Assistant / Assistante de direction

Ville de 36 000 habitants, 2ème ville de l'Eurométropole de Strasbourg, Schiltigheim, est une ville en mutation. Engagée dans la transition écologique et sociale, signataire du pacte pour la transition, Schiltigheim veut être une ville durable et apaisée où l'expertise d'usage est prise en compte dans les projets d'aménagement des espaces publics. Les transitions énergétiques, environnementales, numériques et sociales sont des défis majeurs que la ville veut relever.


Placé.e sous l'autorité du Directeur Général Adjoint service à la population, vous aurez en charge les missions suivantes :



ACTIVITÉS :

* Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et des agents

* Orienter les demandes vers le service ou l'interlocuteur compétent

* Réceptionner, trier et ventiler le courrier entrant

* Rappeler les informations importantes et transmettre les messages

* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

* Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (saisie et rédaction de courriers, préparation des dossiers, documents nécessaires aux réunions, rédiger des comptes-rendus des réunions des cadres)

* Organiser les agendas et planifier les rendez-vous en fonction des priorités de la Direction Générale des Services

* Planifier, organiser, gérer les réunions et rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGA

* Tenir à jour l'agenda du prêt voiture/ des Velo'hop / des cartes BADGEO

* Organiser le classement et l'archivage des dossiers

* Assurer le lien entre la DGA et les Directions du pôle



PROFIL RECHERCHÉ :

De bac à bac +2 formation de secrétariat, assistant.e de direction

Expérience en secrétariat de direction souhaitée


COMPETENCES :

Savoir-faire

* Maitrise de l'outil informatique et des progiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, Power Point)

* Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une collectivité

* Capacité d'organisation et de gestion des délais

* Maitrise des techniques d'accueil du public et d'analyse des demandes des usagers

* Connaissance approfondie des techniques de secrétariat

* Connaissance des techniques de gestion des conflits et des situations sensibles


Savoir être

* Discrétion professionnelle

*Capacité d'adaptation et de travail en équipe

* Savoir adapter sa communication à différents publics : usager, partenaire, prestataire.

* Avoir le sens du service public


CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE :

* 35 heures hebdomadaires (aménagement horaire à 37h avec 12 jours de RTT)
Informations sur l'offre :

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime de fin d'année, tickets restaurant, prise en charge de 75% des frais d'abonnement transport en commun ou forfait mobilités durables, participation 60% employeur mutuelle et prévoyance, Amicale du personnel, GAS67/CNAS/Carte CEZAM.