Assistant / Assistante administration des ventes

Rattaché(e) au Responsable Supply Chain, vous aurez la charge du traitement commercial et administratif des commandes des clients dans un objectif de qualité (service, coût, délai, ...).

Les missions principales sont :
- Enregistrer des commandes ou contrats Export & France de tous types après vérification de leur conformité aux offres du service « Allimand Services » et du service Devis. Les contrôles principaux portent notamment sur les termes de paiement et les conditions générales. Générer un accusé de réception dans le cas des commandes. Émettre ponctuellement une facture de demande d'acompte et/ou une garantie bancaire.
- Assister les clients dans la mise en place des crédits documentaires. Négocier la mise en place de crédits documentaires avec les clients et les mettre en œuvre lors des expéditions.
- Suivre les délais de certaines commandes et assurer l'interface avec les clients.
- Consulter des transitaires pour des offres de transport selon les incoterms négociés, et organiser des transports Export / Import sur l'Union Européenne et le Grand Export.
- Préparer et émettre divers documents lors de l'expédition : factures (commerciales ou pro formas), listes de colisages, certificats d'origine, certificats d'assurance et autres certificats ou attestations, garanties bancaires, procès-verbaux de réception.
- Assurer le suivi des expéditions. Garantir le suivi des différents termes de la facturation, et relancer éventuellement en cas d'impayés.
- Mettre en place et suivre des tableaux de bord (échéanciers commandes G - machines à papier complètes ou transformations de machines à papier / garanties bancaires / déclarations douanières / transports fournisseurs .).
- Prendre en compte des procédures et réglementations existantes (procédure de dédouanement à domicile, autorisation d'exportateur agréé, cahier des charges emballage ...).
- Mettre en place des importations et/ou exportations temporaires (carnet ATA, admission temporaire, cartes d'exportation).
- Gérer d'éventuels litiges (emballage, transport, douane, .) en coordination avec les autres services.
- Contrôler les factures de transport et celles de l'emballage.

Vous avez un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, DUT, ...) en commerce, vente, négociation commerciale, relations client, secrétariat, ... et la pratique d'une langue étrangère est un plus.

Les compétences requises sont :
- Capacité à coordonner les traitements administratifs des commandes
- Connaissances en termes de commerce international : Incoterms, crédits documentaires .
- Aptitude à élaborer les documents contractuels
- Capacité à proposer les transitaires pertinents en termes de rapport qualité-prix-délais
- Suivi des procédures
- Connaissances linguistiques (Anglais et/ou autres)