informations générales
Beauvais
Dans le cadre d'un remplacement et afin de renforcer la Direction Mission et Vie Etudiante, nous recherchons un(e) Assistant de Direction et de Service en CDI pour le campus de Beauvais (60), poste à pourvoir dès le mardi 12 novembre 2024.
L'Assistant(e) de Direction et de Service F/H assiste le Directeur de la Mission Educative de la Vie Etudiante ainsi que les membres de l'équipe au quotidien dans l'organisation et le suivi administratif spécifique à chaque mission portée par la DMVE.
Elle/Il assure également un rôle d'interlocuteur(trice) pour les étudiants, les équipes pédagogiques et l'administration.
Missions proposées :
- Accueille, écoute et oriente les étudiants en fonction de leurs besoins.
- Planifie pour la DMVE les rendez-vous et réunions nécessaires pour l'accompagnement et le suivi des étudiants, de la vie de campus ou de la vie associative.
- Gère l'emploi du temps de son supérieur hiérarchique ainsi que le calendrier général des activités du service (planification en mode projet de l'ensemble des missions annuelles).
- Rédige des notes, correspondances ou documents à partir de consignes orales ou manuscrites.
- Réalise les divers achats du service (Beauvais, Corporate et Mission handicap).
- Réceptionne les appels téléphoniques : renseigne, réoriente vers le bon interlocuteur si nécessaire, prend des messages et les communique, assure un suivi.
- Assiste les membres de l'équipe dans l'organisation et le suivi administratif lié aux différentes missions :
Gestion des dysfonctionnements campus : organisation des convocations, enregistrement des données, éditions des courriers, retour aux parties prenantes en interne.
Enregistrement et édition des bases de données pour les Engagements de Service et de solidarité et les responsabilités associatives.
Enregistrement et archivage de l'ensemble des données des dossiers d'accréditation des associations, organisation des rendez-vous réguliers. Suivi et actualisation du calendrier des passations.
Organisation évènementielle (intégrations, séminaires de relecture, formations ou conférences, prévention santé, forum des associations, mission handicap.) : achat de prestation, de service ou matériels, accueil des prestataires, réservations diverses (hébergement, repas, salles, amphis, hôtel, déplacements.) et aide à la mise en œuvre.
Suivi administratif des césures, du tuteurage, du sport, des contrats d'études et de la réserve opérationnelle : édition et archivage des contrats, des PV de jury, bases de données.
La détermination et la planification annuelle des évènements de la vie étudiante (calendrier général, calendrier des conférences d'ouverture, calendrier du foyer.)
- Collabore avec les autres départements ou services de l'institut pour coordonner les initiatives transversales et assurer une communication fluide (spécifiquement avec la Direction des Services Généraux et la Direction aux études)
- Rassemble, met en forme les différents travaux de secrétariat du service : comptes-rendus (Réunions de service, Comités campus, Réunions interservices.) et compilation des données pour les différents reporting hebdomadaires, mensuels ou annuels. L'archivage et la mise à jour des conventions de partenariat.
- Contribue à donner une image positive d'UniLaSalle par le biais des contacts avec le personnel, les étudiants et l'extérieur.
Profil :
Titulaire d'un Bac+2 en Assistanat de Type Assistant Manager ou Assistant de Direction, vous possédez une expérience d'au minimum trois ans sur un poste similaire.
Vous maîtrisez le Pack Office (Word et Excel).
Rigoureux(se), dynamique, autonome et organisé(e), vous savez faire preuve de confidentialité et restituer les informations pertinentes.
Vos qualités relationnelles, votre esprit d'équipe, votre capacité à prendre des initiatives et votre implication sont des atouts essentiels pour réussir à ce poste.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'Assistant(e) de Direction et de Service F/H assiste le Directeur de la Mission Educative de la Vie Etudiante ainsi que les membres de l'équipe au quotidien dans l'organisation et le suivi administratif spécifique à chaque mission portée par la DMVE.
Elle/Il assure également un rôle d'interlocuteur(trice) pour les étudiants, les équipes pédagogiques et l'administration.
Missions proposées :
- Accueille, écoute et oriente les étudiants en fonction de leurs besoins.
- Planifie pour la DMVE les rendez-vous et réunions nécessaires pour l'accompagnement et le suivi des étudiants, de la vie de campus ou de la vie associative.
- Gère l'emploi du temps de son supérieur hiérarchique ainsi que le calendrier général des activités du service (planification en mode projet de l'ensemble des missions annuelles).
- Rédige des notes, correspondances ou documents à partir de consignes orales ou manuscrites.
- Réalise les divers achats du service (Beauvais, Corporate et Mission handicap).
- Réceptionne les appels téléphoniques : renseigne, réoriente vers le bon interlocuteur si nécessaire, prend des messages et les communique, assure un suivi.
- Assiste les membres de l'équipe dans l'organisation et le suivi administratif lié aux différentes missions :
Gestion des dysfonctionnements campus : organisation des convocations, enregistrement des données, éditions des courriers, retour aux parties prenantes en interne.
Enregistrement et édition des bases de données pour les Engagements de Service et de solidarité et les responsabilités associatives.
Enregistrement et archivage de l'ensemble des données des dossiers d'accréditation des associations, organisation des rendez-vous réguliers. Suivi et actualisation du calendrier des passations.
Organisation évènementielle (intégrations, séminaires de relecture, formations ou conférences, prévention santé, forum des associations, mission handicap.) : achat de prestation, de service ou matériels, accueil des prestataires, réservations diverses (hébergement, repas, salles, amphis, hôtel, déplacements.) et aide à la mise en œuvre.
Suivi administratif des césures, du tuteurage, du sport, des contrats d'études et de la réserve opérationnelle : édition et archivage des contrats, des PV de jury, bases de données.
La détermination et la planification annuelle des évènements de la vie étudiante (calendrier général, calendrier des conférences d'ouverture, calendrier du foyer.)
- Collabore avec les autres départements ou services de l'institut pour coordonner les initiatives transversales et assurer une communication fluide (spécifiquement avec la Direction des Services Généraux et la Direction aux études)
- Rassemble, met en forme les différents travaux de secrétariat du service : comptes-rendus (Réunions de service, Comités campus, Réunions interservices.) et compilation des données pour les différents reporting hebdomadaires, mensuels ou annuels. L'archivage et la mise à jour des conventions de partenariat.
- Contribue à donner une image positive d'UniLaSalle par le biais des contacts avec le personnel, les étudiants et l'extérieur.
Profil :
Titulaire d'un Bac+2 en Assistanat de Type Assistant Manager ou Assistant de Direction, vous possédez une expérience d'au minimum trois ans sur un poste similaire.
Vous maîtrisez le Pack Office (Word et Excel).
Rigoureux(se), dynamique, autonome et organisé(e), vous savez faire preuve de confidentialité et restituer les informations pertinentes.
Vos qualités relationnelles, votre esprit d'équipe, votre capacité à prendre des initiatives et votre implication sont des atouts essentiels pour réussir à ce poste.
