Assistant administratif / Assistante administrative

L'assistante administrative au sein du Centre Ressources Autisme Midi-Pyrénées joue un rôle essentiel dans le soutien administratif et logistique :
- du GIP CRA Midi-Pyrénées, par délégation de certaines tâches de l'assistante de direction
- de l'évaluation adolescents et adultes
- du dispositif DPDA
La polyvalence des missions ainsi que la confidentialité et le respect du secret professionnel sont des aspects importants de ce poste.

Conditions d'exercice : CDD 6 mois, Prise de poste au 16 août 2024
Mi-temps 17h30 hebdomadaire : Mardi, jeudi et vendredi après-midi (9h-12h30 / 13h30-17h et 13h30-17h)
Qualification 411 de la CCN66 avec reprise d'ancienneté

Soutien administratif et logistique du GIP CRA Midi-Pyrénées, par délégation de certaines tâches de l'assistante de direction :
- Gestion des documents de la communication interne (répertoire interne, carte de visite, signalétique.)
- Gestion des documents de la communication externe (plaquette présentation CRA et CAPPA, fiches de présentation des unités, cartes, organigramme.)
- Mise à jour site internet
- Suivi et mise à jour sur les sites partenaires
- Suivi du système d'information : téléphonie, logiciels et informatique (gestion incidents, commandes.)
- Participation à la démarche qualité
- Participation à l'organisation de journées thématiques
- Suivi des commandes de tests d'évaluation ou de matériel
- Soutien et diffusion d'informations diverses
- Gestion des demandes de stage
- Mise en place du poste de travail des nouveaux salariés et MAJ lors de départs
- Classer et archiver les documents informatiques et papiers
- Participation à des projets ponctuels

Secrétariat de l'équipe d'évaluation Adolescents et adultes et du DPDA
- Accueillir physiquement et par téléphone les personnes/familles/professionnels demandeurs
- Suivre la programmation des évaluations
- Assurer la tenue des dossiers
- Liaison avec les professionnels libéraux partenaires conventionnés et suivi de ces conventions
- Participer aux réunions de fonctionnement des équipes d'évaluation adultes et DPDA du CRA
- Elaborer et mettre à jour des documents types et supports de communication en concertation avec l'équipe de la consultation adulte/DPDA
- Rédaction et mise en forme de comptes rendus médicaux et envoi
- Gérer de la boite mail et orienter les demandes

Accueil, réception et traitement des demandes d'évaluation adultes (Cellule d'orientation)
- Gérer l'accueil, la réception et l'enregistrement des demandes d'évaluation
- Gérer des dossiers de demande d'évaluation
- Communiquer les demandes à l'équipe « cellule de veille et d'orientation », puis aux équipes d'évaluation associées
- Gérer de la boîte mail et orienter les demandes
- Elaborer et à mettre à jour des documents types en concertation avec l'équipe du CRA

- Respecter strictement le secret professionnel et la confidentialité des informations traitées.
- Protéger les données sensibles et veiller à leur confidentialité.
- Suivre les procédures et les politiques de confidentialité en vigueur dans l'organisation.

Compétences requises :
Savoirs (connaissances théoriques nécessaires) et savoir-faire (être capable de ...) :
Maîtrise de l'outil informatique et des différents logiciels utilisés au GIP CRA Midi-Pyrénées
Bonne connaissance de l'organigramme du CRA et de ses partenaires
Capacité à résoudre les problèmes et à prendre des initiatives si nécessaire.
Capacité à gérer les stocks et à effectuer des commandes de manière efficace.
Capacité d'organisation de réactivité

Savoir être (qualités nécessaires à la tenue du poste) :
Excellentes compétences en communication orale et écrite.
Capacité à gérer les appels téléphoniques avec courtoisie et professionnalisme.
Aptitude à accueillir les personnes de manière cordiale et à créer un environnement chaleureux.