informations générales
Montbéliard
L'ASEA Nord Franche Comté, Association œuvrant dans la Protection de l'Enfance, recrute un assistant de direction (H/F), rattaché au Service PEAD Enfants et Ados à Montbéliard (25200), en CDD, à temps plein, pour une durée d'1 mois, avec possibilité de renouvellement, pour motif de remplacement d'un salarié absent.
Le Placement Educatif A Domicile, PEAD "Enfants et Ados" prend en charge 55 mandats, garçons et filles de 0 à 18 ans.
VOS MISSIONS :
- Etre responsable et mettre en œuvre les activités de secrétariat de la structure en appréciant les urgences et les priorités.
- Assister sa hiérarchie afin de lui faciliter la prise de décision dans l'organisation.
- Organiser son travail.
- Travailler en collaboration avec les membres d'une équipe pluri-professionnelle, les bénéficiaires et les partenaires.
1/ Organiser et gérer les activités administratives :
- Rédiger, mettre en forme des documents,
- Garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,
- Travailler en lien avec les services de la Direction générale,
- Renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
- Initier les améliorations de l'organisation du service,
- Faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en œuvre.
2/ Faciliter la communication interne et externe :
- Veiller au suivi des informations stratégiques,
- Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
- Communiquer et rechercher les informations liées à l'activité auprès des services de la Direction générale,
- Garantir la réception et la transmission des informations en interne,
- Faciliter l'interface entre le service et les partenaires extérieurs,
- Assurer le traitement du courrier.
3/ Assister la Direction afin d'optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision :
- Rechercher et communiquer les informations en lien avec l'activité,
- Préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,
- Etre force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,
- Veiller au respect des échéances,
- Assister la Direction en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,
- Organiser la logistique d'un évènement, sa communication dans le cadre du budget alloué.
- Renseigner et suivre les données RH (plannings de l'équipe, congés, suivi des heures, .).
VOS COMPETENCES :
- Maitriser les logiciels bureautiques et professionnels, et leurs évolutions,
- Savoir utiliser les nouvelles technologies de l'information et de la communication,
- Sens des responsabilités,
- Maitrise de l'expression orale et écrite,
- Discrétion, respect de la confidentialité,
- Capacité à hiérarchiser l'information et à la transmettre de manière pertinente,
- Organisation et méthode,
- Qualité relationnelle,
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
Expérience souhaitée : 2 ans
Diplôme souhaité : Bac+2 Assistant de Direction
Congés supplémentaires ( 9 jours par an),
Prime SEGUR 238 € brut par mois,
CE
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLe Placement Educatif A Domicile, PEAD "Enfants et Ados" prend en charge 55 mandats, garçons et filles de 0 à 18 ans.
VOS MISSIONS :
- Etre responsable et mettre en œuvre les activités de secrétariat de la structure en appréciant les urgences et les priorités.
- Assister sa hiérarchie afin de lui faciliter la prise de décision dans l'organisation.
- Organiser son travail.
- Travailler en collaboration avec les membres d'une équipe pluri-professionnelle, les bénéficiaires et les partenaires.
1/ Organiser et gérer les activités administratives :
- Rédiger, mettre en forme des documents,
- Garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,
- Travailler en lien avec les services de la Direction générale,
- Renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
- Initier les améliorations de l'organisation du service,
- Faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en œuvre.
2/ Faciliter la communication interne et externe :
- Veiller au suivi des informations stratégiques,
- Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
- Communiquer et rechercher les informations liées à l'activité auprès des services de la Direction générale,
- Garantir la réception et la transmission des informations en interne,
- Faciliter l'interface entre le service et les partenaires extérieurs,
- Assurer le traitement du courrier.
3/ Assister la Direction afin d'optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision :
- Rechercher et communiquer les informations en lien avec l'activité,
- Préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,
- Etre force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,
- Veiller au respect des échéances,
- Assister la Direction en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,
- Organiser la logistique d'un évènement, sa communication dans le cadre du budget alloué.
- Renseigner et suivre les données RH (plannings de l'équipe, congés, suivi des heures, .).
VOS COMPETENCES :
- Maitriser les logiciels bureautiques et professionnels, et leurs évolutions,
- Savoir utiliser les nouvelles technologies de l'information et de la communication,
- Sens des responsabilités,
- Maitrise de l'expression orale et écrite,
- Discrétion, respect de la confidentialité,
- Capacité à hiérarchiser l'information et à la transmettre de manière pertinente,
- Organisation et méthode,
- Qualité relationnelle,
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
Expérience souhaitée : 2 ans
Diplôme souhaité : Bac+2 Assistant de Direction
Congés supplémentaires ( 9 jours par an),
Prime SEGUR 238 € brut par mois,
CE
