informations générales
Mulhouse
Employeur
GIP FCIP ALSACE, siège situé au 2 rue Adolphe Seyboth à Strasbourg
Lieu de travail :
Sous-préfecture de Mulhouse
2 place du Général de Gaulle à Mulhouse
Rattachement hiérarchique :
Directeur opérationnel du projet Ambitions Mulhouse
MISSIONS PRINCIPALES :
1. Assistance administrative :
- Gestion des agendas numériques du directeur opérationnel et du directeur opérationnel adjoint (prise de rendez-vous, organisation des réunions, gestion des déplacements - en lien avec l'exécutant financier du projet).
- Saisie de données et mise à jour régulière des agendas des différentes actions du programme.
- Rédaction et mise en forme de documents divers (comptes rendus de réunions, courriers, notes internes, avenants, conventions diverses).
- Gestion des courriels et du courrier postal.
- Archivage et gestion documentaire (essentiellement numérique).
2. Coordination des partenaires :
- Organisation de rencontres avec les différents partenaires du programme (associations, Éducation nationale, chercheurs, etc.).
- Communication avec les partenaires sur les événements ou réunions d'importance.
- Maintien de relations fluides avec les secrétariats et cabinets des autorités partenaires du programme, incluant la Région Grand-Est, le CEA, la préfecture, ainsi que les responsables associatifs et politiques.
3. Gestion des relations avec la presse et les acteurs éducatifs :
- Nombreux contacts avec les acteurs éducatifs de terrain, notamment dans les écoles, collèges et lycées, pour le suivi des actions et des projets.
- Coordination et communication régulière avec les responsables éducatifs pour assurer la bonne mise en œuvre des projets.
4. Gestion des projets et évènements :
- Aide à la planification, la coordination et le suivi des projets en lien avec le programme Ambition Mulhouse.
- Organisation logistique des événements internes ou externes (séminaires, conférences, groupes de travail).
- Participation à la gestion des aspects financiers des projets (suivi des budgets, facturation).
- Organisation et gestion de la comitologie du programme (réunions de comité, suivi des actions).
5. Outils numériques et bases de données :
- Maîtrise des logiciels de base de données, pour le suivi des projets et la gestion des informations.
- Gestion des bases de données de contacts et mise à jour régulière.
- Utilisation des outils numériques pour une organisation optimale des tâches quotidiennes.
- Bonne maîtrise de la communication électronique (emails, agendas partagés, etc.).
6. Communication interne et externe :
- Diffusion des informations internes et externes aux collaborateurs et partenaires.
- Contribution à l'élaboration de supports de communication en lien avec le programme.
COMPÉTENCES REQUISES :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des agendas numériques.
- Bonne maîtrise des logiciels de base de données (Airtable ou équivalent).
- Excellentes compétences rédactionnelles en français (orthographe, grammaire).
- Capacités avérées d'organisation, notamment pour la gestion de la comitologie du programme.
- Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Aptitude à la communication et au travail en équipe.
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Capacités relationnelles avérées pour entretenir un contact efficace avec les secrétariats et cabinets des autorités partenaires (Région Grand-Est, CEA, préfecture, responsables associatifs et politiques).
- Capacité à gérer des relations avec la presse et à entretenir des contacts avec les acteurs éducatifs de terrain (écoles, collèges, lycées).
- Bonne maîtrise de la communication électronique (emails, agendas partagés).
- Capacité à gérer des situations complexes ou urgentes avec calme et efficacité.
- Connaissance des environnements éducatifs ou associatifs est un plus.
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Lieu de travail :
Sous-préfecture de Mulhouse
2 place du Général de Gaulle à Mulhouse
Rattachement hiérarchique :
Directeur opérationnel du projet Ambitions Mulhouse
MISSIONS PRINCIPALES :
1. Assistance administrative :
- Gestion des agendas numériques du directeur opérationnel et du directeur opérationnel adjoint (prise de rendez-vous, organisation des réunions, gestion des déplacements - en lien avec l'exécutant financier du projet).
- Saisie de données et mise à jour régulière des agendas des différentes actions du programme.
- Rédaction et mise en forme de documents divers (comptes rendus de réunions, courriers, notes internes, avenants, conventions diverses).
- Gestion des courriels et du courrier postal.
- Archivage et gestion documentaire (essentiellement numérique).
2. Coordination des partenaires :
- Organisation de rencontres avec les différents partenaires du programme (associations, Éducation nationale, chercheurs, etc.).
- Communication avec les partenaires sur les événements ou réunions d'importance.
- Maintien de relations fluides avec les secrétariats et cabinets des autorités partenaires du programme, incluant la Région Grand-Est, le CEA, la préfecture, ainsi que les responsables associatifs et politiques.
3. Gestion des relations avec la presse et les acteurs éducatifs :
- Nombreux contacts avec les acteurs éducatifs de terrain, notamment dans les écoles, collèges et lycées, pour le suivi des actions et des projets.
- Coordination et communication régulière avec les responsables éducatifs pour assurer la bonne mise en œuvre des projets.
4. Gestion des projets et évènements :
- Aide à la planification, la coordination et le suivi des projets en lien avec le programme Ambition Mulhouse.
- Organisation logistique des événements internes ou externes (séminaires, conférences, groupes de travail).
- Participation à la gestion des aspects financiers des projets (suivi des budgets, facturation).
- Organisation et gestion de la comitologie du programme (réunions de comité, suivi des actions).
5. Outils numériques et bases de données :
- Maîtrise des logiciels de base de données, pour le suivi des projets et la gestion des informations.
- Gestion des bases de données de contacts et mise à jour régulière.
- Utilisation des outils numériques pour une organisation optimale des tâches quotidiennes.
- Bonne maîtrise de la communication électronique (emails, agendas partagés, etc.).
6. Communication interne et externe :
- Diffusion des informations internes et externes aux collaborateurs et partenaires.
- Contribution à l'élaboration de supports de communication en lien avec le programme.
COMPÉTENCES REQUISES :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des agendas numériques.
- Bonne maîtrise des logiciels de base de données (Airtable ou équivalent).
- Excellentes compétences rédactionnelles en français (orthographe, grammaire).
- Capacités avérées d'organisation, notamment pour la gestion de la comitologie du programme.
- Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Aptitude à la communication et au travail en équipe.
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Capacités relationnelles avérées pour entretenir un contact efficace avec les secrétariats et cabinets des autorités partenaires (Région Grand-Est, CEA, préfecture, responsables associatifs et politiques).
- Capacité à gérer des relations avec la presse et à entretenir des contacts avec les acteurs éducatifs de terrain (écoles, collèges, lycées).
- Bonne maîtrise de la communication électronique (emails, agendas partagés).
- Capacité à gérer des situations complexes ou urgentes avec calme et efficacité.
- Connaissance des environnements éducatifs ou associatifs est un plus.
