Assistant / Assistante de direction

MISSIONS
- Assure le suivi administratif général de la Direction. Apporte une aide permanente en terme d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
- Assurer le suivi administratif général de la direction (50%)

Pour l'accueil de loisirs de la rama et le service jeunesse
. Assurer le suivi des inscriptions à l'alsh pour le mercredi et les vacances scolaires (création d'outils, suivi Technocarte, liaison avec le service à la famille et le service communication.)
. Assurer le suivi des inscriptions à l'espace jeunesse (création d'outils, suivi Technocarte, liaison avec le service à la famille et le service communication.)
. En lien avec la direction de la rama, commander les repas l'alsh (mercredi, vacances) et des semaines vertes et les navettes de bus
. Commander les repas pour les mercredis et les vacances scolaires
. Rédiger et adresser des courriers aux familles
. Suivre le prêt des clés pour l'usage du bâtiment par les associations

Pour les colonies de vacances
. Assurer le suivi des inscriptions (création d'outils, suivi Technocarte, liaison avec le service à la famille et le service communication.)
. Gérer les relations avec les familles (convocations, réunions, bilans.)
. Gérer les relations avec les partenaires (commande des séjours, suivi pendant les séjours, arrivée et des départs des jeunes)
. Assurer le suivi des aides VACAF (déclarations des séjours, montant de l'aide accordée, mise en paiement)

Pour l'administration générale
. Gérer et suivre les courriers et parapheurs
. Gérer les commandes (achats, prestations etc.) et bons de commande
. Assurer les convocations et compte-rendu des réunions de direction
. En lien avec le directeur, suivre le budget (préparation et exécution) de la direction enfance jeunesse

Assurer la responsabilité administrative et financière de la cité éducative (50%)
. Suivre la gestion administrative des projets de la Cité Éducative
. Suivre l'exécution financière de la programmation annuelle
. Rédiger les courriers, mails, convocations à destination des partenaires
. Participation aux différentes actions de la cité (animations, visite suivi de projets.)
. Organiser et préparer les réunions d'instances (COTECH, COPIL.) en rédiger les compte-rendu
. Rédiger et suivre les demandes de financement auprès de l'État (fiches dauphin)

PROFIL

COMPETENCES
- Maitrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Utilisation courante de Word, Excel, Zimbra, Ciril finances et Technocarte
- Etre en capacité de mettre en place de outils de suivi d'activités
- Connaissance de la collectivité et de ses services
- Principe rédactionnel du compte-rendu
- Polyvalence sur les tâches du secrétariat général
- La connaissance de la règlementation d'accueil collectif des mineurs serait un plus

SAVOIR ETRE
- Sens de la rigueur et de l'organisation
- Esprit d'initiative
- Dynamisme
- Qualités relationnelles
- Obligation de réserve absolue
- Discrétion

CONDITIONS DE TRAVAIL
Poste à temps complet - Cycles de travail hebdomadaires possibles : 35h/4,5 jours ; 36h30/4,5 jours (9 jours d'ARTT), 37h30/5 jours (15 jours d'ARTT)
Télétravail (selon les postes et nécessités de services) : 2 jours hebdomadaires pour un temps plein
Compte Épargne Temps
Rémunération statutaire + RIFSEEP
Prise en charge de 75% des abonnements de transport en commun
Adhésion au CNAS
Tickets restaurant
Participation employeur mutuelles labellisées + participation contrat groupe CDG 69 prévoyance
Déplacements fréquents sur le territoire communal et ponctuels sur la Métropole de Lyon
Véhicule de service à disposition

LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE