informations générales
Schiltigheim
Dans le cadre d'un renfort, le SDEA recherche un.e Assistant.e de Direction.
Vos missions s'articuleront autour des axes suivants :
Secrétariat de direction/service :
* Assurer la planification et la tenue des agendas
* Assurer l'organisation des déplacements et des réservations
* Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat
* Assurer le tri, le classement et l'archivage
Suivi des projets et des activités de la direction ou du service d'affectation :
* Contribuer à la préparation de dossiers (élaboration des fonds de dossiers, recherche documentaire) ; réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (notes, rapports annuels, synthèses, tableaux Excel, tableaux croisés, graphiques) ; rédiger des documents (courriers, ordres de missions, instructions de travail, etc.)
* Effectuer le classement informatique des documents et, si nécessaire, le classement papier
* Diffuser auprès du personnel, des usagers, des partenaires, des élus, les informations relatives aux projets de la direction ou du service
Organisation des réunions :
* Assurer la préparation, l'organisation et le suivi de réunions (commissions thématiques, comités de directions ou assemblées, réunions de service et de travail)
* Effectuer les réservations de salles, la préparation matérielle, rédiger et envoyer les invitations, participer aux réunions et prend les notes nécessaires à la rédaction des synthèses et comptes-rendus, à diffuser ensuite auprès des différents destinataires
Missions annexes :
* Réaliser la reprographie et la scannographie de documents
* Renseigner et/ou élaborer des tableaux de bord, tableaux de suivi financier
* Recenser les besoins en fournitures de bureau et gérer leur approvisionnement
* Saisir des factures
De formation bac+2/bac+3 type Assistanat de gestion ou de direction, vous disposez idéalement d'une première expérience professionnelle de 2 à 3 ans, dans le service public ou dans le privé.
Vous êtes reconnu pour votre excellent sens du relationnel, vous savez interagir avec calme et diplomatie et vous adapter au type de public que vous rencontrez.
La maitrise des outils bureautique est indispensable tout comme une excellente maitrise de l'orthographe et de la grammaire.
Vous avez l'habitude d'assister des métiers techniques, de les accompagner dans leurs démarches administratives ; le travail en équipe vous tient à cœur et vous appréciez d'évoluer dans une organisation axée sur les démarches d'amélioration continue.
Vous n'êtes pas effrayé.e par la gestion d'une charge de travail importante. Vous savez gérer vos dossiers avec rigueur ; votre curiosité, votre sens de l'organisation, du relationnel ainsi que votre capacité à vous investir, vous permettront de réussir à ce poste.
Vos avantages :
* Compte Épargne Temps
* Carte restaurant Sodexo (12€/jour)
* Prime annuelle (2 179€ brut)
* Prime sur objectif (jusqu'à 600€)
* Chèques vacances (jusqu'à 130€ et 60€/enfant)
* Accès à une amicale (billetterie, réservation vacances.)
* Prise en charge transport en communs (75%)
* Prime mobilité (covoiturage ou vélo)
* Télétravail (80 jours/an)
Le contrat de travail :
Vous n'êtes pas fonctionnaire ? Nous vous proposons une embauche en tant que contractuel de la fonction publique territoriale, dans le cadre d'un CDD de 12 mois.
Vous êtes fonctionnaire ? Recrutement par voie statutaire, cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos missions s'articuleront autour des axes suivants :
Secrétariat de direction/service :
* Assurer la planification et la tenue des agendas
* Assurer l'organisation des déplacements et des réservations
* Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat
* Assurer le tri, le classement et l'archivage
Suivi des projets et des activités de la direction ou du service d'affectation :
* Contribuer à la préparation de dossiers (élaboration des fonds de dossiers, recherche documentaire) ; réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (notes, rapports annuels, synthèses, tableaux Excel, tableaux croisés, graphiques) ; rédiger des documents (courriers, ordres de missions, instructions de travail, etc.)
* Effectuer le classement informatique des documents et, si nécessaire, le classement papier
* Diffuser auprès du personnel, des usagers, des partenaires, des élus, les informations relatives aux projets de la direction ou du service
Organisation des réunions :
* Assurer la préparation, l'organisation et le suivi de réunions (commissions thématiques, comités de directions ou assemblées, réunions de service et de travail)
* Effectuer les réservations de salles, la préparation matérielle, rédiger et envoyer les invitations, participer aux réunions et prend les notes nécessaires à la rédaction des synthèses et comptes-rendus, à diffuser ensuite auprès des différents destinataires
Missions annexes :
* Réaliser la reprographie et la scannographie de documents
* Renseigner et/ou élaborer des tableaux de bord, tableaux de suivi financier
* Recenser les besoins en fournitures de bureau et gérer leur approvisionnement
* Saisir des factures
De formation bac+2/bac+3 type Assistanat de gestion ou de direction, vous disposez idéalement d'une première expérience professionnelle de 2 à 3 ans, dans le service public ou dans le privé.
Vous êtes reconnu pour votre excellent sens du relationnel, vous savez interagir avec calme et diplomatie et vous adapter au type de public que vous rencontrez.
La maitrise des outils bureautique est indispensable tout comme une excellente maitrise de l'orthographe et de la grammaire.
Vous avez l'habitude d'assister des métiers techniques, de les accompagner dans leurs démarches administratives ; le travail en équipe vous tient à cœur et vous appréciez d'évoluer dans une organisation axée sur les démarches d'amélioration continue.
Vous n'êtes pas effrayé.e par la gestion d'une charge de travail importante. Vous savez gérer vos dossiers avec rigueur ; votre curiosité, votre sens de l'organisation, du relationnel ainsi que votre capacité à vous investir, vous permettront de réussir à ce poste.
Vos avantages :
* Compte Épargne Temps
* Carte restaurant Sodexo (12€/jour)
* Prime annuelle (2 179€ brut)
* Prime sur objectif (jusqu'à 600€)
* Chèques vacances (jusqu'à 130€ et 60€/enfant)
* Accès à une amicale (billetterie, réservation vacances.)
* Prise en charge transport en communs (75%)
* Prime mobilité (covoiturage ou vélo)
* Télétravail (80 jours/an)
Le contrat de travail :
Vous n'êtes pas fonctionnaire ? Nous vous proposons une embauche en tant que contractuel de la fonction publique territoriale, dans le cadre d'un CDD de 12 mois.
Vous êtes fonctionnaire ? Recrutement par voie statutaire, cadre d'emploi des Rédacteurs territoriaux.
