Assistant / Assistante de direction

Le poste est positionné auprès du Secrétaire général et de la Directrice en charge des coopérations, du Groupement hospitalier de territoire et des relations internationales du CHU de Bordeaux. Le professionnel est intégré au sein d'une équipe de 8 personnes et participe aux réunions de l'équipe. Il contribue à des activités diverses (affaires générales, stratégie, coopérations, relations internationales, transformation écologique.) en lien avec la stratégie du CHU. De nombreux dossiers sont traités en lien avec la direction générale, de multiples acteurs du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.

Secrétariat:
Gérer les agendas du Secrétaire général et de la Directrice en charge des coopérations, du GHT et des relations internationales ;
Organiser des réunions, visites, conférences, événements (planification, logistique.) ;
Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
Filtrer, orienter, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques ;
Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama) ;
Accueillir, renseigner et orienter tout professionnel ou visiteur se présentant au secrétariat du pôle ;
Planifier et organiser les déplacements des directeurs du pôle : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements
Alerter les directeurs du pôle sur le respect des échéances ou sur la cohérence des réunions ;
Gérer les stocks de matériels du pôle (saisie, suivi, contrôle, relance commande).

Missions spécifiques:
Mettre à jour le site SharePoint de la mallette de garde (création et mise en ligne de documents) ;
Préparer le dossier hebdomadaire pour la garde des directeurs ;
Autres dossiers en fonction de l'actualité du secrétariat général.

La continuité du poste est organisée avec un(e) collègue au sein du Secrétariat général. Les deux professionnels impliqués se remplacent lors des absences.