informations générales
Beauzelle
Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, l'(e) Assistante de Direction assure l'assistance du Maire et de la DGS. Vous apportez une aide permanente et facilitatrice en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers. Vous êtes identifié (e) comme la personne ressource pour les agents au sein de l'Hôtel de Ville et des services décentralisés afin d'instaurer un climat favorable de travail collaboratif.
1. Assistance et soutien administratif à la Direction Générale des Services :
Accueil physique et téléphonique des élus, des agents, des partenaires institutionnels et des usagers.
Filtrage des appels téléphoniques.
Orienter et conseiller dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes qui formulent une demande.
Réceptionner, enregistrer et ventiler le courrier entrant et sortant.
Gérer le secrétariat général.
Gérer l'agenda de Monsieur le Maire et de la DGS.
Gérer des parapheurs mis à la signature du Maire.
Rédiger les courriers, comptes rendus de réunions.
Suivre, classer et archiver les dossiers du Maire et de la DGS.
Gérer les doléances des administrés et orienter vers les élus et/ou les services compétents de la commune.
Prendre en compte les priorités du Maire et de la DGS dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat, suivi du respect des échéances.
Assurer le lien entre les services et la DGS, entre les élus et la DGS et entre les élus et le Maire.
Planifier les différentes réunions collectives.
Organiser les réunions, réservation des salles, convocations.
Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques.
Elaborer les tableaux de bord de suivi des dossiers.
2. Elaboration et suivi du dossier administratif du Conseil Municipal :
Préparer l'ordre du jour des pièces remises.
Préparer les convocations.
Rédiger la note de synthèse et les projets de délibérations.
Rédiger le procès-verbal et le compte-rendu.
Communiquer l'ordre du jour à la presse et au service de communication.
Rédiger les délibérations.
Procéder à la télétransmission au contrôle de légalité.
Transmettre les délibérations aux services et aux organismes extérieurs concernés par la prise de décision du conseil municipal.
3. Activités annexes :
Soutien à la responsable population sur la préparation des scrutins électoraux et le recensement de la population.
PROFIL :
Diplômé(e) d'un Bac +2 en assistante de direction dans tous les cas titulaire d'une expérience confirmée sur un poste similaire (2 ans minimum).
Savoir-être :
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Rigueur et organisation
- Sens du service public et loyauté
- Autonomie et réactivité
- Aisance relationnelle et diplomatie
- Polyvalence et adaptabilité
- Source de proposition et d'anticipation
Savoir-faire :
- Gestion administrative et organisationnelle
- Maîtrise de l'outil informatique
- Capacités rédactionnelles
- Maitrise de l'expression écrite et orale
- Savoir définir les priorités et rechercher l'information
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES LIÉES AU POSTE :
Poste ouvert à la mutation de fonctionnaire ou en CDD de 18 mois pérennisable selon le fonctionnement de la FPT,
Temps de travail : Temps de travail à temps complet avec 6 RTT et ATT (soit 1 semaine à 4,5 jours ou 1 semaine sur 2 à 4 jours).
Rémunération : selon la grille statutaire du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou rédacteur territorial + régime indemnitaire + titres restaurant + participation prévoyance + action sociale.
*** Les candidatures doivent être accompagnées d'une lettre de motivation ***
Date limite du dépôt des candidatures : 30 avril 2025
Poste à pourvoir dès le 15 juin 2025.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1. Assistance et soutien administratif à la Direction Générale des Services :
Accueil physique et téléphonique des élus, des agents, des partenaires institutionnels et des usagers.
Filtrage des appels téléphoniques.
Orienter et conseiller dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes qui formulent une demande.
Réceptionner, enregistrer et ventiler le courrier entrant et sortant.
Gérer le secrétariat général.
Gérer l'agenda de Monsieur le Maire et de la DGS.
Gérer des parapheurs mis à la signature du Maire.
Rédiger les courriers, comptes rendus de réunions.
Suivre, classer et archiver les dossiers du Maire et de la DGS.
Gérer les doléances des administrés et orienter vers les élus et/ou les services compétents de la commune.
Prendre en compte les priorités du Maire et de la DGS dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat, suivi du respect des échéances.
Assurer le lien entre les services et la DGS, entre les élus et la DGS et entre les élus et le Maire.
Planifier les différentes réunions collectives.
Organiser les réunions, réservation des salles, convocations.
Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques.
Elaborer les tableaux de bord de suivi des dossiers.
2. Elaboration et suivi du dossier administratif du Conseil Municipal :
Préparer l'ordre du jour des pièces remises.
Préparer les convocations.
Rédiger la note de synthèse et les projets de délibérations.
Rédiger le procès-verbal et le compte-rendu.
Communiquer l'ordre du jour à la presse et au service de communication.
Rédiger les délibérations.
Procéder à la télétransmission au contrôle de légalité.
Transmettre les délibérations aux services et aux organismes extérieurs concernés par la prise de décision du conseil municipal.
3. Activités annexes :
Soutien à la responsable population sur la préparation des scrutins électoraux et le recensement de la population.
PROFIL :
Diplômé(e) d'un Bac +2 en assistante de direction dans tous les cas titulaire d'une expérience confirmée sur un poste similaire (2 ans minimum).
Savoir-être :
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Rigueur et organisation
- Sens du service public et loyauté
- Autonomie et réactivité
- Aisance relationnelle et diplomatie
- Polyvalence et adaptabilité
- Source de proposition et d'anticipation
Savoir-faire :
- Gestion administrative et organisationnelle
- Maîtrise de l'outil informatique
- Capacités rédactionnelles
- Maitrise de l'expression écrite et orale
- Savoir définir les priorités et rechercher l'information
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES LIÉES AU POSTE :
Poste ouvert à la mutation de fonctionnaire ou en CDD de 18 mois pérennisable selon le fonctionnement de la FPT,
Temps de travail : Temps de travail à temps complet avec 6 RTT et ATT (soit 1 semaine à 4,5 jours ou 1 semaine sur 2 à 4 jours).
Rémunération : selon la grille statutaire du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou rédacteur territorial + régime indemnitaire + titres restaurant + participation prévoyance + action sociale.
*** Les candidatures doivent être accompagnées d'une lettre de motivation ***
Date limite du dépôt des candidatures : 30 avril 2025
Poste à pourvoir dès le 15 juin 2025.
