Assistant / Assistante administration des ventes

Notre client leader mondial de la construction de marinas, recherche sa future Assistant.e ADV H/F.
En tant qu'industriel à forte dimension internationale , Notre client conçoit et fabrique des produits et des équipements à destination de l'univers nautique / naval.
Reconnu dans le monde entier pour son savoir-faire, le groupe se développe en investissant sur des projets / produits innovants, respectueux de l'environnement. Soucieux du plaisir de leurs collaborateurs, ils valorisent le Respect, l'Humilité, la Bienveillance et l'Humain auprès de leur écosystème.


Objet du poste :
Administrer les ventes et faire le suivi opérationnel des affaires en France et à l'étranger.
Assister le Responsable des opérations du Service Travaux,

Missions principales :

-Assister les Chargés d'Affaires dans le bon déroulement des projets qu'ils pilotent, notamment sur les réponses aux Appels d'Offres, la facturation, le suivi des paiements, et suivi du traitement de la résolution du problème.

-Gestion des commandes

-Saisir les commandes clients du service (France et export), Création des clients sur ERP et GPAO ;
-Suivi de la relation client ;
-Suivi des commandes
- Accusé de réception, livraison ;
-Envoi et suivi des commandes fournisseurs ;
-Animer les réunions
-Effectuer les factures clients et envoi direct ou sur Chorus, relancer les impayés ;
-Tous les trois mois, après chaque inventaire, effectuer l'état d'avancement des projets ;
-Gestion de la réunion de suivi des projets hebdomadaires

-Gestion administrative des appels d'offres ;
-Gestion des commandes et contrats de sous-traitance sous les directives du chargé d'affaires et/ou conducteur de travaux ;
-Déclarer les sous-traitants, mise en place de cautions bancaires ;
-Passer les commandes auprès des fournisseurs et validation des factures (locations d'engins, vêtements de travail, produits de négoce, etc.) ;
-Saisie des bilans de chantier et des différents tableaux de bord ;

-Interface Compta / Finance:
-Envois des factures fournisseurs reçues
-Préparation pour validation et visa du responsable des opérations des factures fournisseurs et sous-traitants (STPD/STPI), code analytiques, échanges avec les chargés d'affaires pour validation des factures ;
-Relance des impayés et obtenir le règlement (par Mail, par oral, puis par écrit LRAR si nécessaire) ;

-Gestion de la logistique et de l'expédition ;

-Réalisation des documents nécessaire à l'exportation (Packing List, Facture pro-forma, Formalités douanières, .) ;
-Tenir informer le client sur la commande en cours (date d'expédition, avancement de la commande etc.) ;

-Assistanat de Direction :

Assister le Responsable des opérations du Service Travaux,
-Gérer le planning du Responsable Travaux et ses déplacements ;
-Réservation : hôtel - billets - voitures de location ;
-Établir les indicateurs de Performance PMS ;
-Organiser les réunions du service (une fois par trimestre) ;
-Organiser et planifier les entretiens individuels de l'équipe PMS ;
-Gérer les formations et habilitations du service à réaliser en place selon les directives ;




Les maitres mots qui caractérisent l'assistant.e ADV sont :

- Autonomie,
- Travail en équipe,
- Sens du client,
- Force de proposition,
- Rigueur,
- Réactif.

Savoir-Faire

- Maitriser l'utilisation de l'outil informatique : GPAO, Excel, Word, Powerpoint ;
- Incoterms ;
- Suivi de projets ;
- Compréhension de l'Anglais (Lu, parlé, écrit).

Contrat : CDI

Temps de travail hebdomadaire : 39h00

Rémunération : à partir de 14€/h et selon expérience