informations générales
Amiens
Le Gérontopole des Hauts de France est une association créée le 7 juillet 2023. Les membres fondateurs sont : le Conseil Régional Hauts de France, la CARSAT, le CHU de Lille et le CHU d'Amiens. L'objectif principal de la structure est de pouvoir fédérer l'ensemble des acteurs qui agissent en faveur du bien vieillir, en bonne santé, et pour la prise en charge, des seniors sur le territoire régional. L'enjeu est d'améliorer la qualité de vie des personnes âgées, de leurs proches et des professionnels tout en contribuant à rendre la société plus inclusive. Son plan d'actions est centré sur 4 piliers :
- Favoriser et accompagner l'observation, la recherche et l'évaluation
- Soutenir la formation
- Communiquer et informer
- Soutenir la silver économie en région
Le gérontopôle HDF est le 10ème constitué en France
Rattaché(e) à la directrice de la structure et en étroite collaboration, vous êtes la personne de confiance qui organise, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités. Vous aurez pour principales missions :
ASSISTANCE, ORGANISATION DE L'ACTIVITE ET ACCUEIL
- Préparer et organiser la logistique des différents événements du gérontopôle (réunions, déplacements, séminaires, conférences téléphoniques.)
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.)
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, traiter les courriers et les mails, gérer l'agenda
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Rédiger des notes de services
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
GESTION BUDGETAIRE ET ADMINISTRATIVE DE LA STRUCTURE
- Participer à la gestion budgétaire de la structure en lien avec la Directrice mais également le commissaire comptable et l'expert-comptable
- Réaliser le suivi administratif du personnel (intégration des nouveaux collaborateurs et signatures de contrats, suivi des formations et des cartes professionnelles, ...) et assurer le relais avec le prestataire RH
- Réaliser le classement et l'archivage des documents (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)
- Rédiger des conventions, courriers ou rapports
- Assurer un suivi administratif des projets et suivre les procédures d'appels d'offre
- Assister les chefs de projets pour le suivi administratif des appels à projets
COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, réseaux sociaux.)
- Recueillir des informations administratives nécessaires à la constitution des dossiers des partenaires (associations, collectivités territoriales, .)
- Analyser la cohérence des documents administratifs, financiers et comptables transmis par les partenaires
- Contribuer à la gestion administrative de la gouvernance associative
- Assister aux réunions selon les besoins et en rédiger les comptes rendus
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire- Favoriser et accompagner l'observation, la recherche et l'évaluation
- Soutenir la formation
- Communiquer et informer
- Soutenir la silver économie en région
Le gérontopôle HDF est le 10ème constitué en France
Rattaché(e) à la directrice de la structure et en étroite collaboration, vous êtes la personne de confiance qui organise, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités. Vous aurez pour principales missions :
ASSISTANCE, ORGANISATION DE L'ACTIVITE ET ACCUEIL
- Préparer et organiser la logistique des différents événements du gérontopôle (réunions, déplacements, séminaires, conférences téléphoniques.)
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.)
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, traiter les courriers et les mails, gérer l'agenda
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Rédiger des notes de services
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
GESTION BUDGETAIRE ET ADMINISTRATIVE DE LA STRUCTURE
- Participer à la gestion budgétaire de la structure en lien avec la Directrice mais également le commissaire comptable et l'expert-comptable
- Réaliser le suivi administratif du personnel (intégration des nouveaux collaborateurs et signatures de contrats, suivi des formations et des cartes professionnelles, ...) et assurer le relais avec le prestataire RH
- Réaliser le classement et l'archivage des documents (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)
- Rédiger des conventions, courriers ou rapports
- Assurer un suivi administratif des projets et suivre les procédures d'appels d'offre
- Assister les chefs de projets pour le suivi administratif des appels à projets
COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, réseaux sociaux.)
- Recueillir des informations administratives nécessaires à la constitution des dossiers des partenaires (associations, collectivités territoriales, .)
- Analyser la cohérence des documents administratifs, financiers et comptables transmis par les partenaires
- Contribuer à la gestion administrative de la gouvernance associative
- Assister aux réunions selon les besoins et en rédiger les comptes rendus
