Assistant / Assistante de direction

Mission :
Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance de direction et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures administratives de l'établissement

Activités principales
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative, juridique et financière
- Gérer les agendas et contrôler les échéances
- Assurer le pilotage administratif des organes et instances de l'établissement (CA, CSA, CCP, Comités de direction) : calendrier, organisation des réunions, élaboration des comptes rendus et des procès-verbaux de séance
- Contribuer à l'organisation des éléctions professionnelles
- Rediger des courriers, notes de services, communication ; en assurer la diffusion interne et externe
- Répondre aux demandes d'informations des interlocuteurs internes et externes
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif
- Préparer et organiser les réunions (convocations, comptes rendus, supports)
- Organiser et assurer le suivi des déplacements professionnels (réservations, ordre de mission, état de frais)
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
- Contribuer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines en appliquant les procédures dédiées
- Organiser la gestion de l'évènementiel et le soutien logistique de l'activité et manifestations
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

Compétences principales

- Maitrise impérative des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
- Polyvalence
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Travailler en équipe
- Bonne capacité rédactionnelle
- Mettre en œuvre des procédures et des règles applicables
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
-
- Droit public et connaissance règlementation projets européens et de recherche
- Connaissance des textes législatifs et règlementaires du domaine public
- Organisation et fonctionnement des établissements publics
- Analyse et rédaction juridique
- Une connaissance de la gestion des achats publics, s ressources humaines et financière des établissements publics de l'enseignement supérieur serait un plus

Aptitudes requises

- Rigueur et fiabilité
- Discrétion et confidentialité
- Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités
- Sens relationnel et esprit d'équipe
- Aptitude à la veille règlementaire et juridique
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Réactivité et adaptabilité
- Savoir rendre compte

Modalités de candidature

- Poste à pourvoir à compter du 1er juin 2025
- Poste ouvert exclusivement aux personnels titulaires de catégorie B
- Accueil en mutation, détachement, mise à disposition
- CV et lettre de motivation à adresser avant le 10 mai 2025