informations générales
Plougoumelen
La mairie de Plougoumelen recherche un(e) assistant(e) de direction aux services techniques.
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services et du Directeur des Services Techniques, l'agent a pour missions principales :
Assurer l'accueil téléphonique des services techniques de la commune :
- assurer un accueil de qualité : hiérarchiser les demandes, orienter vers les bons interlocuteurs (services mairies et partenaires, et dans une moindre mesure les usagers de la commune),
- assurer le premier niveau de réponse aux demandes des usagers
- gestion de la boite mail pour les agents (répartition)
Gestion administrative - Ressources humaines :
Suivi administratif :
- des plannings des agents (en lien avec le DST et son adjoint),
- des congés payés en lien avec le DST,
- des temps de travail en lien avec la DRH,
- création de la trame des plannings hebdos et pré-remplissage des missions récurrentes avant la réunion de fin de semaine.
Gestion administrative - Comptabilité / finance :
- suivi du budget du service et de la comptabilité analytique,
- saisie et mise en forme les documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports.), connaissances Excel 1er niveau minimum,
- gestion du circuit des demandes de devis et des bons de commande et en assurer le classement informatique.
Gestion administrative - Technique :
- gestion des demandes de DT/DICT,
- classement et archivage des arrêtés,
- sauvegarde des documents informatiques (serveur),
- gestion en autonomie des demandes de 1er niveau et/ou d'urgence avec les agents (ex : rendez-vous avec l'entreprise pour devis, transmission des demandes type ramassage d'animaux sur la voie publique, sollicitation agent pour les petites urgences etc.),
- suivi des manifestations : archivage, transmission aux agents concernés) et alerte sur points de vigilance,
- gestion des remplacements en cas d'absence (CMO et CA) : définir les besoins en mode dégradé et assurer les simulations de plannings hebdo puis transmission des nouvelles missions aux agents,
- identifier et proposer les besoins en matériel et/ou humains supplémentaires par rapport aux activités planifiées pour les agents.
PROFIL RECHERCHE - une expérience sur un poste similaire est vivement souhaitée.
Connaissances :
- connaissance de l'environnement institutionnel et des collectivités territoriales,
- connaissance des techniques et outils de communication,
- maitrise des outils informatiques et bureautiques,
- maîtrise des règles d'orthographe et de grammaire,
- techniques de régulation et d'écoute,
- maitrise des logiciels Word, Excel et messagerie Outlook.
Savoirs faire :
- organisation et méthode,
- mise en œuvre des techniques de rédaction d'un courrier administratif,
- connaissances comptables de 1er niveau.
Savoir être :
- à l'écoute et doté d'un bon relationnel,
- disponible,
- dynamique et force de propositions,
- rigoureux,
- savoir respecter la confidentialité,
- savoir gérer les situations de stress,
- réactif,
- adaptabilité, anticipation.
CONDITIONS D'EMPLOI
Emploi permanent à pourvoir en priorité par voie de mutation au 01er janvier 2025, à défaut par voie contractuelle.
Temps complet (35h/semaine) du lundi au vendredi.
COMMENT POSTULER ?
Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation + 3 dernières évaluations professionnelles pour les agents titulaires) à Madame le Maire, 5 rue Yves de Pont-Sal, 56400 Plougoumelen ou par mail à l'adresse rh@plougoumelen.fr
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Assurer l'accueil téléphonique des services techniques de la commune :
- assurer un accueil de qualité : hiérarchiser les demandes, orienter vers les bons interlocuteurs (services mairies et partenaires, et dans une moindre mesure les usagers de la commune),
- assurer le premier niveau de réponse aux demandes des usagers
- gestion de la boite mail pour les agents (répartition)
Gestion administrative - Ressources humaines :
Suivi administratif :
- des plannings des agents (en lien avec le DST et son adjoint),
- des congés payés en lien avec le DST,
- des temps de travail en lien avec la DRH,
- création de la trame des plannings hebdos et pré-remplissage des missions récurrentes avant la réunion de fin de semaine.
Gestion administrative - Comptabilité / finance :
- suivi du budget du service et de la comptabilité analytique,
- saisie et mise en forme les documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports.), connaissances Excel 1er niveau minimum,
- gestion du circuit des demandes de devis et des bons de commande et en assurer le classement informatique.
Gestion administrative - Technique :
- gestion des demandes de DT/DICT,
- classement et archivage des arrêtés,
- sauvegarde des documents informatiques (serveur),
- gestion en autonomie des demandes de 1er niveau et/ou d'urgence avec les agents (ex : rendez-vous avec l'entreprise pour devis, transmission des demandes type ramassage d'animaux sur la voie publique, sollicitation agent pour les petites urgences etc.),
- suivi des manifestations : archivage, transmission aux agents concernés) et alerte sur points de vigilance,
- gestion des remplacements en cas d'absence (CMO et CA) : définir les besoins en mode dégradé et assurer les simulations de plannings hebdo puis transmission des nouvelles missions aux agents,
- identifier et proposer les besoins en matériel et/ou humains supplémentaires par rapport aux activités planifiées pour les agents.
PROFIL RECHERCHE - une expérience sur un poste similaire est vivement souhaitée.
Connaissances :
- connaissance de l'environnement institutionnel et des collectivités territoriales,
- connaissance des techniques et outils de communication,
- maitrise des outils informatiques et bureautiques,
- maîtrise des règles d'orthographe et de grammaire,
- techniques de régulation et d'écoute,
- maitrise des logiciels Word, Excel et messagerie Outlook.
Savoirs faire :
- organisation et méthode,
- mise en œuvre des techniques de rédaction d'un courrier administratif,
- connaissances comptables de 1er niveau.
Savoir être :
- à l'écoute et doté d'un bon relationnel,
- disponible,
- dynamique et force de propositions,
- rigoureux,
- savoir respecter la confidentialité,
- savoir gérer les situations de stress,
- réactif,
- adaptabilité, anticipation.
CONDITIONS D'EMPLOI
Emploi permanent à pourvoir en priorité par voie de mutation au 01er janvier 2025, à défaut par voie contractuelle.
Temps complet (35h/semaine) du lundi au vendredi.
COMMENT POSTULER ?
Merci d'adresser votre candidature (CV + lettre de motivation + 3 dernières évaluations professionnelles pour les agents titulaires) à Madame le Maire, 5 rue Yves de Pont-Sal, 56400 Plougoumelen ou par mail à l'adresse rh@plougoumelen.fr
