informations générales
Montrouge
MISSIONS
1. Assistanat du directeur général
- Gestion des plannings, organisation des réunions et des rendez-vous.
- Organisation des déplacements professionnels et des missions terrain (dossier voyage, billets d'avion, visas, suivi budgétaire des dépenses dans le logiciel de gestion de projet).
- Elaboration et suivi des notes de frais.
- Rédaction de supports de communication (présentations, compte-rendu, notes spécifiques, etc.).
- Garantie de la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.).
2. Assistance aux instances de gouvernance et décisionnelles
- Gestion du planning du CODIR et des réunions
- Archivage Sharepoint des documents pour le CODIR.
- Organisation des conseils d'administration, du bureau, du séminaire CODIR et du séminaire responsables pays/directeurs pays.
- Gestion administrative de dossiers spécifiques et institutionnels.
3. Organisation du séminaire IECD annuel et des réunions monde trimestrielles
- Organisation, planification et coordination avec les différents interlocuteurs.
- Gestion des différents prestataires (location de salle, traiteur, traducteur .).
- Organisation visioconférence grand public et mise en place d'ateliers virtuels (TEAMS).
4. Gestion du secrétariat de direction
- Gestion du standard téléphonique (réception et filtrage des appels).
- Réception et distribution du courrier reçu.
- Accueil physique des visiteurs de l'association et orientation vers les services concernés.
- Organisation repas extérieurs ou au service de restauration Montalembert des invités
- Gestion et suivi de l'archivage physique des documents institutionnels/Officiels.
5. Gestion des moyens généraux
- Responsable de la tenue du DUERP et à sa mise à jour
- Gestion et commande des fournitures de bureau et du mobilier.
- Gestion des accès et de la sécurité des locaux (Bips)
- Suivi budgétaire des dépenses (vérification et validation des factures et imputation dans le logiciel d'engagement des dépenses)
- Point focal des salariés sur tout sujet attenant à la vie dans les locaux. Interface avec le Responsable des services Généraux de l'immeuble Montalembert
6. Support éventuel aux équipes siège/terrain
- L'assistante de Direction joue le rôle d'interface et de point de contact entre tous.
CONDITIONS DU POSTE
Type de contrat :Contrat à Durée Déterminée
Sous la responsabilité : de la DRH
En étroite collaboration avec :
- Le Directeur général
- Les DRH et DAF
- Les Directeurs de Région et des pays
Dates du poste : Dès que possible
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1. Assistanat du directeur général
- Gestion des plannings, organisation des réunions et des rendez-vous.
- Organisation des déplacements professionnels et des missions terrain (dossier voyage, billets d'avion, visas, suivi budgétaire des dépenses dans le logiciel de gestion de projet).
- Elaboration et suivi des notes de frais.
- Rédaction de supports de communication (présentations, compte-rendu, notes spécifiques, etc.).
- Garantie de la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.).
2. Assistance aux instances de gouvernance et décisionnelles
- Gestion du planning du CODIR et des réunions
- Archivage Sharepoint des documents pour le CODIR.
- Organisation des conseils d'administration, du bureau, du séminaire CODIR et du séminaire responsables pays/directeurs pays.
- Gestion administrative de dossiers spécifiques et institutionnels.
3. Organisation du séminaire IECD annuel et des réunions monde trimestrielles
- Organisation, planification et coordination avec les différents interlocuteurs.
- Gestion des différents prestataires (location de salle, traiteur, traducteur .).
- Organisation visioconférence grand public et mise en place d'ateliers virtuels (TEAMS).
4. Gestion du secrétariat de direction
- Gestion du standard téléphonique (réception et filtrage des appels).
- Réception et distribution du courrier reçu.
- Accueil physique des visiteurs de l'association et orientation vers les services concernés.
- Organisation repas extérieurs ou au service de restauration Montalembert des invités
- Gestion et suivi de l'archivage physique des documents institutionnels/Officiels.
5. Gestion des moyens généraux
- Responsable de la tenue du DUERP et à sa mise à jour
- Gestion et commande des fournitures de bureau et du mobilier.
- Gestion des accès et de la sécurité des locaux (Bips)
- Suivi budgétaire des dépenses (vérification et validation des factures et imputation dans le logiciel d'engagement des dépenses)
- Point focal des salariés sur tout sujet attenant à la vie dans les locaux. Interface avec le Responsable des services Généraux de l'immeuble Montalembert
6. Support éventuel aux équipes siège/terrain
- L'assistante de Direction joue le rôle d'interface et de point de contact entre tous.
CONDITIONS DU POSTE
Type de contrat :Contrat à Durée Déterminée
Sous la responsabilité : de la DRH
En étroite collaboration avec :
- Le Directeur général
- Les DRH et DAF
- Les Directeurs de Région et des pays
Dates du poste : Dès que possible
