informations générales
Vélizy-Villacoublay
La direction de l'Usine MODE & MAISON situé à Vélizy Villacoublay, recherche activement un assistan(e) de direction.
Objectifs et enjeux du poste :
Le collaborateur aura pour objectif d'assurer le travail de pré-comptabilisation comptable inhérent à la Direction de Centre (engagement, suivi, facturation) ainsi que d'assurer l'assistanat du Directeur sur toutes ses missions (Technique, Marketing, Relationnel). Pour ce faire, il sera amené à exercer les missions suivantes :
_Responsabilités permanentes et missions ponctuelles :
Assurer l'assistanat de la Direction de Centre à travers les missions suivantes ; Accueil téléphonique des enseignes, des clients et des prestataires
Gestion des communications internes et externes du Centre, en tant que point d'entrée principal en la matière (Qualification, hiérarchisation et orientation des appels avec Le directeur) ; Tenue des agendas
Organisation des rendez-vous et réunions sur la base des données fournies par le directeur, rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion
Mise à jour des bases de données (fournisseurs, enseignes locales, Direction d'enseigne dans un fichier commun et sous Outlook)
Gestion des courriers entrants et sortants
Présentations Powerpoint ; Gestion des stocks de fournitures administratives et frais de téléphonie
Suivi des outils informatiques et d'impression ; Réalisation des affiches d'information (peinture fraiche, hors service, .)
Suivi des candidatures en lien avec la mission pour l'emploi local et les enseignes, etc.
Suivi administratif des dossiers prestataires (Kbis, Assurance, Attestations...) conformément à la procédure Advantail
Suivi comptable et budgétaire : les devis, préparation de l'arrêté de l'année « N-1 », estimation du probable de fin d'année, dénonciation des contrats, échéanciers des contrats, suivi des budgets (saisie des contrats, des bons de commande, de livraison, à payer.), en se portant garant de la fiabilité des informations passées, envoi des pièces à la comptabilité pour paiement, assurer les relances facturation et paiement
Contacts avec les autorités de tutelle et les différents services du siège, etc.
Assistanat de la Direction de centre et du siège dans les relations avec les Assurances, dans une optique de maintien et d'amélioration des Immeubles ainsi que de protection des biens et des personnes : déclarations de sinistres avec des tiers, suivi, relances etc.
Archivage des baux, des renouvellements ou autres conventions d'occupation précaire, avenant, correspondances, contact avec l'huissier de justice ; assurer le suivi des entrées et sorties sur sharepoint, réception des doubles des PV.
Gestions les infractions au Règlement Intérieur du Centre Commercial
Assister le Directeur du centre dans le suivi retail du site à travers les missions suivantes :
Collecte hebdomadaire et mensuelle, saisie des données économiques (CA, clients, etc.) dans le logiciel des indicateurs retail pour les enseignes ne bénéficiant pas de connexions internet et vérification hebdomadaire de la qualité des données saisies par les enseignes sur la plateforme web ; analyse des données économiques
Réalisation et diffusion des reportings hebdomadaire et mensuel des données économiques (pour les enseignes et les investisseurs)
Réalisation du reporting bailleur et le focus Megabrands
Organisation des réunions enseignes (aide à la préparation du support, suivi des participants, préparation de la salle et de l'accueil)
Préparation du dispositif opération commerciale, récolte des offres, établissement des bilans
Assister le Responsable technique et sécurité dans :
Organisation de la consultation des prestataires ; Refonte des cahiers des charges de contrats
Rédaction des appels d'offre le cas échéant
L'organisation des commissions de sécurité (convocations, PV, préparation des dossiers, suivi des réserves, etc.)
Recherche et récolte les données nécessaires à l'élaboration des statistiques sécurité-sûreté
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireObjectifs et enjeux du poste :
Le collaborateur aura pour objectif d'assurer le travail de pré-comptabilisation comptable inhérent à la Direction de Centre (engagement, suivi, facturation) ainsi que d'assurer l'assistanat du Directeur sur toutes ses missions (Technique, Marketing, Relationnel). Pour ce faire, il sera amené à exercer les missions suivantes :
_Responsabilités permanentes et missions ponctuelles :
Assurer l'assistanat de la Direction de Centre à travers les missions suivantes ; Accueil téléphonique des enseignes, des clients et des prestataires
Gestion des communications internes et externes du Centre, en tant que point d'entrée principal en la matière (Qualification, hiérarchisation et orientation des appels avec Le directeur) ; Tenue des agendas
Organisation des rendez-vous et réunions sur la base des données fournies par le directeur, rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion
Mise à jour des bases de données (fournisseurs, enseignes locales, Direction d'enseigne dans un fichier commun et sous Outlook)
Gestion des courriers entrants et sortants
Présentations Powerpoint ; Gestion des stocks de fournitures administratives et frais de téléphonie
Suivi des outils informatiques et d'impression ; Réalisation des affiches d'information (peinture fraiche, hors service, .)
Suivi des candidatures en lien avec la mission pour l'emploi local et les enseignes, etc.
Suivi administratif des dossiers prestataires (Kbis, Assurance, Attestations...) conformément à la procédure Advantail
Suivi comptable et budgétaire : les devis, préparation de l'arrêté de l'année « N-1 », estimation du probable de fin d'année, dénonciation des contrats, échéanciers des contrats, suivi des budgets (saisie des contrats, des bons de commande, de livraison, à payer.), en se portant garant de la fiabilité des informations passées, envoi des pièces à la comptabilité pour paiement, assurer les relances facturation et paiement
Contacts avec les autorités de tutelle et les différents services du siège, etc.
Assistanat de la Direction de centre et du siège dans les relations avec les Assurances, dans une optique de maintien et d'amélioration des Immeubles ainsi que de protection des biens et des personnes : déclarations de sinistres avec des tiers, suivi, relances etc.
Archivage des baux, des renouvellements ou autres conventions d'occupation précaire, avenant, correspondances, contact avec l'huissier de justice ; assurer le suivi des entrées et sorties sur sharepoint, réception des doubles des PV.
Gestions les infractions au Règlement Intérieur du Centre Commercial
Assister le Directeur du centre dans le suivi retail du site à travers les missions suivantes :
Collecte hebdomadaire et mensuelle, saisie des données économiques (CA, clients, etc.) dans le logiciel des indicateurs retail pour les enseignes ne bénéficiant pas de connexions internet et vérification hebdomadaire de la qualité des données saisies par les enseignes sur la plateforme web ; analyse des données économiques
Réalisation et diffusion des reportings hebdomadaire et mensuel des données économiques (pour les enseignes et les investisseurs)
Réalisation du reporting bailleur et le focus Megabrands
Organisation des réunions enseignes (aide à la préparation du support, suivi des participants, préparation de la salle et de l'accueil)
Préparation du dispositif opération commerciale, récolte des offres, établissement des bilans
Assister le Responsable technique et sécurité dans :
Organisation de la consultation des prestataires ; Refonte des cahiers des charges de contrats
Rédaction des appels d'offre le cas échéant
L'organisation des commissions de sécurité (convocations, PV, préparation des dossiers, suivi des réserves, etc.)
Recherche et récolte les données nécessaires à l'élaboration des statistiques sécurité-sûreté
