Assistant / Assistante de direction

VOS MISSIONS PRINCIPALES
- Secrétaire des Assemblées
- Préparer, mettre en forme et diffuser les documents pour les Bureaux et Conseils Communautaires.
- Préparer les séances de Conseils Communautaires, notamment sous VoteBox, en appui à la DGA Ressources (convocations, pouvoirs, documents de synthèse, délibérations, registre des actes)
- Organiser et vérifier la mise en place de la salle pour les Bureaux, Conseils et Commissions communautaires.
- Saisir, enregistrer et transmettre les actes de la Communauté (contrôle de légalité)
- Finaliser les délibérations et en assurer les obligations (affichage, transmission, classement)

- Assistant.e de la Direction Générale des Services en binôme
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de la Direction Générale.
- Elaborer des courriers et documents bureautiques
- Gérer les dossiers administratifs relevant de la Direction Générale (reprographie, envoi de courriers, etc.) et préparer les parapheurs des Services Généraux
- Réaliser les convocations, suivre les échéances, assurer les relances, dans le respect des délais impartis
- Mettre à jour et diffuser le calendrier communautaire.
- Gérer l'agenda de la DGS du Président : organiser des RDV, en fonction des priorités et journées de présence, suivre les invitations
- Rappeler les informations importantes, transmettre les messages et alerter la DGS/DGAS lorsque la situation le demande
- Préparer les inaugurations en lien avec la chargée de communication
- Coordonner les assistantes de Directions de la Collectivité dans la diffusion des procédures, pratiques et informations communes relatives au secrétariat dans la collectivité

- Dans le cadre de la polyvalence
- Assurer la gestion centrale du courrier (réception, enregistrement, transmission
- Archiver et classer les documents administratifs du service
- Gérer les fournitures administratives des services généraux
- Assister la chargée de communication de la Direction dans la gestion administrative du journal communautaire (suivi des devis imprimeurs, distributeurs)
- Remplacer la titulaire du poste à l'accueil général de la Collectivité (siège) en cas d'absence

VOTRE PROFIL
- INDISPENSABLE : expérience dans un poste similaire du secteur public ou avoir travaillé en lien avec le secteur public et des élus
- Maîtrise des savoir-faire de la fonction d'assistant de direction : savoir organiser, classer, anticiper, suivre, communiquer, alerter
- Maîtrise obligatoire des outils informatiques (logiciels de traitement de texte, tableur, messagerie, base de données, internet, Votebox apprécié)
- Connaissances du fonctionnement d'une Communauté de Communes

VOS QUALITES
- Sens du service public
- Qualités relationnelles, d'écoute et de diplomatie
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Dynamisme, réactivité et gestion des priorités
- Esprit pratique et capacité à travailler en équipe et à s'adapter

*Contraintes du poste :
- Contact direct et permanent avec les élus communautaires et municipaux.
- Contact direct et permanent avec les partenaires et les usagers.

CONDITIONS DE TRAVAIL
- Vous travaillerez pour la Direction Générale des Services et le Secrétariat Général sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services
- vous intégrerez une équipe de 3 agents
- vous assurerez le rôle d'assistant.e de direction en binôme.
- Recrutement titulaire ou sur contrat de droit public de 12 à 36 mois.
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + avantages sociaux (titres-restaurant, participation mutuelle, CNAS)