informations générales
Rhône
Nous recherchons un/une assistant/assistante de direction au sein de la présidence de la ComUE Lyon Saint-Etienne.
Vos missions principales seront les suivantes :
- L'assistant.e de direction vient en appui à la présidence et à la direction générale des services en assurant le secrétariat de ces deux postes clés de la structure.
- En lien avec le cabinet, l'assistant.e de direction a pour mission principale d'optimiser et de faciliter le fonctionnement de la gouvernance de l'établissement (agenda, logistique, préparation et suivi de dossiers, .).
- L'assistant.e de direction joue également un rôle d'interface vis-à-vis des personnels de l'établissements ainsi que des partenaires et entreprises en lien avec la ComUE Université de Lyon.
Vos missions plus en détail :
- Organiser les agendas de la présidence et de la direction générale des services : prise de rendez-vous, priorisation, organisation de réunions, comptes-rendus, .
- Organiser l'interface avec les différents prestataires pour la logistique liée aux instances de l'établissement (accueils café, .) et aux déplacements de la présidence et de la direction générale des services (voyages, hébergements, .) et effectuer le suivi de la facturation de ces prestataires.
- Participer à l'organisation des instances de l'établissement (notamment conseil d'administration et réunions du directoire) : envoi des convocations et documents aux instances, recueil des pouvoirs, préparation des dossiers, logistique, .
- Préparer et diffuser des documents et dossiers nécessaires à l'activité de la présidence et de la direction générale de services et assurer le suivi en autonomie de certains dossiers : conventions, événements, communication, .
- Gérer le courrier entrant et sortant en lien avec le pôle accueil et logistique, ainsi que les signatures présidence et DGS (parapheurs, signature électronique) : mise en forme, suivi, relances, .
- Répondre aux sollicitations téléphoniques, réorienter vers les bons interlocuteurs, prendre les messages et les demandes de rendez-vous.
Les indispensables pour ce poste :
- Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat auprès de présidence/direction
- Connaissance d'outils de gestion administrative et financière
- Maîtriser des outils informatiques bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique & calendrier partagé
- Disposer d'une qualité rédactionnelle et d'une bonne expression orale
- Savoir gérer les priorités et les urgences
- Savoir rendre compte
Le profil qu'il nous faut :
- Connaissance du milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et loyauté
- Sens de l'écoute et travail en équipe
- Réactivité
- Adaptabilité
- Capacité d'anticipation
Positionnement du poste : Sous la responsabilité de la présidente de l'Université de Lyon.
Organisation du travail : Temps complet 100%, 37 hebdomadaires.
Lieu de travail : ComUE Université de Lyon - 92 rue Pasteur - Lyon 7ième arrondissement
L'UNIVERSITE DE LYON, C'EST QUOI ?
La ComUE Université de Lyon est une Communauté d'universités et établissements (ComUE), qui rassemble 11 membres et 25 associés et qui porte la coordination territoriale du site académique Lyon-Saint-Étienne. En soutien aux stratégies des établissements, la ComUE Université de Lyon assure l'articulation et la cohérence des projets du site. Elle est également porteuse et pilote des projets pour le compte de ses membres et associés sur des sujets d'intérêt commun. Enfin, la ComUE Université de Lyon contribue au rayonnement du site et à la promotion de son excellence en lien avec les collectivités, les tutelles et le monde socio-économique.
AVANTAGES
- Possibilité de télétravailler jusqu'à 3 jours par semaine, avec allocation forfaitaire
- Aménagement possible de l'organisation du temps de travail sur 4 jours ½ (base de 37h hebdom
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos missions principales seront les suivantes :
- L'assistant.e de direction vient en appui à la présidence et à la direction générale des services en assurant le secrétariat de ces deux postes clés de la structure.
- En lien avec le cabinet, l'assistant.e de direction a pour mission principale d'optimiser et de faciliter le fonctionnement de la gouvernance de l'établissement (agenda, logistique, préparation et suivi de dossiers, .).
- L'assistant.e de direction joue également un rôle d'interface vis-à-vis des personnels de l'établissements ainsi que des partenaires et entreprises en lien avec la ComUE Université de Lyon.
Vos missions plus en détail :
- Organiser les agendas de la présidence et de la direction générale des services : prise de rendez-vous, priorisation, organisation de réunions, comptes-rendus, .
- Organiser l'interface avec les différents prestataires pour la logistique liée aux instances de l'établissement (accueils café, .) et aux déplacements de la présidence et de la direction générale des services (voyages, hébergements, .) et effectuer le suivi de la facturation de ces prestataires.
- Participer à l'organisation des instances de l'établissement (notamment conseil d'administration et réunions du directoire) : envoi des convocations et documents aux instances, recueil des pouvoirs, préparation des dossiers, logistique, .
- Préparer et diffuser des documents et dossiers nécessaires à l'activité de la présidence et de la direction générale de services et assurer le suivi en autonomie de certains dossiers : conventions, événements, communication, .
- Gérer le courrier entrant et sortant en lien avec le pôle accueil et logistique, ainsi que les signatures présidence et DGS (parapheurs, signature électronique) : mise en forme, suivi, relances, .
- Répondre aux sollicitations téléphoniques, réorienter vers les bons interlocuteurs, prendre les messages et les demandes de rendez-vous.
Les indispensables pour ce poste :
- Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat auprès de présidence/direction
- Connaissance d'outils de gestion administrative et financière
- Maîtriser des outils informatiques bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, messagerie électronique & calendrier partagé
- Disposer d'une qualité rédactionnelle et d'une bonne expression orale
- Savoir gérer les priorités et les urgences
- Savoir rendre compte
Le profil qu'il nous faut :
- Connaissance du milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et loyauté
- Sens de l'écoute et travail en équipe
- Réactivité
- Adaptabilité
- Capacité d'anticipation
Positionnement du poste : Sous la responsabilité de la présidente de l'Université de Lyon.
Organisation du travail : Temps complet 100%, 37 hebdomadaires.
Lieu de travail : ComUE Université de Lyon - 92 rue Pasteur - Lyon 7ième arrondissement
L'UNIVERSITE DE LYON, C'EST QUOI ?
La ComUE Université de Lyon est une Communauté d'universités et établissements (ComUE), qui rassemble 11 membres et 25 associés et qui porte la coordination territoriale du site académique Lyon-Saint-Étienne. En soutien aux stratégies des établissements, la ComUE Université de Lyon assure l'articulation et la cohérence des projets du site. Elle est également porteuse et pilote des projets pour le compte de ses membres et associés sur des sujets d'intérêt commun. Enfin, la ComUE Université de Lyon contribue au rayonnement du site et à la promotion de son excellence en lien avec les collectivités, les tutelles et le monde socio-économique.
AVANTAGES
- Possibilité de télétravailler jusqu'à 3 jours par semaine, avec allocation forfaitaire
- Aménagement possible de l'organisation du temps de travail sur 4 jours ½ (base de 37h hebdom
