informations générales
Rhône
Contexte général :
L'Assistant(e) de direction est placé.e sous l'autorité des directeurs.rices.
Son activité est centrée sur la gestion administrative des instances des deux structures : Mission Locale de Lyon et ALLIES.
Rattaché(e) à la direction, il/elle intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées à son activité.
Activités :
- Secrétariat de direction
- Gestion du courrier (arrivée et départ + mails - boîte mail générique), organisation de l'agenda, des rendez-vous et des appels téléphoniques de la direction, .
- Organisation de réunions impliquant les directeurs généraux, dont les CODIR (calendrier, ordre du jour, compte-rendu, buffet .)
- Préparation de dossiers et rédaction de comptes rendus des réunions et de notes préparatoires
- Aide à l'élaboration de bilans d'activités
- Préparation des justificatifs de temps de la direction
- Lien avec le Comité de direction
- Lien avec les partenaires notamment institutionnels et les instances partenaires nationales et locales comme
- Suivi et préparation des délégations de signature
- Organisation des déplacements et suivi des notes de frais de la direction
- Gestion et veille de l'arborescence informatique et des contacts Outlook
- Gestion des instances
- Organisation des instances : Bureaux, Conseils d'administration et Assemblées Générales (planification, organisation, compte-rendu, .), Groupes opérationnels, Dialogues de Gestion .
- Suivi de la composition des structures et démarches administratives (Préfecture, .) - mise à jour, création d'outils, .
- Suivi des cotisations
- Lien avec les administrateurs et les partenaires
- Elaboration du Rapport d'activité annuel en lien avec le chargé de communication
- Suivi administratif des conventions partenariales, des conventions d'actions et des conventions de locaux, en lien avec le service comptabilité, les collègues et la direction
- Veille juridique et mise en conformité sur les problèmes statutaires
- Organisation de la structure
- Gestion des fournitures administratives (papier, stylos, ., tampons, agendas, .), de l'économat (café, sucre, gobelets, sopalin, .), du stock de timbres et du matériel COVID
- Gestion de la prestation de ménage (suivi, achat de matériel, pointage des heures, .)
- Gestion de l'accueil mutualisé (sauf la partie RH)
- Gestion de l'archivage (sur site et dans des locaux spécifiques)
- Gestion des circuits de signature de documents (pour la direction, la présidence, le trésorier, .)
- Gestion des signatures de devis en lien avec le service comptabilité (vérification de cohérence, présentation à la direction, signature, renvoi au collègue, transmission à la comptabilité, .)
Lieu(x) de travail : Siège (Lyon 7ème), possibilité de mobilité sur les antennes
Contrat : CDD de 6 mois à temps plein, 2 200€
Prise de poste immédiate.
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Son activité est centrée sur la gestion administrative des instances des deux structures : Mission Locale de Lyon et ALLIES.
Rattaché(e) à la direction, il/elle intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées à son activité.
Activités :
- Secrétariat de direction
- Gestion du courrier (arrivée et départ + mails - boîte mail générique), organisation de l'agenda, des rendez-vous et des appels téléphoniques de la direction, .
- Organisation de réunions impliquant les directeurs généraux, dont les CODIR (calendrier, ordre du jour, compte-rendu, buffet .)
- Préparation de dossiers et rédaction de comptes rendus des réunions et de notes préparatoires
- Aide à l'élaboration de bilans d'activités
- Préparation des justificatifs de temps de la direction
- Lien avec le Comité de direction
- Lien avec les partenaires notamment institutionnels et les instances partenaires nationales et locales comme
- Suivi et préparation des délégations de signature
- Organisation des déplacements et suivi des notes de frais de la direction
- Gestion et veille de l'arborescence informatique et des contacts Outlook
- Gestion des instances
- Organisation des instances : Bureaux, Conseils d'administration et Assemblées Générales (planification, organisation, compte-rendu, .), Groupes opérationnels, Dialogues de Gestion .
- Suivi de la composition des structures et démarches administratives (Préfecture, .) - mise à jour, création d'outils, .
- Suivi des cotisations
- Lien avec les administrateurs et les partenaires
- Elaboration du Rapport d'activité annuel en lien avec le chargé de communication
- Suivi administratif des conventions partenariales, des conventions d'actions et des conventions de locaux, en lien avec le service comptabilité, les collègues et la direction
- Veille juridique et mise en conformité sur les problèmes statutaires
- Organisation de la structure
- Gestion des fournitures administratives (papier, stylos, ., tampons, agendas, .), de l'économat (café, sucre, gobelets, sopalin, .), du stock de timbres et du matériel COVID
- Gestion de la prestation de ménage (suivi, achat de matériel, pointage des heures, .)
- Gestion de l'accueil mutualisé (sauf la partie RH)
- Gestion de l'archivage (sur site et dans des locaux spécifiques)
- Gestion des circuits de signature de documents (pour la direction, la présidence, le trésorier, .)
- Gestion des signatures de devis en lien avec le service comptabilité (vérification de cohérence, présentation à la direction, signature, renvoi au collègue, transmission à la comptabilité, .)
Lieu(x) de travail : Siège (Lyon 7ème), possibilité de mobilité sur les antennes
Contrat : CDD de 6 mois à temps plein, 2 200€
Prise de poste immédiate.
