Assistant administratif / Assistante administrative

Le Centre de Formation des Apprentis de l'académie de Toulouse (CFAA) est une structure de l'Éducation nationale. Créé en 2016, il forme des jeunes en contrat d'apprentissage, au sein de 94 Unités de Formation par Apprentissage (UFA). Il est une entité du Groupement d'Intérêt Public - Formation et Certification pour l'Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) de Toulouse, créé en 2002 et chargé de mettre en œuvre un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Le CFA de l'académie de Toulouse est un CFA hors les murs qui s'appuie sur le réseau des lycées et lycées professionnels du secteur public de la Région Occitanie Ouest (ancienne région Midi-Pyrénées).

Gestion administrative
Gérer le process administratif des contrats d'apprentissage dans l'outil Yparéo
Vérifier la complétude des contrats d'apprentissage
Saisir les dossiers sur Yparéo
Etablir les conventions financières, et assurer leur suivi
Répondre aux demandes d'emails et téléphonique, et diverses réclamations
Saisir les contrats d'apprentissage sur les différents OPCO, répondre aux réclamations et courriers des OPCO
Relancer les entreprises et les OPCO pour régulariser les dossiers
Etablir le suivi des ruptures et le communiquer mensuellement aux médiatrices et services en charges du décrochage scolaire
Mise à jour des situations des apprentis sur Yparéo (en fonction des ruptures, des abandons définitifs de formation.)

Gestion courante
Seconder la coordonnatrice administrative en son absence
Réception et traitement des demandes téléphoniques et des mails : fournir des informations relatives aux demandes
Conseiller et orienter vers les services et les interlocuteurs compétents
Filtrer les appels téléphoniques
Enregistrer et transmettre le courrier en l'absence de la coordinatrice administrative
Informer la hiérarchie d'éventuels dysfonctionnements
Participer aux travaux de démarche qualité
Etablir les conventions de contractualisation du CFAA avec les EPLE en collaboration avec la responsable budgétaire et en assurer le suivi
Venir en renfort à l'équipe administrative en cas de surcharge ponctuelle de travail

Connaissances requises
Maîtrise de la comptabilité publique et du secrétariat
Connaissances de l'outil Ypareo
Maîtrise de Word, Excel, Internet, messagerie
Maîtrise des règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe
Adaptation de son langage et de ses messages au type d'interlocuteur

Exigences requises
Catégorie : B
Diplôme minimum requis : Bac à Bac +2
Connaissance de la comptabilité publique
Connaissance de la comptabilité client et fournisseur
Maîtrise des outils bureautique (Pack Office)
Connaissance du secteur de l'apprentissage
Sens des responsabilités
Discrétion et confidentialité
Organisation
Sens du contact
Réactivité
Autonomie

Poste susceptible d'être à pourvoir du 04/10 au 03/11 (CDD)
Quotité : 100%
Poste basé en EPLE à SOUILLAC (46)