informations générales
Saint-Malo
MISSION
Sous l'autorité du Responsable Pôle Protocole et Relations publiques, l'Assistant administratif participe à l'organisation pratique du service et de l'équipe. Il gère l'organisation de manifestations, d'évènements et de cérémonies patriotiques. Il assure l'accueil des usagers.
ACTIVITÉS
1. Accueil physique et téléphonique des usagers
o Assurer l'accueil des usagers du service
o Gérer les appels téléphoniques
o Assurer le secrétariat du service protocole
2. Organisation et communication autour d'évènements
o Elaborer des cartons d'invitation, gérer les envois et retour d'invitations
o Mettre à jour et gérer des fichiers invitations
o Suivre des dossiers à caractère évènementiel
o Lister les réceptions à venir
3. Organisation pratique du service
o Gérer le logiciel GMA
o Participer aux actions du Service Protocole
o Comptabilité du service protocole
FORMATION
o Niveau Bac, Formation Secrétariat, accueil et gestion/organisation de réceptions, formation protocolaire et logiciel comptabilité souhaitées
CONDITIONS D'EXERCICE
o Horaires avec amplitudes variables en soirée, week-end et jours fériés
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSous l'autorité du Responsable Pôle Protocole et Relations publiques, l'Assistant administratif participe à l'organisation pratique du service et de l'équipe. Il gère l'organisation de manifestations, d'évènements et de cérémonies patriotiques. Il assure l'accueil des usagers.
ACTIVITÉS
1. Accueil physique et téléphonique des usagers
o Assurer l'accueil des usagers du service
o Gérer les appels téléphoniques
o Assurer le secrétariat du service protocole
2. Organisation et communication autour d'évènements
o Elaborer des cartons d'invitation, gérer les envois et retour d'invitations
o Mettre à jour et gérer des fichiers invitations
o Suivre des dossiers à caractère évènementiel
o Lister les réceptions à venir
3. Organisation pratique du service
o Gérer le logiciel GMA
o Participer aux actions du Service Protocole
o Comptabilité du service protocole
FORMATION
o Niveau Bac, Formation Secrétariat, accueil et gestion/organisation de réceptions, formation protocolaire et logiciel comptabilité souhaitées
CONDITIONS D'EXERCICE
o Horaires avec amplitudes variables en soirée, week-end et jours fériés
