

Faisant suite à une vacance de poste, la CALI recrute au sein de sa Direction Administrative et Financière mutualisée, un Chargé de gestion des Achats et commande publique et assistant administratif du service (H/F), à temps complet.

Le service commun Achat et Commande Publique est composé d'un Responsable de service, d'une Responsable adjointe en charge des marchés publics, d'un/e chargé/e des concessions, de 3 gestionnaires des marchés publics, d'un gestionnaire polyvalent (marchés publics et concessions) et d'un assistant administratif (poste à pourvoir faisant l'objet de cet appel à candidatures).

Sous l'autorité du responsable du service commun Achats et commande publique, de la Ville de Libourne et son CCAS et de la Communauté d'agglomération du Libournais et son CIAS, vous apportez votre soutien dans la gestion des marchés publics et des concessions l'assistant. Vous assurez également le suivi administratif du service commun.

Activités principales :
-Gestion administrative du service commun achats et commande publique :
-Gestion de l'accueil physique et téléphonique
-Gestion de l'organisation des réunions, jurys et commissions
-Gestion des circuits des parapheurs et des problématiques et demandes internes (tickets, transmission des documents RH, suivi abonnements, etc.)
-Rédaction de courriers, courriels et tous autres supports écrits
-Suivi de tableaux de bord du service
-Gestion des stocks des fournitures du service
-Référent interne et aide auprès des services dans la passation de commandes réalisées par les directions concernant les fournitures de bureau, papier, enveloppes, tampons.

-Assistante sur les procédures des marchés publics et des concessions :
-Création du dossier et de la fiche marché, classement et archivage
-Participation à l'ouverture des plis et transmission des pièces aux services prescripteurs
-Rédaction et transmission des courriers d'attribution, de rejet et de notification
-Soumission des documents de marché au contrôle de légalité via PASTEL
-Publication des données essentielles des actes d'exécution des marchés
-Information des services prescripteurs et transmission des pièces contractuelles
-Saisie des informations financières des marchés sur l'outil SEDIT et envoi du flux PES marché correspondant en trésorerie et alimentation du tableau de suivi de l'exécution des marchés
-Rédaction de documents d'exécution : avenants non complexes, certificats administratifs, etc.
-Traitement administratif des sous-traitances
-Suivi des retenues de garantie et, le cas échéant, restitution des garanties à première demande et retenues de garanties,
-Suivi de la mise à jour des attestations des titulaires

Profil
Votre parcours professionnel (formation et/ou expérience) vous a permis de développer de réelles compétences administratives. Idéalement, vous possédez une connaissance générale en achat et commande publique. Vous êtes rigoureux, polyvalent et autonome. Vos qualités rédactionnelles et relationnelles sont reconnues. Vous avez développé une grande aisance dans la pratique des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook Powerpoint.) et des logiciels métiers (suivi courriers, télétransmission, outils numériques dédiés aux MP .).
Vous connaissez le fonctionnement des collectivités et des circuits administratifs. Vous avez le sens de l'esprit d'équipe.

Vous bénéficierez :
-rémunération liée au statut et d'un régime indemnité lié aux fonctions,
-participation employeur en cas d'adhésion au contrat de prévoyance,
-25 jours de congés annuels et 23 jours de RTT/an sur la base de 39h/semaine,
-possibilité de télétravail 2 jours /semaine,
-politique de formation dynamique,
-adhésion au CNAS offrant de nombreuses prestations pour toute la famille
-accès à une restauration collective pour un tarif préférentiel,
-accès à des activités sportives
-véhicule de service mis à disposition