informations générales
Vienne
*** CDD 3 mois en renfort pour surcroit d'activité ***
En lien avec le projet Associatif et l'action du Pôle technique et logements de l'association SEMITIS, il/elle vient en support de l'ensemble des tâches de gestion : administration, communication interne, comptabilité. Il/Elle assure l'interface entre la direction, les salariés et les partenaires extérieurs.
Les missions générales :
- Réceptionner les appels téléphoniques, ainsi que les commandes,
- Répondre et suivre la relation artisans, garages et fournisseurs,
- Planifier des rendez-vous, interventions techniques ou réunions,
- Gérer les courriers et suivre les dossiers : envoie, trie, classe et archive.
Les missions et activités principales :
- Gestion du standard téléphonique et suivi du courrier entrant/sortant,
- Rédaction des courriers, comptes-rendus, etc.
- Gestion de la relation, des rendez-vous et des entretiens avec les prestataires (assurances, sécurité, entretien, fournitures etc.),
- Actualisation, classement, archivage des fichiers de demande de travaux,
- Ouverture et clôture des différents contrats de fluides et d'assurances des logements
- Pilotage de l'interface entre les différents services de SEMITIS et le partage d'informations,
- Enregistrement et suivi des demandes d'interventions et des relances,
- Demande des devis,
- Réception et transmission des devis et factures,
- Gestion des fournisseurs et des sous-traitants : suivre les contrats, régler et saisir les factures,
- Suivi des rendez-vous d'entretien des véhicules du parc automobile SEMITIS
Les compétences requises et conditions particulières :
Savoir-faire
- Posséder un bon sens de l'accueil
- Avoir une bonne qualité rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs
- Être rigoureux(se) et organisé
- Avoir le sens des priorités
- Savoir s'exprimer avec aisance à l'oral
- Favoriser l'écoute et la diplomatie pour entretenir des relations cordiales avec les différents interlocuteurs (dirigeants, salariés.)
- Assurer l'exécution et le relais des consignes transmises par la hiérarchie
- Être capable de résoudre les problèmes et avoir une grande flexibilité opérationnelle
- Réaliser les démarches avec ou pour la personne auprès de divers organismes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
Connaissances :
- Maîtriser les outils informatiques (Pack Office) Word, Excel et PowerPoint
- Communication interne et externe
Salaire proposé selon qualification et reconstitution de carrière : 2000 à 2300€ bruts, dont 238,00€ d'indemnité mensuelle Laforcade. Mutuelle contrat entreprise et prévoyance
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireEn lien avec le projet Associatif et l'action du Pôle technique et logements de l'association SEMITIS, il/elle vient en support de l'ensemble des tâches de gestion : administration, communication interne, comptabilité. Il/Elle assure l'interface entre la direction, les salariés et les partenaires extérieurs.
Les missions générales :
- Réceptionner les appels téléphoniques, ainsi que les commandes,
- Répondre et suivre la relation artisans, garages et fournisseurs,
- Planifier des rendez-vous, interventions techniques ou réunions,
- Gérer les courriers et suivre les dossiers : envoie, trie, classe et archive.
Les missions et activités principales :
- Gestion du standard téléphonique et suivi du courrier entrant/sortant,
- Rédaction des courriers, comptes-rendus, etc.
- Gestion de la relation, des rendez-vous et des entretiens avec les prestataires (assurances, sécurité, entretien, fournitures etc.),
- Actualisation, classement, archivage des fichiers de demande de travaux,
- Ouverture et clôture des différents contrats de fluides et d'assurances des logements
- Pilotage de l'interface entre les différents services de SEMITIS et le partage d'informations,
- Enregistrement et suivi des demandes d'interventions et des relances,
- Demande des devis,
- Réception et transmission des devis et factures,
- Gestion des fournisseurs et des sous-traitants : suivre les contrats, régler et saisir les factures,
- Suivi des rendez-vous d'entretien des véhicules du parc automobile SEMITIS
Les compétences requises et conditions particulières :
Savoir-faire
- Posséder un bon sens de l'accueil
- Avoir une bonne qualité rédactionnelle, maîtrise des écrits administratifs
- Être rigoureux(se) et organisé
- Avoir le sens des priorités
- Savoir s'exprimer avec aisance à l'oral
- Favoriser l'écoute et la diplomatie pour entretenir des relations cordiales avec les différents interlocuteurs (dirigeants, salariés.)
- Assurer l'exécution et le relais des consignes transmises par la hiérarchie
- Être capable de résoudre les problèmes et avoir une grande flexibilité opérationnelle
- Réaliser les démarches avec ou pour la personne auprès de divers organismes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
Connaissances :
- Maîtriser les outils informatiques (Pack Office) Word, Excel et PowerPoint
- Communication interne et externe
Salaire proposé selon qualification et reconstitution de carrière : 2000 à 2300€ bruts, dont 238,00€ d'indemnité mensuelle Laforcade. Mutuelle contrat entreprise et prévoyance
