Assistant / Assistante de direction

Contexte : Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) Chargé de Mission Administrative pour le site de La Réunion. Vous travaillez sous l'autorité du directeur de site qui définira vos objectifs annuels. Concernant les missions RH, vous travaillez fonctionnellement avec le service RH en métropole.

Vous assistez le directeur pour des missions transverses et interservices et veillez à l'application des règles et politiques RH de l'entreprise.



Rôle :

Pour ce faire, vos missions seront les suivantes :


Assistant de direction
Planifier et organiser les réunions interservices,
Assister le directeur dans la gestion de son agenda,
Organiser les visites et déplacements,
Gérer le courrier entrant et sortant du site et en assurer la bonne distribution,
Gérer les contrats des prestations et de services hors entrepôt et transport,
Gérer les mobiliers et fournitures de bureau,
Gérer le contrat et la flotte de téléphonie mobile,
Être le correspondant sur site du service informatique et gérer les matériels bureautiques,
Piloter les partenariats avec les associations,
Piloter la constitution et le suivi des archives des différents services du site,
Piloter la communication interne sur le site,
Piloter les projets d'infrastructure du domaine tertiaire et animer le comité cadre de vie du site,
Piloter des projets transverses confiés par le directeur.
Correspondant RH
Remonter le non-respect des règles relatives au temps de travail ; centraliser et fiabiliser la GTA et en former les utilisateurs,
Transmettre les arrêts de travail au service RH,
S'assurer de la remise de la convocation à la visite médicale auprès du collaborateur, et prévenir le service RH en cas de retour après absence longue,
Vérifier et transmettre les éléments de paye et les documents RH,
Effectuer la diffusion des informations RH auprès des salariés. Relayer les questions RH des salariés vers les services compétents,
Être le correspondant local de France Travail,
Participer aux manifestations locales liées au recrutement (job dating, salons.) et aux questions RH (conférences, rencontres.),
Assurer l'intégration des nouveaux collaborateurs et accompagner les managers dans la préparation du parcours d'intégration et s'assurer de la mise en pratique,
Assurer le suivi des alternants et stagiaires,
Participer aux réunions organisées par la chargée RH / HRBP,
Piloter les actions locales en lien avec le handicap et l'inclusion.
Qualifications
Issu(e) d'une formation Assistant Manager/Gestion des Entreprises et des Administrations (Bac+2/3), vous justifiez d'une expérience confirmée d'au moins 3 ans sur un poste similaire idéalement dans un univers logistique.



Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit de synthèse, votre sens du service et votre discrétion.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer les priorités, respecter les délais impartis et avez une bonne capacité à anticiper.

Vous êtes de nature enthousiaste et dynamique et êtes reconnu(e) pour votre écoute, votre pragmatisme et votre adaptabilité.

Vous avez un excellent relationnel ce qui vous permet de vous connecter aux différents interlocuteurs, managers et salariés et de traiter les situations avec agilité et rondeur.



Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques.



Modalités :

Astreinte sur la base du volontariat tous les 2/3 mois pendant 1 semaine. Si urgence, la personne doit se présenter sur le site.