informations générales
Tarare
L'Adjoint Administratif, rattaché au service des Achats et de l'Exploitation, joue un rôle clé dans la gestion administrative, budgétaire et logistique du service. Il/elle assure le suivi rigoureux des commandes, des factures et des contrats tout en contribuant à l'optimisation des processus et à la coordination avec les différents acteurs internes et externes.
Missions principales
1. Gestion des commandes et des engagements
o Création, modification et liquidation des commandes.
o Ajustement des engagements annuels selon le "réalisé" par service.
o Gestion des commandes et des stocks pour les événements organisés par la direction.
2. Suivi financier et administratif
o Réception, contrôle et traitement des factures via les outils numériques (Chorus, mails, courriers).
o Suivi des contrats et marchés en lien avec la facturation.
o Gestion et suivi des charges rattachées.
3. Analyse et reporting
o Suivi d'indicateurs mensuels de performance (KPI).
o Mise à jour et suivi d'un tableau de bord pour les engagements et prévisions budgétaires 2025
o Contrôle strict du respect des budgets alloués.
4. Gestion des relations fournisseurs
o Création fiches fournisseurs dans les bases de données.
o Relances et suivi des fournisseurs
5. Logistique
o Gestion du courrier
o Coordination avec les autres services (logistique, RH, services financiers).
6. Amélioration continue
o Proposition d'optimisations pour les processus administratifs, budgétaires et logistiques.
Relations professionnelles
Interactions régulières avec :
- Le Responsable Achats et Exploitation.
- Les responsables et gestionnaires administratifs des autres services.
- Les fournisseurs et prestataires externes.
Savoir-faire
- Maîtrise avancée des outils bureautiques et informatiques (Excel, ERP, logiciels de dématérialisation tels que Chorus).
- Gestion rigoureuse des budgets et des processus de facturation.
- Analyse et production de tableaux de bord
- Connaissances en gestion contractuelle et juridique (idéalement marchés publics).
- Gestion efficace des priorités et respect des délais.
Savoir-être
- Organisation et gestion optimale du temps
- Capacité d'adaptation notamment dans la gestion des imprévus
- Sens relationnel et aptitude à travailler en équipe
- Discrétion et respect de la confidentialité des données.
- Polyvalence et réactivité.
Qualification et expérience
- Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe.
- Expérience dans un poste similaire 2 à 3 ans appréciée
- Connaissance des outils et processus de facturation/dématérialisation.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions principales
1. Gestion des commandes et des engagements
o Création, modification et liquidation des commandes.
o Ajustement des engagements annuels selon le "réalisé" par service.
o Gestion des commandes et des stocks pour les événements organisés par la direction.
2. Suivi financier et administratif
o Réception, contrôle et traitement des factures via les outils numériques (Chorus, mails, courriers).
o Suivi des contrats et marchés en lien avec la facturation.
o Gestion et suivi des charges rattachées.
3. Analyse et reporting
o Suivi d'indicateurs mensuels de performance (KPI).
o Mise à jour et suivi d'un tableau de bord pour les engagements et prévisions budgétaires 2025
o Contrôle strict du respect des budgets alloués.
4. Gestion des relations fournisseurs
o Création fiches fournisseurs dans les bases de données.
o Relances et suivi des fournisseurs
5. Logistique
o Gestion du courrier
o Coordination avec les autres services (logistique, RH, services financiers).
6. Amélioration continue
o Proposition d'optimisations pour les processus administratifs, budgétaires et logistiques.
Relations professionnelles
Interactions régulières avec :
- Le Responsable Achats et Exploitation.
- Les responsables et gestionnaires administratifs des autres services.
- Les fournisseurs et prestataires externes.
Savoir-faire
- Maîtrise avancée des outils bureautiques et informatiques (Excel, ERP, logiciels de dématérialisation tels que Chorus).
- Gestion rigoureuse des budgets et des processus de facturation.
- Analyse et production de tableaux de bord
- Connaissances en gestion contractuelle et juridique (idéalement marchés publics).
- Gestion efficace des priorités et respect des délais.
Savoir-être
- Organisation et gestion optimale du temps
- Capacité d'adaptation notamment dans la gestion des imprévus
- Sens relationnel et aptitude à travailler en équipe
- Discrétion et respect de la confidentialité des données.
- Polyvalence et réactivité.
Qualification et expérience
- Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe.
- Expérience dans un poste similaire 2 à 3 ans appréciée
- Connaissance des outils et processus de facturation/dématérialisation.
