Assistant / Assistante de direction

DÉFINITION
L'adjoint de direction H/F assure l'interface entre les différentes structures et la direction. Polyvalent et doté d'un excellent relationnel, il encadre le pôle administratif et gère le secrétariat du service tout en assurant un suivi rigoureux de l'activité.

SITUATION ACTUELLE
- CIAS Arlysère
- Sous l'autorité de la responsable du service Petite enfance

CONDITIONS D'EXERCICE
- Lieu : Maison de l'enfance Simone Veil à Albertville
- Temps de travail : Temps complet (35 heures hebdomadaires) ou temps non complet (28 heures)
- Contrat : CDD d'un an renouvelable
Poste au sein d'une entreprise susceptible de proposer des perspectives d'embauche durables à terme
- Conditions de travail : Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service - Travail en bureau - Disponibilité - Continuité de service

RELATIONS FONCTIONNELLES
- Relations internes : Responsable hiérarchique direct, équipe du pôle administratif, responsables de structures, RPE et guichet unique, agents du service Petite enfance et services d'appui
- Relations externes : Familles, prestataires et partenaires

CADRE STATUTAIRE
- Cadre d'emploi des Adjoints administratifs ou des Rédacteurs
- Recrutement par voie contractuelle

MISSIONS
1. Assurer l'interface entre les différentes structures et la direction
- Renseigner, orienter et accompagner les directrices de structures et les agents sur les sujets d'ordre courant
- Suivre les petits travaux et gérer les interventions des services techniques ou prestataires extérieurs en lien avec les directrices des structures et en coordination avec la direction du service
- Veiller à la mise à jour du site internet et des outils de communication
- Suivre les contrôles d'honorabilité pour les stagiaires et intervenants extérieurs
- Aider à l'organisation des évènements (journée inter-services, forum, portes ouvertes.)
- Aider à la mise en place de différents projets
- Assurer le lien avec les différents services

2. Encadrer le pôle administratif et gérer le secrétariat du service
- Coordonner les missions du pôle administratif et du guichet unique et en manager l'équipe (3 agents)
- Superviser la gestion des dossiers familles et contrats d'accueil
- Superviser la facturation et le suivi des CESU
- Renseigner les familles
- Etablir les statistiques et faire les bilans du guichet unique
- Assurer le suivi des questionnaires (envoi, analyse et mise à jour)
- Saisir et assurer le suivi des bons de commande
- Rédiger les courriers à destination des familles et des institutions
- Elaborer les comptes-rendus de réunion
- Rédiger et mettre à jour les différents protocoles et procédures
- Elaborer et mettre à jour les documents en direction des familles nécessaires au fonctionnement du service

3. Suivre l'activité du service
- Suivre mensuellement l'activité des structures (heures facturées, réalisées, participations familiales)
- Assurer le suivi budgétaire du service
- Préparer et suivre les différents tableaux de bords
- Gérer et suivre les commissions d'admissions

PROFIL
- Requis : Permis B
- Souhaité : Expérience sur un poste similaire

SAVOIRS
- Maîtrise du suivi budgétaire
- Encadrement d'une équipe
- Être expert des techniques de secrétariat
- Qualités rédactionnelles
- Maîtrise de l'outil bureautique

SAVOIRS ÊTRE
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Organisation
- Ecoute et adaptation aux différents interlocuteurs
- Rigueur, autonomie et disponibilité
- Adaptation

CONDITIONS D'EMPLOI
- Rémunération selon les grilles statutaires avec régime indemnitaire
- Participation employeur prévoyance et mutuelle si le contrat est labelisé
- Possibilité d'adhérer au COSI et au CNAS en fonction de l'ancienneté
- Forfait mobilité durable
- Titres restaurant
- Accès à un coffre-fort numérique