informations générales
Plabennec
Sous l'autorité du Directeur général des services et de la responsable des affaires juridiques, vous assurez le secrétariat du Maire, de la direction, des assemblées et des actes administratifs, la gestion du courrier, de procédures et formalités administratives et de cérémonies officielles et réceptions.
Vos missions : Secrétariat du Maire : Accueil téléphonique, prise de messages, assistance à la tenue d'agenda du Maire - Rédiger, saisir, transmettre et classer des courriers courants
Secrétariat de direction : Rédiger des courriers courants, saisir, transmettre et classer des courriers et notes de service - Mettre en forme des dossiers, conventions et documents divers - Assurer le suivi administratif des subventions aux associations - comptes rendus de réunions - Suivi administratif des absences et du temps de travail des agents des services administratifs - Suivi administratif des ordres de mission pour déplacements des agents.
Secrétariat des assemblées et des actes administratifs : Collaborer à la préparation et au suivi du conseil municipal : ordre du jour, constitution des dossiers, convocations, comptes rendus, procès-verbaux, délibérations, télétransmission, publication, affichage, diffusion - Commissions : convocations, mise en forme et diffusion des comptes rendus -Rédiger/saisir et publier des arrêtés du Maire. Assurer la conservation des actes et la tenue des registres.
Gestion du courrier entrant : Trier, enregistrer, orienter et transmettre le courrier (postal, déposé et électronique) - Gestion de diverses procédures et formalités administratives :
Taxis, débits de boissons, jurés d'assises, affichage municipal, sinistres d'assurances, consultation des Domaines.
Cérémonies et réceptions : Collaborer avec élus et autres services à l'organisation des cérémonies officielles et réceptions (invitations, logistique, commandes, etc.)
Activités ponctuelles : Assurer une suppléance de la gestion des réservations de salles municipales - Participer aux opérations électorales politiques.
Savoir-faire : Techniques de secrétariat, logiciels bureautiques et TIC - Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire - Rédaction administrative.
Techniques de classement et d'archivage - Techniques d'accueil et de communication
Organisation municipale - Règlementation dans son domaine d'intervention.
Savoir-être : Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des échéances - Être rigoureux dans la conduite des dossiers - Sens des relations humaines et discrétion professionnelle - Autonomie et capacité à rendre compte.
Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas examinées.
PRISE DE POSTE DES QUE POSSIBLE - CV + LETTRE DE MOTIVATION AVANT LE 04 05 2025 PAR COURRIER ou MAIL
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Secrétariat de direction : Rédiger des courriers courants, saisir, transmettre et classer des courriers et notes de service - Mettre en forme des dossiers, conventions et documents divers - Assurer le suivi administratif des subventions aux associations - comptes rendus de réunions - Suivi administratif des absences et du temps de travail des agents des services administratifs - Suivi administratif des ordres de mission pour déplacements des agents.
Secrétariat des assemblées et des actes administratifs : Collaborer à la préparation et au suivi du conseil municipal : ordre du jour, constitution des dossiers, convocations, comptes rendus, procès-verbaux, délibérations, télétransmission, publication, affichage, diffusion - Commissions : convocations, mise en forme et diffusion des comptes rendus -Rédiger/saisir et publier des arrêtés du Maire. Assurer la conservation des actes et la tenue des registres.
Gestion du courrier entrant : Trier, enregistrer, orienter et transmettre le courrier (postal, déposé et électronique) - Gestion de diverses procédures et formalités administratives :
Taxis, débits de boissons, jurés d'assises, affichage municipal, sinistres d'assurances, consultation des Domaines.
Cérémonies et réceptions : Collaborer avec élus et autres services à l'organisation des cérémonies officielles et réceptions (invitations, logistique, commandes, etc.)
Activités ponctuelles : Assurer une suppléance de la gestion des réservations de salles municipales - Participer aux opérations électorales politiques.
Savoir-faire : Techniques de secrétariat, logiciels bureautiques et TIC - Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire - Rédaction administrative.
Techniques de classement et d'archivage - Techniques d'accueil et de communication
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Savoir-être : Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des échéances - Être rigoureux dans la conduite des dossiers - Sens des relations humaines et discrétion professionnelle - Autonomie et capacité à rendre compte.
Les candidatures sans lettre de motivation ne seront pas examinées.
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