informations générales
Rhône
Mission :
Gérer le secrétariat de la responsable de service agenda, gestion des réunions, calendriers, bons de commande, suivi des besoins en fournitures et matériels du service.
Gestion des 150 contrats des sites et services.
Activités principales :
- Assure le secrétariat de séance des réunions organisées par le service achats, si besoin.
- Organise la réunion "Trimestrielle des achats" : prépare le support et le compte-rendu des échanges.
- Assure le suivi et la mise à jour des contrats de gré à gré dans Orion et dans la liste des contrats en lien avec les bénéficiaires et le service facturier.
- Gère le renouvellement des contrats du parc des copieurs de l'ensemble des sites et services.
- Assure le suivi trimestriel des dépenses des accords-cadres à bons de commande.
- Produit et met à jour les reporting et les tableaux de bord des activités du service.
- Prépare et envoi les convocations aux Commissions techniques de choix des offres.
- Assure le suivi et les relances semestriels des justificatifs à fournir en cours de marché (E-Attestations) en lien avec la référente du service.
- Prépare les attestations annuelles de TVA à taux réduit pour les sites d'hébergement.
- Assure le suivi des commandes de fournitures et toute demande de matériels ou installations nécessaires au bon fonctionnement du service.
Savoir-faire :
Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Connaissance de l'activité et de l'organisation de l'établissement.
Capacité d'analyse.
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Qualités rédactionnelles
Capacité à travailler en équipe
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Gestion des 150 contrats des sites et services.
Activités principales :
- Assure le secrétariat de séance des réunions organisées par le service achats, si besoin.
- Organise la réunion "Trimestrielle des achats" : prépare le support et le compte-rendu des échanges.
- Assure le suivi et la mise à jour des contrats de gré à gré dans Orion et dans la liste des contrats en lien avec les bénéficiaires et le service facturier.
- Gère le renouvellement des contrats du parc des copieurs de l'ensemble des sites et services.
- Assure le suivi trimestriel des dépenses des accords-cadres à bons de commande.
- Produit et met à jour les reporting et les tableaux de bord des activités du service.
- Prépare et envoi les convocations aux Commissions techniques de choix des offres.
- Assure le suivi et les relances semestriels des justificatifs à fournir en cours de marché (E-Attestations) en lien avec la référente du service.
- Prépare les attestations annuelles de TVA à taux réduit pour les sites d'hébergement.
- Assure le suivi des commandes de fournitures et toute demande de matériels ou installations nécessaires au bon fonctionnement du service.
Savoir-faire :
Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Connaissance de l'activité et de l'organisation de l'établissement.
Capacité d'analyse.
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Qualités rédactionnelles
Capacité à travailler en équipe
