informations générales
Anzin
Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, 365IT recherche un(e) assistant(e) de direction souhaitant occuper un poste polyvalent.
Missions principales
Administration générale
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Réceptionner et trier le courrier.
Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour les informations).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc.).
Réaliser des commandes de matériel, fournitures, et consommables, et vérifier la conformité des livraisons.
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur vers les services concernés).
Suivre les procédures d'appels d'offres.
Assurer le suivi des projets internes.
Ressources Humaines
Participer à l'organisation logistique des recrutements.
Réaliser un suivi administratif du personnel.
Gérer les congés.
Gérer les notes de frais.
Assurer le paiement des salaires.
Comptabilité
Répondre aux questions du cabinet comptable.
Participer à la création du bilan (stocks, rapprochement de factures, etc.).
Enregistrer les factures fournisseurs.
Établir les factures clients.
Enregistrer les règlements clients.
Suivre les comptes de l'entreprise.
Gestion des clients
Suivre les renouvellements de contrats.
Établir les devis.
Effectuer les commandes.
Établir les factures.
Gestion des fournisseurs
Passer des commandes.
Suivre les livraisons.
Effectuer le paiement des fournisseurs.
Compétences et qualifications requises
La maîtrise de la suite Office (Word, Excel...)
De grandes aptitudes rédactionnelles et de communication orale
L'autonomie et des qualités organisationnelles
Une certaine aisance avec les outils bureautiques et collaboratifs (Intranet, réseaux sociaux internes)
La curiosité et la capacité à se former en autodidacte
Un sens développé de la confidentialité et une certaine discrétion
La courtoisie et un bon relationnel
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Administration générale
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Réceptionner et trier le courrier.
Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour les informations).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc.).
Réaliser des commandes de matériel, fournitures, et consommables, et vérifier la conformité des livraisons.
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur vers les services concernés).
Suivre les procédures d'appels d'offres.
Assurer le suivi des projets internes.
Ressources Humaines
Participer à l'organisation logistique des recrutements.
Réaliser un suivi administratif du personnel.
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Comptabilité
Répondre aux questions du cabinet comptable.
Participer à la création du bilan (stocks, rapprochement de factures, etc.).
Enregistrer les factures fournisseurs.
Établir les factures clients.
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Gestion des clients
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Compétences et qualifications requises
La maîtrise de la suite Office (Word, Excel...)
De grandes aptitudes rédactionnelles et de communication orale
L'autonomie et des qualités organisationnelles
Une certaine aisance avec les outils bureautiques et collaboratifs (Intranet, réseaux sociaux internes)
La curiosité et la capacité à se former en autodidacte
Un sens développé de la confidentialité et une certaine discrétion
La courtoisie et un bon relationnel
