informations générales
Rennes
Vous serez chargé(e) d'assurer la gestion administrative de l'association et d'assister la mise en œuvre des projets.
Vos missions rendent votre poste central dans la vie de l'URPS MLB, où vous serez accueilli(e) au sein d'une équipe dynamique et enthousiaste.
POSITIONNEMENT DANS L'EQUIPE :
Vous travaillerez sous la responsabilité du Président et de la Directrice, ainsi qu'en étroite collaboration avec les 10 membres de l'équipe salariée : secrétaire comptable, chargées de communication, chargés de missions et de projets, directrice, et en relation directe avec les 8 membres du Bureau et les 37 élus de l'Assemblée Générale.
ORGANISATION DU POSTE
Horaires : du lundi au vendredi, 9h-12h30 /13h30-18h. Une journée non travaillée tous les 15 jours
Lieu de travail : Rennes à proximité immédiate de la gare - déplacements occasionnels en Bretagne à prévoir (1 à 3 fois par an)
Télétravail : 1 journée de télétravail possible par semaine
PRINCIPALES MISSIONS :
Gestion administrative de l'association
- Accueil téléphonique (standard) et physique
- Gestion, tri et classement du courrier, des e-mails, des comptes rendus et autres documents
- Gestion de l'agenda des élus, organisation des rendez-vous, et suivi des présences aux réunions internes et externes
- Envoi de courriers et de mails
- Organisation des déplacements (réservation de transports et d'hôtel etc)
- Mise à jour de la base de contacts (logiciel Brevo)
Services généraux :
Vous serez chargé(e) de la bonne tenue des locaux et notamment :
- Commande de fournitures
- Suivi des contrats avec les prestataires de service (ménage, imprimante, petits travaux, etc)
- Suivi des relations avec le syndic de l'immeuble
Vous serez également chargé(e) de gérer les différents comptes numériques de l'équipe (création, suppression, renouvellement) : comptes Google, espace de travail collaboratif, logiciel de téléphonie (keyyo), comptes offices.
Organisation des réunions et des évènements
- Préparation des ordres du jour en lien avec la Directrice
- Envoi des convocations, des documents utiles et des ordres du jour finalisés
- Relance des invités
- Gestion logistique et organisationnelle lors des réunions et évènements (réservation de salles, traiteur, sono, préparation salle et vérifications techniques, café d'accueil/buffet, feuille d'émargement, etc)
- Rédaction et/ou mise en forme de comptes rendus selon les réunions.
Assistance à la mise en œuvre des projets
- Envoi de petites campagnes de communication en lien avec la chargée de communication (logiciel Brevo)
- Appuis divers (ex : relecture, correction de documents, soutien à l'organisation de réunions, gestion des mailings et des formulaires d'inscription, enquêtes, etc) en lien avec les autres salariés de l'URPS MLB
entretien le 20 novembre (date limite de candidature 13 novembre) pour une prise de poste début janvier 2025
Merci de transmettre une lettre de motivation
Salaire selon expérience.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos missions rendent votre poste central dans la vie de l'URPS MLB, où vous serez accueilli(e) au sein d'une équipe dynamique et enthousiaste.
POSITIONNEMENT DANS L'EQUIPE :
Vous travaillerez sous la responsabilité du Président et de la Directrice, ainsi qu'en étroite collaboration avec les 10 membres de l'équipe salariée : secrétaire comptable, chargées de communication, chargés de missions et de projets, directrice, et en relation directe avec les 8 membres du Bureau et les 37 élus de l'Assemblée Générale.
ORGANISATION DU POSTE
Horaires : du lundi au vendredi, 9h-12h30 /13h30-18h. Une journée non travaillée tous les 15 jours
Lieu de travail : Rennes à proximité immédiate de la gare - déplacements occasionnels en Bretagne à prévoir (1 à 3 fois par an)
Télétravail : 1 journée de télétravail possible par semaine
PRINCIPALES MISSIONS :
Gestion administrative de l'association
- Accueil téléphonique (standard) et physique
- Gestion, tri et classement du courrier, des e-mails, des comptes rendus et autres documents
- Gestion de l'agenda des élus, organisation des rendez-vous, et suivi des présences aux réunions internes et externes
- Envoi de courriers et de mails
- Organisation des déplacements (réservation de transports et d'hôtel etc)
- Mise à jour de la base de contacts (logiciel Brevo)
Services généraux :
Vous serez chargé(e) de la bonne tenue des locaux et notamment :
- Commande de fournitures
- Suivi des contrats avec les prestataires de service (ménage, imprimante, petits travaux, etc)
- Suivi des relations avec le syndic de l'immeuble
Vous serez également chargé(e) de gérer les différents comptes numériques de l'équipe (création, suppression, renouvellement) : comptes Google, espace de travail collaboratif, logiciel de téléphonie (keyyo), comptes offices.
Organisation des réunions et des évènements
- Préparation des ordres du jour en lien avec la Directrice
- Envoi des convocations, des documents utiles et des ordres du jour finalisés
- Relance des invités
- Gestion logistique et organisationnelle lors des réunions et évènements (réservation de salles, traiteur, sono, préparation salle et vérifications techniques, café d'accueil/buffet, feuille d'émargement, etc)
- Rédaction et/ou mise en forme de comptes rendus selon les réunions.
Assistance à la mise en œuvre des projets
- Envoi de petites campagnes de communication en lien avec la chargée de communication (logiciel Brevo)
- Appuis divers (ex : relecture, correction de documents, soutien à l'organisation de réunions, gestion des mailings et des formulaires d'inscription, enquêtes, etc) en lien avec les autres salariés de l'URPS MLB
entretien le 20 novembre (date limite de candidature 13 novembre) pour une prise de poste début janvier 2025
Merci de transmettre une lettre de motivation
Salaire selon expérience.
