informations générales
Sous l'autorité de la responsable administration et communication, il.elle aura comme missions principales, sans que celles-ci ne soient exhaustives. En effet, les missions pourront être complétée au regard des compétences et des appétences de la personne recrutée :
SECRETARIAT :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier entrée/sortie ainsi que de la boite mail du siège
- Gestion des agendas de l'ensemble des cadres de la Direction générale
- Préparation de documents et supports (organigramme, livrets de présentation .)
- Classement, archivage de divers documents administratifs
- Rédaction de compte rendu, de procédures
- Mise à jour du site internet
- Préparation de la salle de réunion pour les formations, CODIR, réunions des différentes instances, etc .
o Réservation de la salle
o Préparation de l'accueil café
o Commande des repas
En lien avec le service RH :
- Publication des offres d'emploi qui auront été au préalable validée par les gestionnaires RH
- Participation à certains process de recrutement (réception des candidatures et transmission au jury de recrutement)
- Classement des contrats de travail
- Mise sous pli des bulletins de salaire
En lien avec le service comptable :
- Editer, paginer, relier les rapports d'activité et les fascicules budgétaires
- Suivi des factures de la direction générale
En lien avec la responsable qualité et développement :
- Aider à la mise en forme des différents documents nécessaires lors des réponses aux appels à projets
LOGISTIQUE:
- Suivi et gestion des stocks de la direction générale (commandes, réception .)
- Relations avec l'entreprise de nettoyage
- Déplacement, avec le véhicule de service, auprès de nos fournisseurs pour récupérer les commandes
- Veiller à maintenir un cadre de travail agréable et convivial
- Suivi des entretiens des véhicules de service