informations générales
Mondeville
Au sein de la direction générale, l'assistant(e) de direction est placé(e) sous l'autorité du directeur général. Vous intégrerez une PME d'une quarantaine de collaborateurs constituée de techniciens du génie civil (dessinateur projeteur, géomètre topographe) et de la fonction support.
Il (elle) est chargé(e) d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les cadres de la Direction ainsi que les différents partenaires (collaborateurs, clients (entreprises de TP, sociétés d'ingénierie, maîtres d'ouvrage publics), fournisseurs).
Compétences requises :
Savoir :
- Maîtrise des outils de bureautique et de collaboration : Word, Excel, Outlook, Powerpoint et Teams
- Utilisation d'un logiciel de gestion d'affaires
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
- Connaissances en comptabilité (aisance avec les chiffres)
- Connaissances en ressources humaines
Savoir-faire :
- Maitrise orale et écrite de la langue française et anglaise
- Capacité à évaluer l'urgence d'une demande
- Gestion des situations délicates et capacité à gérer son stress
Savoir-être
- Rigueur, autonomie
- Sens de l'organisation
- Diplomatie
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Force de proposition
- Disponibilité
- Qualité de réserve
Activités du poste :
- Assurer la fonction d'interface des directeurs en collaboration avec l'équipe d'assistants(es) avec pour principales missions :
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Entretien des relations avec les assistantes et soutien technique (gestion commerciale)
- Organiser le traitement et la diffusion des informations
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Assurer les tâches de secrétariat
- Gestion de l'agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, .)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions (logistique, recherche de lieux, coordination)
- Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services concernés et l'expert-comptable
Spécificités et conditions d'exercice du poste :
Cycle de travail : 35h / semaine (151,67 h / mois)
Disponibilité demandée lors des pics d'activités ou face à des urgences. L'espace de travail sera dans un bureau individuel. Le télétravail pourra être envisagé après validation de la période d'essai (1 ou 2 jours tolérés).
Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d'assurer la bonne
marche et la continuité du service.
Fourchettes de salaire entre 2300€ et 2800€ bruts (à discuter selon expérience).
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireIl (elle) est chargé(e) d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les cadres de la Direction ainsi que les différents partenaires (collaborateurs, clients (entreprises de TP, sociétés d'ingénierie, maîtres d'ouvrage publics), fournisseurs).
Compétences requises :
Savoir :
- Maîtrise des outils de bureautique et de collaboration : Word, Excel, Outlook, Powerpoint et Teams
- Utilisation d'un logiciel de gestion d'affaires
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
- Connaissances en comptabilité (aisance avec les chiffres)
- Connaissances en ressources humaines
Savoir-faire :
- Maitrise orale et écrite de la langue française et anglaise
- Capacité à évaluer l'urgence d'une demande
- Gestion des situations délicates et capacité à gérer son stress
Savoir-être
- Rigueur, autonomie
- Sens de l'organisation
- Diplomatie
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Force de proposition
- Disponibilité
- Qualité de réserve
Activités du poste :
- Assurer la fonction d'interface des directeurs en collaboration avec l'équipe d'assistants(es) avec pour principales missions :
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Entretien des relations avec les assistantes et soutien technique (gestion commerciale)
- Organiser le traitement et la diffusion des informations
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Assurer les tâches de secrétariat
- Gestion de l'agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, .)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions (logistique, recherche de lieux, coordination)
- Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services concernés et l'expert-comptable
Spécificités et conditions d'exercice du poste :
Cycle de travail : 35h / semaine (151,67 h / mois)
Disponibilité demandée lors des pics d'activités ou face à des urgences. L'espace de travail sera dans un bureau individuel. Le télétravail pourra être envisagé après validation de la période d'essai (1 ou 2 jours tolérés).
Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d'assurer la bonne
marche et la continuité du service.
Fourchettes de salaire entre 2300€ et 2800€ bruts (à discuter selon expérience).
