informations générales
Grenoble
Contexte
L'Institut Laue-Langevin (ILL), implanté à Grenoble, est un centre international de recherche fondamentale, leader européen en sciences neutroniques qui accueille chaque année plus de 2000 visites de scientifiques qui viennent réaliser des expériences de haut niveau. Vous êtes intéressé-e par un nouveau challenge au sein de notre structure internationale ?
En vue du prochain départ à la retraite de l'actuelle titulaire, nous recherchons un-e candidat-e qualifié-e pour occuper ce poste important.
Vous assisterez le Directeur de l'ILL dans l'organisation et la coordination des activités courantes.
Conformément aux Règlements intérieurs de l'ILL, le Directeur est nommé pour une période de cinq ans et le poste est occupé alternativement par un ressortissant britannique ou allemand. Cette alternance offre une possibilité d'évolution dans le temps du rôle de l'Assistant-e de Direction en fonction du Directeur en place.
Vos fonctions
Fonctions administratives :
- Gérer l'agenda et la boîte mail du Directeur ; programmer des réunions et des rendez-vous.
- Traiter les appels téléphoniques, les courriers électroniques et autres correspondances.
- Préparer et distribuer des documents spécifiques, rapports, comptes rendus de réunions et autres communications officielles (Notes du Directeur, réunions des associés, etc.).
- Prioriser les tâches de manière efficace et traiter les questions urgentes.
Support opérationnel :
- Organiser les déplacements professionnels (transports, réservation de l'hébergement, etc.)
- Aider à la préparation de documents, de présentations et de supports de réunion.
- Valider des demandes d'achat, des factures, des ordres de mission et des demandes d'absence .
- Aider à la préparation du budget.
Gestion des relations internes et externes :
- Assurer une circulation optimale des informations tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'Institut en utilisant les différents canaux de communication disponibles. Les relations extérieures peuvent inclure des interactions avec les autorités locales et régionales, les ministères ainsi que d'autres centres de recherche neutronique.
- Accueillir et orienter les visiteurs-euses ; traiter les demandes de VIP, y compris les aspects logistiques/la logistique.
Organisation d'événements :
- Assurer la coordination d'événements internes et externes (séminaires, conférences, etc.) en collaboration avec le Directeur.
- Gérer les aspects logistiques des réunions et des événements, notamment la réservation des salles et la préparation du matériel.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'Assistant-e de Direction travaillant auprès des deux Directeurs associés et le/la remplacerez le cas échéant.
Votre profil
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 ou Bac +3 en assistanat de direction, assistanat de gestion ou dans un autre domaine pertinent.
- Vous avez une expérience d'au moins cinq ans dans une fonction similaire.
- Vous êtes très organisé-e et possédez d'excellentes compétences en matière de gestion du temps.
- Vous maîtrisez les logiciels de bureautique, en particulier MS Office.
- Vous avez de solides compétences en anglais et en français à l'oral comme à l'écrit ; la connaissance de l'allemand serait un atout.
- Vous êtes discret/discrète, diplomate et avez un sens aigu de la confidentialité.
- Vous êtes capable de travailler sous pression et de gérer efficacement des priorités multiples.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireL'Institut Laue-Langevin (ILL), implanté à Grenoble, est un centre international de recherche fondamentale, leader européen en sciences neutroniques qui accueille chaque année plus de 2000 visites de scientifiques qui viennent réaliser des expériences de haut niveau. Vous êtes intéressé-e par un nouveau challenge au sein de notre structure internationale ?
En vue du prochain départ à la retraite de l'actuelle titulaire, nous recherchons un-e candidat-e qualifié-e pour occuper ce poste important.
Vous assisterez le Directeur de l'ILL dans l'organisation et la coordination des activités courantes.
Conformément aux Règlements intérieurs de l'ILL, le Directeur est nommé pour une période de cinq ans et le poste est occupé alternativement par un ressortissant britannique ou allemand. Cette alternance offre une possibilité d'évolution dans le temps du rôle de l'Assistant-e de Direction en fonction du Directeur en place.
Vos fonctions
Fonctions administratives :
- Gérer l'agenda et la boîte mail du Directeur ; programmer des réunions et des rendez-vous.
- Traiter les appels téléphoniques, les courriers électroniques et autres correspondances.
- Préparer et distribuer des documents spécifiques, rapports, comptes rendus de réunions et autres communications officielles (Notes du Directeur, réunions des associés, etc.).
- Prioriser les tâches de manière efficace et traiter les questions urgentes.
Support opérationnel :
- Organiser les déplacements professionnels (transports, réservation de l'hébergement, etc.)
- Aider à la préparation de documents, de présentations et de supports de réunion.
- Valider des demandes d'achat, des factures, des ordres de mission et des demandes d'absence .
- Aider à la préparation du budget.
Gestion des relations internes et externes :
- Assurer une circulation optimale des informations tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'Institut en utilisant les différents canaux de communication disponibles. Les relations extérieures peuvent inclure des interactions avec les autorités locales et régionales, les ministères ainsi que d'autres centres de recherche neutronique.
- Accueillir et orienter les visiteurs-euses ; traiter les demandes de VIP, y compris les aspects logistiques/la logistique.
Organisation d'événements :
- Assurer la coordination d'événements internes et externes (séminaires, conférences, etc.) en collaboration avec le Directeur.
- Gérer les aspects logistiques des réunions et des événements, notamment la réservation des salles et la préparation du matériel.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'Assistant-e de Direction travaillant auprès des deux Directeurs associés et le/la remplacerez le cas échéant.
Votre profil
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 ou Bac +3 en assistanat de direction, assistanat de gestion ou dans un autre domaine pertinent.
- Vous avez une expérience d'au moins cinq ans dans une fonction similaire.
- Vous êtes très organisé-e et possédez d'excellentes compétences en matière de gestion du temps.
- Vous maîtrisez les logiciels de bureautique, en particulier MS Office.
- Vous avez de solides compétences en anglais et en français à l'oral comme à l'écrit ; la connaissance de l'allemand serait un atout.
- Vous êtes discret/discrète, diplomate et avez un sens aigu de la confidentialité.
- Vous êtes capable de travailler sous pression et de gérer efficacement des priorités multiples.
