Assistant / Assistante d'exploitation nettoyage de locaux

Le porte à pourvoir concerne notre agence située : Boulevard Jules Durand, Le Havre (76)

ACCUEIL :
- Accueil physique ou téléphonique des collaborateurs, clients, fournisseurs etc...
- Gestion du standard téléphonique, appels entrants, sortants tout public ainsi que le répondeur associé

PARTIE COMMERCIALE & CLIENTS EXISTANTS :
- Prospection téléphonique et démarchage nouveaux clients sous la directive du responsable de centre
- Création des contrats et devis clients
- Création de nouveaux clients
- Création de nouveau chantier + tâche
- Mise à jour des fiches clients
- Suivi des tableaux clients (si besoin)
- Mise à jour du tableau créations chantiers
- Mise en forme réponse courrier client

SALARIES :
- Déclaration des nouveaux salariés (DUE)
- Demande auprès de la préfecture pour validation des titres de séjour étranger
- Constitution dossier salarié suite embauche
- Création de nouveaux salariés
- Création des plannings salariés
- Changement des bases mensuelles des contrats de travail
- Copie des documents administratifs (annexe, contrat, avenant)
- Edition des feuilles de pointage pour suivi mensuel
- Modification pointage salariés pour les paies de chaque mois
- Suivi tableau du personnel (AM, reprise, prolongations etc.)
- Remise des STC

ADMINISTRATIF :
- Trier et orienter le courrier aux différents interlocuteurs
- Gestion de la messagerie @ : réceptionner et transmettre les mails
- Gestion des commandes produits et matériel en tout genre chaque mois
- Suivi tableau acompte collaborateurs
- Mise à jour du tableau bon carburant
- Suivi fournitures agences
- Classement et archivage fiche de contrôles contremaîtres
- Appel + message aux contremaîtres sous directive du responsable de centre
- Appel fournisseurs - négociation des tarifs selon grille existante
- Création de support pour agence ou contremaitres (cahier liaison, planning etc..)
- Remplacement du « binôme » en cas d'absence (l'assistante d'une autre agence)
- Utilisation et maîtrise poussée des logiciels (Word, Excel & en interne l'outil « quadratus »)

REMUNERATION :
- Statut : employé(e) EA2

SAVOIR-ÊTRE :
- Rigueur
- Réactivité
- Sens du service
- Esprit d'équipe
- Organisation et sens des priorités
- Discrétion
- Adaptabilité (capacité à travailler sur plusieurs tâches avec différents interlocuteurs)

COMPÉTENCES ET EXPERIENCE :
- Autonome et opérationnel(le), vous mettez en pratique vos capacités d'organisation et de coordination pour assurer efficacement vos missions.
- Adaptabilité aux logiciels
- Aisance dans l'utilisation des outils bureautique (word, excel)

DIPLOME :
Idéal Bac + 2, assistant(e) de gestion

EXPERIENCE :
Expérience significative