informations générales
Loire
La direction du Patrimoine et de la Logistique est une des directions centrales de l'université Jean Monnet. Elle assure la stratégie et le pilotage immobilier, la réalisation des opérations immobilières, l'exploitation et la maintenance du patrimoine bâti et de ses installations techniques, la gestion des données du patrimoine, le pilotage des services à l'usagers (accueil, courrier, ménage, déménagement, reprographie, .. ; ) et la valorisation des surfaces. Le patrimoine représente 140 000 m². La direction du patrimoine compte 40 agents.
Positionnement
100 % Direction du Patrimoine
Mission(s) principale(s) ;
Référence : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative (RÉFérentiel des Emplois-types de la Recherche et de l'ENseignement Supérieur)
Au sein de la direction et sous l'autorité de la directrice, l'assistant(e) contribue à l'activité de la Direction du Patrimoine & Logistique, à son efficacité et à son image.
Activité(s) principale(s) ;
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la direction en appliquant les procédures dédiées
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Rédiger, diffuser, archiver les comptes rendus, notes et courriers
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Assurer un suivi budgétaire et financier de la direction
- Demande d'engagement auprès des agents comptables, suivi des engagements et des prestations réalisées
Suivi budgétaire des comptes financiers
Gérer les actes d'urbanisme : constitution des dossiers, envoi aux services instructeurs, réception des avis, suivi, classement et archivage
Réaliser des missions du champs d'activité de la direction en autonomie ou en équipe avec les autres agents de la direction (achat d'équipement, livraison de mobilier, déménagement, signalétique etc)
Ces missions peuvent évoluer en fonction des évolutions de la direction ou de son environnement.
Profil recherché :
Connaissances
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues))
Compétences opérationnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre une démarche qualité
Compétences comportementales
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Diplôme réglementaire exigé - Formation professionnelle si souhaitable
Baccalauréat
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
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100 % Direction du Patrimoine
Mission(s) principale(s) ;
Référence : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative (RÉFérentiel des Emplois-types de la Recherche et de l'ENseignement Supérieur)
Au sein de la direction et sous l'autorité de la directrice, l'assistant(e) contribue à l'activité de la Direction du Patrimoine & Logistique, à son efficacité et à son image.
Activité(s) principale(s) ;
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la direction en appliquant les procédures dédiées
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Rédiger, diffuser, archiver les comptes rendus, notes et courriers
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Assurer un suivi budgétaire et financier de la direction
- Demande d'engagement auprès des agents comptables, suivi des engagements et des prestations réalisées
Suivi budgétaire des comptes financiers
Gérer les actes d'urbanisme : constitution des dossiers, envoi aux services instructeurs, réception des avis, suivi, classement et archivage
Réaliser des missions du champs d'activité de la direction en autonomie ou en équipe avec les autres agents de la direction (achat d'équipement, livraison de mobilier, déménagement, signalétique etc)
Ces missions peuvent évoluer en fonction des évolutions de la direction ou de son environnement.
Profil recherché :
Connaissances
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues))
Compétences opérationnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre une démarche qualité
Compétences comportementales
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Diplôme réglementaire exigé - Formation professionnelle si souhaitable
Baccalauréat
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
