Assistant / Assistante de direction

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, travail temporaire spécialisé, gestion de transition et évaluation d'experts, cadres et dirigeants recherche pour son client THALES, un assistant de direction H/F premier contrat d'un mois.

Au sein du Pôle Mécanique Marine, le titulaire a en charge d'assister les collaborateurs de PMM pour les tâches suivantes :

- préparation des missions via Concur (OM, billet d'avion ou de train, réservation de voiture, d'hôtel) de PMM si demande transmise par mail auparavant par les collaborateurs
- saisie des notes de frais si tous les justificatifs ont été transmis par le collaborateur sous le format demandé, - relance pour affectation heures des collaborateurs PMM chaque mois et vérification,
- réservation des salles de réunion,
- rédaction des autorisations d'accès sur le site pour les visiteurs de PMM (avec anticipation de la part des collaborateurs),
- les demandes de visa / demande de carte AMEX
- les demandes de services, - les commandes Blueshop,
- la préparation hebdo de la gazette PMM (avec les informations fournies par les acteurs PMM) et sa transmission hebdomadaire au CODIR CCM
- la préparation des agendas et compte-rendu de réunions PMM avec la Directrice du pöle
- les éventuels remplacements d'assistante (en cas d'absence et de binôme identifié)
- la capitalisation des bonnes pratiques du secrétariat et la proposition de recommandations d'amélioration
- le respect des valeurs du groupe THALES

Bac + 2, expérience de 5 ans minimum en secrétariat / assistance Outils : Concur, SAP, Excel, Word, Powerpoint, Blueshop, Kiss bon niveau d'anglais (écrit et parlé afin de tenir une conversation téléphonique et prendre des notes) sens du contact (interne et externe),dynamique, aptitude au travail en équipe et en solo, organisé et rigoureux, capacité de synthèse