informations générales
L'ARASS recrute un.e assistant.e de direction pour la direction générale :
Sous l'autorité de la responsable administration et communication, il.elle aura comme missions principales, sans que celles-ci ne soient exhaustives. En effet, les missions pourront être complétée au regard des compétences et des appétences de la personne recrutée :
SECRETARIAT :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier entrée/sortie ainsi que de la boite mail du siège
- Gestion des agendas de l'ensemble des cadres de la Direction générale
- Préparation de documents et supports (organigramme, livrets de présentation .)
- Classement, archivage de divers documents administratifs
- Rédaction de compte rendu, de procédures
- Mise à jour du site internet
- Préparation de la salle de réunion pour les formations, CODIR, réunions des différentes instances, etc .
o Réservation de la salle
o Préparation de l'accueil café
o Commande des repas
En lien avec le service RH :
- Publication des offres d'emploi qui auront été au préalable validée par les gestionnaires RH
- Participation à certains process de recrutement (réception des candidatures et transmission au jury de recrutement)
- Classement des contrats de travail
- Mise sous pli des bulletins de salaire
En lien avec le service comptable :
- Editer, paginer, relier les rapports d'activité et les fascicules budgétaires
- Suivi des factures de la direction générale
En lien avec la responsable qualité et développement :
- Aider à la mise en forme des différents documents nécessaires lors des réponses aux appels à projets
LOGISTIQUE:
- Suivi et gestion des stocks de la direction générale (commandes, réception .)
- Relations avec l'entreprise de nettoyage
- Déplacement, avec le véhicule de service, auprès de nos fournisseurs pour récupérer les commandes
- Veiller à maintenir un cadre de travail agréable et convivial
- Suivi des entretiens des véhicules de service
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSous l'autorité de la responsable administration et communication, il.elle aura comme missions principales, sans que celles-ci ne soient exhaustives. En effet, les missions pourront être complétée au regard des compétences et des appétences de la personne recrutée :
SECRETARIAT :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier entrée/sortie ainsi que de la boite mail du siège
- Gestion des agendas de l'ensemble des cadres de la Direction générale
- Préparation de documents et supports (organigramme, livrets de présentation .)
- Classement, archivage de divers documents administratifs
- Rédaction de compte rendu, de procédures
- Mise à jour du site internet
- Préparation de la salle de réunion pour les formations, CODIR, réunions des différentes instances, etc .
o Réservation de la salle
o Préparation de l'accueil café
o Commande des repas
En lien avec le service RH :
- Publication des offres d'emploi qui auront été au préalable validée par les gestionnaires RH
- Participation à certains process de recrutement (réception des candidatures et transmission au jury de recrutement)
- Classement des contrats de travail
- Mise sous pli des bulletins de salaire
En lien avec le service comptable :
- Editer, paginer, relier les rapports d'activité et les fascicules budgétaires
- Suivi des factures de la direction générale
En lien avec la responsable qualité et développement :
- Aider à la mise en forme des différents documents nécessaires lors des réponses aux appels à projets
LOGISTIQUE:
- Suivi et gestion des stocks de la direction générale (commandes, réception .)
- Relations avec l'entreprise de nettoyage
- Déplacement, avec le véhicule de service, auprès de nos fournisseurs pour récupérer les commandes
- Veiller à maintenir un cadre de travail agréable et convivial
- Suivi des entretiens des véhicules de service
