informations générales
Pornichet
MISSIONS :
- Gérer l'agenda du Directeur Général des Services : mettre en place les récurrences, prioriser les rendez-vous en fonction des échéances, assurer un suivi,
- Préparer et suivre les dossiers du DGS,
- Organiser, préparer et assurer le suivi des instances de Direction (Comités de Direction),
- Participer à l'élaboration des documents institutionnels,
- Assurer un rôle de coordination entre le DGS, le secrétariat du Maire, les pôles, les directions et les services, garantir un binôme avec l'Assistante du Maire et la remplacer en son absence,
- Gérer le courrier (ouverture, enregistrement, suivi, dispatch, rédaction, contrôle des parapheurs et des circuits de validation),
- Classer et archiver des dossiers y compris numériques, coordonner l'archivage électronique / nommage,
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale, dans le respect de la démarche « accueil qualité » engagée au sein de la Collectivité, ainsi que du conciliateur de justice.
PROFIL :
- Formation de base en secrétariat avec de bonnes qualités rédactionnelles, maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe, et de grammaire,
- Bureautique : word, excel, messagerie, internet, logiciels métiers,
- Aptitudes relationnelles et sens du contact,
- Discrétion et confidentialité, travail en équipe, disponibilité,
- Sens de l'organisation, autonomie dans l'organisation de son travail, prise d'initiatives, capacité d'adaptation.
PLANNING :
- Semaines scolaires, travail à temps non complet : lundi (matin ou après-midi), mercredi et jeudi (journées),
- Moitié des vacances scolaires, travail à temps complet : du lundi au vendredi.
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- Préparer et suivre les dossiers du DGS,
- Organiser, préparer et assurer le suivi des instances de Direction (Comités de Direction),
- Participer à l'élaboration des documents institutionnels,
- Assurer un rôle de coordination entre le DGS, le secrétariat du Maire, les pôles, les directions et les services, garantir un binôme avec l'Assistante du Maire et la remplacer en son absence,
- Gérer le courrier (ouverture, enregistrement, suivi, dispatch, rédaction, contrôle des parapheurs et des circuits de validation),
- Classer et archiver des dossiers y compris numériques, coordonner l'archivage électronique / nommage,
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale, dans le respect de la démarche « accueil qualité » engagée au sein de la Collectivité, ainsi que du conciliateur de justice.
PROFIL :
- Formation de base en secrétariat avec de bonnes qualités rédactionnelles, maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe, et de grammaire,
- Bureautique : word, excel, messagerie, internet, logiciels métiers,
- Aptitudes relationnelles et sens du contact,
- Discrétion et confidentialité, travail en équipe, disponibilité,
- Sens de l'organisation, autonomie dans l'organisation de son travail, prise d'initiatives, capacité d'adaptation.
PLANNING :
- Semaines scolaires, travail à temps non complet : lundi (matin ou après-midi), mercredi et jeudi (journées),
- Moitié des vacances scolaires, travail à temps complet : du lundi au vendredi.
