informations générales
Perpignan
RESPONSABILITÉS :
Le GCS « Achats en santé d'Occitanie » est une structure de mission, d'impulsion et de coordination, de support et d'appui à l'activité de ses membres dans les domaines relevant des achats en santé. Il a pour objet d'agir pour les établissements sanitaires et médico-sociaux qui le composent, afin d'organiser les achats, les approvisionnements et les coopérations à caractère logistique dans une démarche coordonnée et concertée, dans le respect des règles de la commande publique.
MISSIONS PRINCIPALES
L'assistant(e) de direction sera directement rattaché(e) à la Direction et participera activement à la coordination et au bon fonctionnement des activités du GCS.
1. Gestion administrative et organisationnelle
- Rédaction, mise en forme et diffusion des courriers, comptes rendus, rapports et présentations.
- Gestion de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunion, événements, déplacements professionnels, suivi des échéances et priorités.
- Traitement des appels téléphoniques, courriers et emails.
- Classement et archivage des documents administratifs et contractuels du GCS
- Assister la Direction dans l'organisation du travail, la préparation des instances ( assemblée générale, dialogue de gestion ... )
- Assister la Direction sur la communication du GCS ( Newsletter, Site Internet ...)
- Assister la Direction sur la rédaction des rapports d'activité et autres reporting.
- Assister le GCS pour les adhésions et leur suivi, pour le lancement et le recouvrement des campagnes annuelles de cotisations des adhérents.
- Suivre les décisions prises et relancer les interlocuteurs concernés.
2. Organisation des instances et réunions
- Préparer et organiser les réunions des instances du GCS (assemblées générales, dialogue de gestion, Comité de Direction ) : envoi des convocations, diffusion des ordres du jour et des supports.
- Suivi des dossiers prioritaires et relances nécessaires.
- Interface entre la direction et les différents services internes ou partenaires externes.
3. Support à la coordination des projets
- Assister la direction dans le suivi des projets transversaux (mise en œuvre de partenariats, mutualisation des services, développement de nouvelles activités).
- Consolider et synthétiser les informations issues des différents établissements partenaires.
- Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord et rapports de suivi d'activité.
4. Assistance logistique et gestion des déplacements
5. Communication interne et externe
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences techniques :
- Solides compétences en gestion administrative et organisationnelle.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel (Tableaux Croisés Dynamiques-Graphiques Croisés Dynamiques), PowerPoint, Outlook, CANVA).
- Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques.
- Connaissance des structures du secteur de la santé (hôpitaux, cliniques, ARS) et des fonctionnements des GCS (un atout).
Qualités personnelles :
- Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités.
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations sensibles.
- Qualités relationnelles, capacité d'écoute et diplomatie.
- Proactivité et capacité d'adaptation dans un environnement dynamique et exigeant.
- Organisation et rigueur.
- Excellentes qualités relationnelles et esprit d'équipe.
- Capacité d'adaptation et gestion des priorités.
Formation et expérience :
- Bac + 3 en assistanat de direction ou équivalent.
- Expérience significative dans un poste similaire (souhaitée ou exigée selon le niveau).
- Des compétences en Droit de la Santé seraient un plus et/ou dans le domaine des achats publics.
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MISSIONS PRINCIPALES
L'assistant(e) de direction sera directement rattaché(e) à la Direction et participera activement à la coordination et au bon fonctionnement des activités du GCS.
1. Gestion administrative et organisationnelle
- Rédaction, mise en forme et diffusion des courriers, comptes rendus, rapports et présentations.
- Gestion de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunion, événements, déplacements professionnels, suivi des échéances et priorités.
- Traitement des appels téléphoniques, courriers et emails.
- Classement et archivage des documents administratifs et contractuels du GCS
- Assister la Direction dans l'organisation du travail, la préparation des instances ( assemblée générale, dialogue de gestion ... )
- Assister la Direction sur la communication du GCS ( Newsletter, Site Internet ...)
- Assister la Direction sur la rédaction des rapports d'activité et autres reporting.
- Assister le GCS pour les adhésions et leur suivi, pour le lancement et le recouvrement des campagnes annuelles de cotisations des adhérents.
- Suivre les décisions prises et relancer les interlocuteurs concernés.
2. Organisation des instances et réunions
- Préparer et organiser les réunions des instances du GCS (assemblées générales, dialogue de gestion, Comité de Direction ) : envoi des convocations, diffusion des ordres du jour et des supports.
- Suivi des dossiers prioritaires et relances nécessaires.
- Interface entre la direction et les différents services internes ou partenaires externes.
3. Support à la coordination des projets
- Assister la direction dans le suivi des projets transversaux (mise en œuvre de partenariats, mutualisation des services, développement de nouvelles activités).
- Consolider et synthétiser les informations issues des différents établissements partenaires.
- Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord et rapports de suivi d'activité.
4. Assistance logistique et gestion des déplacements
5. Communication interne et externe
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences techniques :
- Solides compétences en gestion administrative et organisationnelle.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel (Tableaux Croisés Dynamiques-Graphiques Croisés Dynamiques), PowerPoint, Outlook, CANVA).
- Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques.
- Connaissance des structures du secteur de la santé (hôpitaux, cliniques, ARS) et des fonctionnements des GCS (un atout).
Qualités personnelles :
- Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités.
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations sensibles.
- Qualités relationnelles, capacité d'écoute et diplomatie.
- Proactivité et capacité d'adaptation dans un environnement dynamique et exigeant.
- Organisation et rigueur.
- Excellentes qualités relationnelles et esprit d'équipe.
- Capacité d'adaptation et gestion des priorités.
Formation et expérience :
- Bac + 3 en assistanat de direction ou équivalent.
- Expérience significative dans un poste similaire (souhaitée ou exigée selon le niveau).
- Des compétences en Droit de la Santé seraient un plus et/ou dans le domaine des achats publics.
