Assistant / Assistante de direction

Descriptif de l'emploi : Remplacement environ 5 mois
Au sein de la Direction Environnement et Qualité de la Ville regroupant les services :
- Environnement
- Urbanisme et Aménagement du territoire
- Foncier et gestion du domaine public
- Informatiques
- Grands projets : Bâtiments Voirie et réseaux
- Centre d'exploitation municipal
Sous l'autorité du Directeur, au sein d'une équipe de 3 personnes, vous assurerez le remplacement de l'assistante Environnement Qualité de la Ville. Vous effectuerez des missions administratives en soutien au directeur et participerez à coordonner l'action de l'ensemble des services.

Ensemble des missions du pôle :
Organisation de la vie professionnelle du cadre
Gestion de l'agenda
Rappel des informations et messages
Organiser les déplacements et les réunions
Établir une relation de confiance avec le cadre

Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre l'exécution budgétaire du service
Préparer, solliciter et suivre les dossiers de subventions
Accompagner la gestion RH du service (congés, formation, recrutement...)
Organiser, planifier, contrôler et répartir les activités en fonction des directives
Établir les commandes de fournitures
Assurer le lien entre la direction et les élus, les partenaires publics et privés, les services internes, les associations
Assurer une veille juridique
Organiser et suivre les conditions d'exécution des contrats passés par la direction

Assurer le secrétariat de la Direction
Gérer les outils et tableaux de bord de suivi de l'activité
Gérer le courrier entrant et sortant
Organiser le classement et l'archivage
Préparer les délibérations et suivre leur mise en application


Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner et orienter les interlocuteurs vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Assurer le bon fonctionnement des autres accueils de la direction

Organisation des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, les élus
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes et rédiger les comptes rendus
Participer aux réunions avec la direction et suppléer au besoin celle-ci sur certaines réunions.

Aménagement du territoire
Réaliser les procédures d'enquêtes publiques
Etablir les réponses aux périls de grève
Planifier les échanges avec les usagers, entreprises, associations. avec la direction avant contentieux en urbanisme
Gestion des DIA dans le cadre du droit de préemption commerciale
Réceptionner les DAACT et rédiger les attestations ou les refus de conformité
Gestion des demandes d'enseignes ou de pré enseignes publicitaires
Suivre et gérer l'opération façade
Gérer l'ensemble des activités liées à l'adressage
Gérer et rédiger les arrêtés d'occupation du domaine public
Suivre l'administratif des chantiers en cours en fonction des directives
Mettre en ligne et gérer les cessions du matériel communal
Rédiger les arrêtés de voirie
Assister le service dans le programme de lutte contre l'ambroisie

Assurances
Gestion des contrats d'assurances (hors festivités et flotte automobile) et suivi des dossiers
Profil requis :
- Parfaite maitrise du Rédactionnel, outil informatique, logiciel bureautique
- Connaissance de la gestion de projet
- Notions de comptabilité publique et des procédures d'aménagement du territoire
- Rigueur et sens de l'organisation
- Sens des relations publiques et du travail en équipe
- Discrétion et disponibilité
- Rémunération statutaire + Régime Indemnitaire + Titres restaurant + CNAS si les conditions d'attribution prévues dans le règlement intérieur sont réunies + Comité des Œuvres Sociales