informations générales
Saintes
Au sein des médiathèques, sous l'autorité du Directeur, vous assurez la gestion administrative et comptable des établissements.
Missions et activités principales :
Vous gérez le fonctionnement administratif et budgétaire du service ;
- Assurer l'accueil téléphonique général
- Réceptionner et traiter le courrier
- Elaborer notes et comptes-rendus (réunions de service, etc.)
- Créer et saisir les courriers et actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés, etc.)
- Participer à la préparation, la gestion et le suivi du budget: établissements des bons de commande, pré-mandats et autres actes comptables, etc.
- Suivre l'exécution budgétaire et administrative des marchés publics
- Assurer la gestion des régies des médiathèques
- Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives
Vous apportez un soutien administratif et organisationnel auprès du Directeur et auprès des espaces des Médiathèques ;
- Suivre l'agenda du Directeur, assurer l'accueil physique et téléphonique des rendez-vous
- Assurer le relais hiérarchique (Direction des affaires culturelles, DGA Poldem, etc.) en l'absence du Directeur
- Assurer le lien avec les différents services municipaux et être un relais d'informations
- Contribuer au montage des dossiers DRAC, CNL, SACEM/SACD, etc. et autres demandes de subventions et en assurer le suivi administratif
- Contribuer à la mise en œuvre administrative et logistique des projets, expositions, spectacles et différentes actions organisées par les médiathèques
Profil
Vous possédez une expérience confirmée sur des fonctions d'assistant.e de direction et ou d'assistant.e administratif.ve en collectivité territoriale.
Vous connaissez l'environnement professionnel de la fonction publique, les procédures administratives, la réglementation.
Vous maitrisez la rédaction des actes administratifs et leur mise en forme.
Vous avez des connaissances sur la réglementation des marchés publics.
Vous maitrisez les régles comptables et budgétaires et vous êtes capable de préparer et de suivre le budget d'un service.
Vous maitrisez les logiciels bureautiques, Word, Excel, Outlook, et vous êtes capable d'appréhender les logiciels métiers Elise, Intranet, Sedit, Aloes, CIRIL Outils visio, etc.
Vous savez communiquer à l'écrit et à l'oral. Vous faites preuve de synthèse, de discrétion et vous disposez de qualités relationnelles.
Vous savez utiliser les outils et technique de communication adaptées à la situation,ajuster les modalités de transmission de l'information aux besoins (analyser et filtrer)
Organisé.e, rigoureux.se, vous êtes autonome, savez contrôler votre travail et rendre compte, vous gérez les priorités en fonction des impératifs et des demandes.
Vous êtes disponible et faites preuve d'adaptabilité.
Poste à temps complet à pourvoir au 01er novembre
Recrutement par voie statutaire, catégorie C, filière administrative, a défaut CDD contratuel
Rémunération statutaire/régime indemnitaire
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Vous gérez le fonctionnement administratif et budgétaire du service ;
- Assurer l'accueil téléphonique général
- Réceptionner et traiter le courrier
- Elaborer notes et comptes-rendus (réunions de service, etc.)
- Créer et saisir les courriers et actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés, etc.)
- Participer à la préparation, la gestion et le suivi du budget: établissements des bons de commande, pré-mandats et autres actes comptables, etc.
- Suivre l'exécution budgétaire et administrative des marchés publics
- Assurer la gestion des régies des médiathèques
- Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives
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- Assurer le relais hiérarchique (Direction des affaires culturelles, DGA Poldem, etc.) en l'absence du Directeur
- Assurer le lien avec les différents services municipaux et être un relais d'informations
- Contribuer au montage des dossiers DRAC, CNL, SACEM/SACD, etc. et autres demandes de subventions et en assurer le suivi administratif
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Profil
Vous possédez une expérience confirmée sur des fonctions d'assistant.e de direction et ou d'assistant.e administratif.ve en collectivité territoriale.
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Vous maitrisez la rédaction des actes administratifs et leur mise en forme.
Vous avez des connaissances sur la réglementation des marchés publics.
Vous maitrisez les régles comptables et budgétaires et vous êtes capable de préparer et de suivre le budget d'un service.
Vous maitrisez les logiciels bureautiques, Word, Excel, Outlook, et vous êtes capable d'appréhender les logiciels métiers Elise, Intranet, Sedit, Aloes, CIRIL Outils visio, etc.
Vous savez communiquer à l'écrit et à l'oral. Vous faites preuve de synthèse, de discrétion et vous disposez de qualités relationnelles.
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Vous êtes disponible et faites preuve d'adaptabilité.
Poste à temps complet à pourvoir au 01er novembre
Recrutement par voie statutaire, catégorie C, filière administrative, a défaut CDD contratuel
Rémunération statutaire/régime indemnitaire
