informations générales
Dans le cadre d'un remplacement, EarthDaily Agro recherche un.e Office & Facilities Manager dont les tâches principales seront la gestion quotidienne des bureaux toulousains, de l'assistance à la Direction Générale et RH et la gestion des voyages des équipes Europe.
VOS RESPONSABILITES INCLURONT :
Rattaché au Responsable RH, vous représenterez au quotidien la Direction Générale, assurerez le bon fonctionnement des locaux et apporterez votre support à l'ensemble des collaborateurs.
En tant que facilitateur, vous serez en charge de l'accueil, de la logistique et de la gestion des services généraux de l'entreprise, ainsi que de certaines tâches administratives et RH. Vous participerez également à l'organisation des déplacements des salariés et apporterez votre soutien à certains événements de l'entreprise.
Très à l'aise en anglais, vous serez l'interface entre les différents membres de la direction internationale et les employés, entre l'entreprise et ses fournisseurs, et faciliterez la prise de décision.
- Assistanat de Direction (50%)
- Support quotidien à l'équipe de Direction locale et internationale
- Accueil physique (et tenue à jour du registre visiteurs) et téléphonique, gestion du courrier
- Gestion des salles de réunion
- Voyages EMEA : gestion de l'organisation des voyages en adéquation avec la politique voyages
- Organisation d'événements internes et support aux événements externes (salons)
- Support administratif aux autres départements (ex.: traduction et mise en page des documents pour les Sales et/ou le Marketing, alignement sur les processus globaux)
- Office & Facilities Management (25%)
- Intendance quotidienne des locaux et des services généraux (relation avec le propriétaire, suivi de l'état des locaux et des interventions extérieures), ainsi que la prise en main de la partie administrative y afférant (achats, devis, commandes, suivi et optimisation des contrats)
- Sécurité et prévention : attribution de badges, prévention incendie (contrôle annuel des extincteurs et des installations électriques, formations, audit SOC2)
- Gestion du parc de téléphones portables (abonnement, suivi des coûts et appareils)
- Soutien aux tâches liées aux ressources humaines (25 %)
- Gestion des titres restaurant ; coordination avec la médecine du travail ; assistanat recrutement
- Suivi des temps de travail et des absences dans le logiciel Eurécia : vérification des feuilles de temps, administration des comptes utilisateurs, rapports
- On-boarding : présentation de la page « Welcome Information », présentation d'Eurécia, explication des règles de sécurité
- Coordination de la prévention de la sécurité et de la sûreté au travail (ex.: DUERP), interface CSE
EDUCATION, CONNAISSANCES ET CAPACITES
- Bilingue anglais/français (certains entretiens se dérouleront en anglais, et certains tests écrits sont à prévoir dans les deux langues)
- Bac +2/3, Assistant(e) Administratif(ve)/de Direction, ou équivalent
- 5 ans d'expérience, dont une première expérience réussie en tant qu'Office Manager/Assistant de direction bilingue
- Maîtrise de Pack Office
- Connaissance d'Eurecia ou SIRH équivalent souhaitée, connaissance de Confluence et/ou Yooz un plus
- Polyvalence, rigueur et autonomie, capacité à travailler simultanément sur plusieurs projets d'envergure différente dans des délais serrés
- Ponctualité, rigueur et discrétion
- De nature chaleureuse, dynamique et extrêmement sociable, vous avez d'excellentes compétences en matière de communication interpersonnelle, verbale et écrite
- Attitude positive et esprit d'équipe, capacité à travailler dans une organisation multiculturelle
CONDITIONS
Poste basé en présentiel à Balma
CDD de 9 mois à temps partiel (4j par semaine). Contrat évolutif possible.
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap
Mutuelle, titre restaurant, prise en charge d'indemnités km vélo/trottinettes, CSE
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Rattaché au Responsable RH, vous représenterez au quotidien la Direction Générale, assurerez le bon fonctionnement des locaux et apporterez votre support à l'ensemble des collaborateurs.
En tant que facilitateur, vous serez en charge de l'accueil, de la logistique et de la gestion des services généraux de l'entreprise, ainsi que de certaines tâches administratives et RH. Vous participerez également à l'organisation des déplacements des salariés et apporterez votre soutien à certains événements de l'entreprise.
Très à l'aise en anglais, vous serez l'interface entre les différents membres de la direction internationale et les employés, entre l'entreprise et ses fournisseurs, et faciliterez la prise de décision.
- Assistanat de Direction (50%)
- Support quotidien à l'équipe de Direction locale et internationale
- Accueil physique (et tenue à jour du registre visiteurs) et téléphonique, gestion du courrier
- Gestion des salles de réunion
- Voyages EMEA : gestion de l'organisation des voyages en adéquation avec la politique voyages
- Organisation d'événements internes et support aux événements externes (salons)
- Support administratif aux autres départements (ex.: traduction et mise en page des documents pour les Sales et/ou le Marketing, alignement sur les processus globaux)
- Office & Facilities Management (25%)
- Intendance quotidienne des locaux et des services généraux (relation avec le propriétaire, suivi de l'état des locaux et des interventions extérieures), ainsi que la prise en main de la partie administrative y afférant (achats, devis, commandes, suivi et optimisation des contrats)
- Sécurité et prévention : attribution de badges, prévention incendie (contrôle annuel des extincteurs et des installations électriques, formations, audit SOC2)
- Gestion du parc de téléphones portables (abonnement, suivi des coûts et appareils)
- Soutien aux tâches liées aux ressources humaines (25 %)
- Gestion des titres restaurant ; coordination avec la médecine du travail ; assistanat recrutement
- Suivi des temps de travail et des absences dans le logiciel Eurécia : vérification des feuilles de temps, administration des comptes utilisateurs, rapports
- On-boarding : présentation de la page « Welcome Information », présentation d'Eurécia, explication des règles de sécurité
- Coordination de la prévention de la sécurité et de la sûreté au travail (ex.: DUERP), interface CSE
EDUCATION, CONNAISSANCES ET CAPACITES
- Bilingue anglais/français (certains entretiens se dérouleront en anglais, et certains tests écrits sont à prévoir dans les deux langues)
- Bac +2/3, Assistant(e) Administratif(ve)/de Direction, ou équivalent
- 5 ans d'expérience, dont une première expérience réussie en tant qu'Office Manager/Assistant de direction bilingue
- Maîtrise de Pack Office
- Connaissance d'Eurecia ou SIRH équivalent souhaitée, connaissance de Confluence et/ou Yooz un plus
- Polyvalence, rigueur et autonomie, capacité à travailler simultanément sur plusieurs projets d'envergure différente dans des délais serrés
- Ponctualité, rigueur et discrétion
- De nature chaleureuse, dynamique et extrêmement sociable, vous avez d'excellentes compétences en matière de communication interpersonnelle, verbale et écrite
- Attitude positive et esprit d'équipe, capacité à travailler dans une organisation multiculturelle
CONDITIONS
Poste basé en présentiel à Balma
CDD de 9 mois à temps partiel (4j par semaine). Contrat évolutif possible.
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap
Mutuelle, titre restaurant, prise en charge d'indemnités km vélo/trottinettes, CSE
