informations générales
Vitrolles
Principale missions :
ACHATS, FACTURES :
o Réception des factures (services supports et imputation)
o Commande, achat de bien et prestations (fournitures de bureaux, carte de visite, fournitures entrepôts)
o Suivi des dépenses et des budgets
o Etablissement des chèques, virements
o Validation et traitement des notes de frais
o Suivi des commandes
o Suivi du parc des appareils bureautiques (copieurs, téléphonie)
* VOYAGES ET DEPLACEMENTS :
o Organisation des déplacements et voyages du personnel (Transports, hébergements, Visas)
o Suivi, contrôle et remboursement des frais et avances
o Organisation des séminaires et soirée annuelle
GESTION DU PARC AUTOMOBILE ET DES CHARRIOTS ELEVATEURS France et Afrique :
o Gestion des commandes, suivi du parc et restitution
o Gestion administrative, suivi entretien, contrôle, assurance, cartes carburant, contraventions
GESTION ET SUIVI DES CONTRATS DE PRESTATION (France, Europe, Afrique) :
o Gestion et négociation de l'ensemble des contrats annuels (entretien des locaux, entrepôts, assurance bâtiments, automobiles)
o Achats de bien et prestations (fournitures de bureaux, carte de visites, entretien des locaux, espaces verts.)
o Gestion et suivi assurance bâtiments, mobiliers
o Coordination des sociétés intervenantes sur site
o Validation des devis de maintenance
o Suivi contrôle périodique obligatoire : EPI, incendie, installation électrique, appareil de levage et manutention
GESTION DES LOCAUX :
o Gestion des relations avec les prestataires et les fournisseurs
o Prendre en charge la gestion des locaux (entretiens, dépannage, sécurité)
o Gestion des accès badge salariés
o Aménagement, déménagement des bureaux
* BAC+2/3 souhaité, idéalement en commerce international ou gestion PME/PMI
* Expérience de 2 à 4 ans à un poste similaire, gestion administrative ou comptabilité
* Connaissances en comptabilité (imputation, devis, gestion des factures.)
* Maîtrise du pack office
* Être à l'aise sur Excel (automatisation, tableau croisé dynamique)
* Bon niveau d'anglais apprécié
SAVOIR-FAIRE :
* Maîtrise de l'outil informatique, tableurs et logiciels liés à l'activité (DDS)
* Respect des délais
* Maitrise des zones géographiques + législation pays / Transport
* Maitrise sureté / Dangereux, formation obligatoire ou à réaliser lors de votre intégration
SAVOIR-ETRE :
* Bonne humeur et humour de rigueur dans le service
* Être organisé
* Réactif, forte polyvalence
* Excellente gestion des priorités
* Aisance relationnelle
* Esprit d'équipe
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o Réception des factures (services supports et imputation)
o Commande, achat de bien et prestations (fournitures de bureaux, carte de visite, fournitures entrepôts)
o Suivi des dépenses et des budgets
o Etablissement des chèques, virements
o Validation et traitement des notes de frais
o Suivi des commandes
o Suivi du parc des appareils bureautiques (copieurs, téléphonie)
* VOYAGES ET DEPLACEMENTS :
o Organisation des déplacements et voyages du personnel (Transports, hébergements, Visas)
o Suivi, contrôle et remboursement des frais et avances
o Organisation des séminaires et soirée annuelle
GESTION DU PARC AUTOMOBILE ET DES CHARRIOTS ELEVATEURS France et Afrique :
o Gestion des commandes, suivi du parc et restitution
o Gestion administrative, suivi entretien, contrôle, assurance, cartes carburant, contraventions
GESTION ET SUIVI DES CONTRATS DE PRESTATION (France, Europe, Afrique) :
o Gestion et négociation de l'ensemble des contrats annuels (entretien des locaux, entrepôts, assurance bâtiments, automobiles)
o Achats de bien et prestations (fournitures de bureaux, carte de visites, entretien des locaux, espaces verts.)
o Gestion et suivi assurance bâtiments, mobiliers
o Coordination des sociétés intervenantes sur site
o Validation des devis de maintenance
o Suivi contrôle périodique obligatoire : EPI, incendie, installation électrique, appareil de levage et manutention
GESTION DES LOCAUX :
o Gestion des relations avec les prestataires et les fournisseurs
o Prendre en charge la gestion des locaux (entretiens, dépannage, sécurité)
o Gestion des accès badge salariés
o Aménagement, déménagement des bureaux
* BAC+2/3 souhaité, idéalement en commerce international ou gestion PME/PMI
* Expérience de 2 à 4 ans à un poste similaire, gestion administrative ou comptabilité
* Connaissances en comptabilité (imputation, devis, gestion des factures.)
* Maîtrise du pack office
* Être à l'aise sur Excel (automatisation, tableau croisé dynamique)
* Bon niveau d'anglais apprécié
SAVOIR-FAIRE :
* Maîtrise de l'outil informatique, tableurs et logiciels liés à l'activité (DDS)
* Respect des délais
* Maitrise des zones géographiques + législation pays / Transport
* Maitrise sureté / Dangereux, formation obligatoire ou à réaliser lors de votre intégration
SAVOIR-ETRE :
* Bonne humeur et humour de rigueur dans le service
* Être organisé
* Réactif, forte polyvalence
* Excellente gestion des priorités
* Aisance relationnelle
* Esprit d'équipe
