informations générales
Perpignan
Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) Secrétaire(e) en alternance.
Votre mission :
Vous jouerez un rôle crucial au sein d'une entreprise en fournissant un soutien administratif essentiel à la direction et en assurant le bon fonctionnement du bureau.
Principales Responsabilités :
1. Gestion des Agendas et des Rendez-vous :
- Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, et événements pour la direction.
- Coordonner les déplacements professionnels, y compris la réservation de billets et d'hébergement.
2. Accueil Physique et Téléphonique :
- Assurer un accueil professionnel des visiteurs.
- Gérer les appels téléphoniques, filtrer les communications et rediriger les appels vers les personnes appropriées.
3. Traitement du Courrier et des E-mails :
- Gérer la réception, l'expédition, et la distribution du courrier.
- Gérer la boîte e-mail de la direction, trier les messages, et y répondre lorsque cela est approprié.
4. Saisie et Mise à Jour des Données Administratives :
- Assurer la saisie et la mise à jour des données administratives, y compris les contacts, les fichiers clients, et les bases de données internes.
- Préparer des rapports et des documents à la demande de la direction.
5. Coordination des Tâches Quotidiennes :
- Organiser et prioriser les tâches quotidiennes pour assurer l'efficacité et la productivité.
- Coordonner les activités administratives avec d'autres départements.
6. Gestion des Fournitures de Bureau et des Équipements :
- Assurer le suivi des fournitures de bureau et procéder aux commandes nécessaires.
- Coordonner la maintenance des équipements de bureau.
7. Participation aux Réunions :
- Assister aux réunions avec la direction, prendre des notes et préparer des comptes rendus.
- Faciliter la communication entre la direction et les autres membres du personnel.
8. Gestion de Projets Administratifs :
- Contribuer à la gestion de projets administratifs, y compris la coordination des équipes et la gestion des délais.
9. Gestion de l'Information Confidentielle :
- Traiter les informations confidentielles avec discrétion et confidentialité.
- Garantir la sécurité et la confidentialité des documents et des données sensibles.
10. Suivi des Échéances et des Priorités :
- S'assurer que les délais sont respectés et que les tâches prioritaires sont traitées en temps opportun.
- Gérer les urgences de manière efficace.
Profil Recherché :
- Une expérience en secrétariat / administration est appréciée.
- Excellentes compétences organisationnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Capacité à travailler de manière autonome.
- Sens de la confidentialité et du professionnalisme.
Conditions du Contrat :
- Contrat d'apprentissage de 12 mois.
- Alternance organisée sur la base d'1 jour en CFA et 4 jours en entreprise.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVotre mission :
Vous jouerez un rôle crucial au sein d'une entreprise en fournissant un soutien administratif essentiel à la direction et en assurant le bon fonctionnement du bureau.
Principales Responsabilités :
1. Gestion des Agendas et des Rendez-vous :
- Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, et événements pour la direction.
- Coordonner les déplacements professionnels, y compris la réservation de billets et d'hébergement.
2. Accueil Physique et Téléphonique :
- Assurer un accueil professionnel des visiteurs.
- Gérer les appels téléphoniques, filtrer les communications et rediriger les appels vers les personnes appropriées.
3. Traitement du Courrier et des E-mails :
- Gérer la réception, l'expédition, et la distribution du courrier.
- Gérer la boîte e-mail de la direction, trier les messages, et y répondre lorsque cela est approprié.
4. Saisie et Mise à Jour des Données Administratives :
- Assurer la saisie et la mise à jour des données administratives, y compris les contacts, les fichiers clients, et les bases de données internes.
- Préparer des rapports et des documents à la demande de la direction.
5. Coordination des Tâches Quotidiennes :
- Organiser et prioriser les tâches quotidiennes pour assurer l'efficacité et la productivité.
- Coordonner les activités administratives avec d'autres départements.
6. Gestion des Fournitures de Bureau et des Équipements :
- Assurer le suivi des fournitures de bureau et procéder aux commandes nécessaires.
- Coordonner la maintenance des équipements de bureau.
7. Participation aux Réunions :
- Assister aux réunions avec la direction, prendre des notes et préparer des comptes rendus.
- Faciliter la communication entre la direction et les autres membres du personnel.
8. Gestion de Projets Administratifs :
- Contribuer à la gestion de projets administratifs, y compris la coordination des équipes et la gestion des délais.
9. Gestion de l'Information Confidentielle :
- Traiter les informations confidentielles avec discrétion et confidentialité.
- Garantir la sécurité et la confidentialité des documents et des données sensibles.
10. Suivi des Échéances et des Priorités :
- S'assurer que les délais sont respectés et que les tâches prioritaires sont traitées en temps opportun.
- Gérer les urgences de manière efficace.
Profil Recherché :
- Une expérience en secrétariat / administration est appréciée.
- Excellentes compétences organisationnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Capacité à travailler de manière autonome.
- Sens de la confidentialité et du professionnalisme.
Conditions du Contrat :
- Contrat d'apprentissage de 12 mois.
- Alternance organisée sur la base d'1 jour en CFA et 4 jours en entreprise.
