informations générales
Belfort
Description du poste :
Mission principale :
L'assistant(e) de Direction a pour rôle de soutenir la Direction Générale et les Directeurs de service dans la gestion administrative, technique et commerciale de l'entreprise. Il/elle assure la coordination des différentes tâches administratives tout en apportant un soutien logistique aux activités techniques et commerciales.
Domaine d'intervention et tâches principales :
1. Gestion administrative :
Courrier et mails :***o Affranchissement et collecte du courrier, distribution aux équipes et gestion des boîtes mails partagées (contact@, factures@), ...
* o Rédaction, mise en forme, et envoi de courriers et emails en lien avec les différents services.
* o Factures et relances de factures : traitement mensuel et suivi des factures de gestion locative et frais de société selon procédure en vigueur.
* o Suivi des relances de factures et traitement des demandes administratives (relève quotidienne et traitement immédiat).
Standard :***o Réception et traitement des appels selon type de la demande (« Barrage secrétaire » si besoin).
* o Redirection selon demande ou transmission information aux collaborateurs concernés
Accueil physique :***o Rdv : installation en salle, café, courtoisie, etc,
* o Renseignements divers et renseignements pratiques sur Techn'hom (restaurants d'entreprise, stationnement, adresses clients, moyens de transport etc.)
* o Réception livraisons fournitures équipe
Gestion des agendas :***o Organisation des RDV, réservations (hôtels, restaurants, taxis) pour la Direction Générale.
* o Planifier les réunions d'équipe (après chaque CA), les réunions de direction ainsi que les autres réunions internes si besoin.
Gestion des instances (CT, CS, CA, AG) :***o Préparation des ordres du jour avec DG, planification, vérification du quorum, réservation des salles, envoi des invitations et gestion des documents nécessaires, création des supports de présentation.
* o Suivi des PV de séance et classement
Suivi des registres et documents :***o Mise à jour des registres du personnel, planning des congés, .
2. Soutien technique :
Suivi administratif technique :***o Marchés : lettres d'engagement, avenants, réceptions. MAJ tableau de bord de suivi
* o Gestion des factures d'investissement et contrôle des factures techniques suivant procédure en vigueur
* o Lien fournisseurs et Sodeb pour les factures impayées ou erronées.
* o Réception des livraisons
* oSoutien aux projets
* o Création fiches d'identité et de suivi de projets
* o Demandes clients et suivi depuis le formulaire internet et retour client
3. Support commercial :***Info clients/infos travaux parcs (via email).
* Déclaration des consommations Plateforme Operat,.
* Rédaction des courriers locataires ou prestataires.
* Mise à jour des tableaux de bord sur les nouveaux prospects.
4. Organisation de réunions et événements :***o Planification des réunions de direction, d'équipes et autres événements internes.
* o Préparation des supports et mise en place des salles de réunion, installation en salle,
* o Participation à la logistique des événements et manifestations organisées par la société.
5. Services généraux, maintenance et gestion des équipements :***o Suivi des contrats de maintenance et des pannes (copieur, flotte mobile, téléphonie fixe et informatique, réseaux, équipements divers équipe.) en lien avec les prestataires
* o Gestion des fournitures de bureau, stock, et commandes.
Compétences requises :***Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et agilité dans les logiciels métiers.
* Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser.
* Excellentes compétences relationnelles et sens du service.
* Sens de la discrétion et de la confidentialité.
Expériences souhaitées : au moins 5 ans à un poste similaire
Conditions de travail :***Poste à temps plein.
* Possibilité de déplacements occasionnels sur l'aire urbaine.
* Travail en lien direct avec la direction générale et interactions régulières avec les différents services de l'entreprise.
* Classification : agent de maitrise - AM
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L'assistant(e) de Direction a pour rôle de soutenir la Direction Générale et les Directeurs de service dans la gestion administrative, technique et commerciale de l'entreprise. Il/elle assure la coordination des différentes tâches administratives tout en apportant un soutien logistique aux activités techniques et commerciales.
Domaine d'intervention et tâches principales :
1. Gestion administrative :
Courrier et mails :***o Affranchissement et collecte du courrier, distribution aux équipes et gestion des boîtes mails partagées (contact@, factures@), ...
* o Rédaction, mise en forme, et envoi de courriers et emails en lien avec les différents services.
* o Factures et relances de factures : traitement mensuel et suivi des factures de gestion locative et frais de société selon procédure en vigueur.
* o Suivi des relances de factures et traitement des demandes administratives (relève quotidienne et traitement immédiat).
Standard :***o Réception et traitement des appels selon type de la demande (« Barrage secrétaire » si besoin).
* o Redirection selon demande ou transmission information aux collaborateurs concernés
Accueil physique :***o Rdv : installation en salle, café, courtoisie, etc,
* o Renseignements divers et renseignements pratiques sur Techn'hom (restaurants d'entreprise, stationnement, adresses clients, moyens de transport etc.)
* o Réception livraisons fournitures équipe
Gestion des agendas :***o Organisation des RDV, réservations (hôtels, restaurants, taxis) pour la Direction Générale.
* o Planifier les réunions d'équipe (après chaque CA), les réunions de direction ainsi que les autres réunions internes si besoin.
Gestion des instances (CT, CS, CA, AG) :***o Préparation des ordres du jour avec DG, planification, vérification du quorum, réservation des salles, envoi des invitations et gestion des documents nécessaires, création des supports de présentation.
* o Suivi des PV de séance et classement
Suivi des registres et documents :***o Mise à jour des registres du personnel, planning des congés, .
2. Soutien technique :
Suivi administratif technique :***o Marchés : lettres d'engagement, avenants, réceptions. MAJ tableau de bord de suivi
* o Gestion des factures d'investissement et contrôle des factures techniques suivant procédure en vigueur
* o Lien fournisseurs et Sodeb pour les factures impayées ou erronées.
* o Réception des livraisons
* oSoutien aux projets
* o Création fiches d'identité et de suivi de projets
* o Demandes clients et suivi depuis le formulaire internet et retour client
3. Support commercial :***Info clients/infos travaux parcs (via email).
* Déclaration des consommations Plateforme Operat,.
* Rédaction des courriers locataires ou prestataires.
* Mise à jour des tableaux de bord sur les nouveaux prospects.
4. Organisation de réunions et événements :***o Planification des réunions de direction, d'équipes et autres événements internes.
* o Préparation des supports et mise en place des salles de réunion, installation en salle,
* o Participation à la logistique des événements et manifestations organisées par la société.
5. Services généraux, maintenance et gestion des équipements :***o Suivi des contrats de maintenance et des pannes (copieur, flotte mobile, téléphonie fixe et informatique, réseaux, équipements divers équipe.) en lien avec les prestataires
* o Gestion des fournitures de bureau, stock, et commandes.
Compétences requises :***Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et agilité dans les logiciels métiers.
* Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser.
* Excellentes compétences relationnelles et sens du service.
* Sens de la discrétion et de la confidentialité.
Expériences souhaitées : au moins 5 ans à un poste similaire
Conditions de travail :***Poste à temps plein.
* Possibilité de déplacements occasionnels sur l'aire urbaine.
* Travail en lien direct avec la direction générale et interactions régulières avec les différents services de l'entreprise.
* Classification : agent de maitrise - AM
