Assistant / Assistante de direction

Sous l'autorité du Directeur général des services, vos missions sont les suivantes :

Organisation de la vie professionnelle du cadre de direction
* Communiquer les informations importantes et transmettre des messages
* Assurer la transversalité avec la direction générale, les autres directions et les partenaires extérieurs

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Rédiger des documents de formes et contenus divers : présentations, délibérations, rapports, notes de service, de synthèses, arrêtés, procès-verbaux, conventions...
* Monter des dossiers de subventions
* Participer et suivre des procédures de passation des marchés en rédigeant les avis de publicité, mettant en ligne les procédures, rédigeant les rapports de présentation, courriers aux candidats évincés, notifications, ouverture, relecture des RAO, constitution du dossier légalité le cas échéant
* Aider à l'élaboration du budget de la collectivité, et suivre de l'exécution budgétaire
* Complémentarité avec le DGS dans le suivi des dossiers et projets de la collectivité
* Gérer la diffusion sur les différents supports de communication (Facebook, site internet, panneaux lumineux, panneau pocket...)
* Classer et archiver des dossiers numériques

Organisation et planification des réunions
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction
* Assurer la réservation et la préparation éventuelles des salles de réunion
* Préparer les dossiers supports de réunion

Activité accessoire
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Profils recherchés
Savoirs
- Maîtrise du droit de la fonction publique (statut, procédures...)
- Connaissances en droit public et en management
- Maitrise des règles comptables, budgétaires, des finances publiques et de la fiscalité
- Connaissances des règles de la commande publique
- Connaissances de la politique culturelle d'une commune au fort tissu associatif
- Bonne connaissance des compétences communales et intercommunales

Savoir-faire
Outils numériques et du multimédia
Capacités rédactionnelles
Maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook)

Savoir-être
Qualités relationnelles
Discrétion professionnelle
Réactivité
Rigueur
Sens des responsabilités