informations générales
Lille
Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants, étudiants, entreprises partenaires, etc.).
Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
Prendre en charge les relations avec les services internes pour ce qui concerne les échanges de documents et les demandes au quotidien. Faire en sorte que l'information soit fluide, que la collaboration soit possible.
Gestion administrative
Gérer des dossiers complets en toute autonomie. Être proactif et force de proposition.
Assurer la préparation, le suivi et l'archivage de dossiers.
Coordonner et assurer le suivi des activités de l'entité (tableaux de bord, etc.).
Réaliser la prise de rendez-vous, la gestion des agendas et des plannings.
Réaliser les activités nécessaires de façon à ce que les rendez-vous/réunions/rencontres soient documentés et préparés (transcription de supports de présentation, recherche documentaire, etc.).
Assurer le lien avec les interlocuteurs et intervenants.
S'assurer du maintien d'un rendez-vous, d'une réunion ou rencontre.
Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers.
Participer à des réunions et en assurer les comptes-rendus.
Organisation logistique
Recueillir les besoins et gérer la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité.
Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, etc.
Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements : réservation de l'hébergement et transport, inscription, etc.
Participer à la gestion des stocks de matériels et fournitures de l'entité.
Gestion des factures - commandes
Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l'entité : rédiger et suivre les bons de commandes, réceptionner tout ou partie des commandes
Réaliser l'interface entre le service et la comptabilité de l'ICL : vérifier et transmettre les factures, bons de commandes, etc. dans le respect des procédures établies.
Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, faire preuve de discrétion et de confidentialité.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireRéceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
Prendre en charge les relations avec les services internes pour ce qui concerne les échanges de documents et les demandes au quotidien. Faire en sorte que l'information soit fluide, que la collaboration soit possible.
Gestion administrative
Gérer des dossiers complets en toute autonomie. Être proactif et force de proposition.
Assurer la préparation, le suivi et l'archivage de dossiers.
Coordonner et assurer le suivi des activités de l'entité (tableaux de bord, etc.).
Réaliser la prise de rendez-vous, la gestion des agendas et des plannings.
Réaliser les activités nécessaires de façon à ce que les rendez-vous/réunions/rencontres soient documentés et préparés (transcription de supports de présentation, recherche documentaire, etc.).
Assurer le lien avec les interlocuteurs et intervenants.
S'assurer du maintien d'un rendez-vous, d'une réunion ou rencontre.
Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers.
Participer à des réunions et en assurer les comptes-rendus.
Organisation logistique
Recueillir les besoins et gérer la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité.
Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, etc.
Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements : réservation de l'hébergement et transport, inscription, etc.
Participer à la gestion des stocks de matériels et fournitures de l'entité.
Gestion des factures - commandes
Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l'entité : rédiger et suivre les bons de commandes, réceptionner tout ou partie des commandes
Réaliser l'interface entre le service et la comptabilité de l'ICL : vérifier et transmettre les factures, bons de commandes, etc. dans le respect des procédures établies.
Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, faire preuve de discrétion et de confidentialité.
