Assistant administratif / Assistante administrative

L'Institut Curie recrute actuellement, pour son site de Paris/Saint-Cloud, un Agent de Facturation - H/F, qui intégrera le Département de Pharmacie, dans le cadre d'un CDI à temps plein.

Missions :

- Il exerce ses missions au sein du Département de Pharmacie au niveau de la cellule facturation (qui permet de gérer l'activité de facturation des 2 sites). Il doit assurer le traitement efficient de toutes les factures liées aux commandes de la PUI en analysant et traitant les éventuels litiges. Il participe avec rigueur à l'équilibre comptable de la PUI pour les deux sites sans individualisation
- Il assure ses tâches dans la perspective d'une clôture comptable annuelle au plus proche du début de chaque nouvelle année
- Il participe à l'exploitation des informations liées aux activités gérées
- Il assure un traitement rapide et sûr des documents confiés et garantit la fiabilité des informations saisies


Principales activités :

- Rapprocher physiquement les factures avec les bons de commandes réceptionnées en assurant la traçabilité de réception et de traitement des factures
- Contrôler la concordance des taux de TVA entre factures et fiches produits dans le logiciel PHARMA
- Déceler puis assurer la gestion des litiges liés aux commandes, aux réceptions, aux marchés et aux factures pour garantir rapidement leur prise en charge
- Assurer le suivi et les relances des fournisseurs ainsi que les reportings dans les tableaux de bord dédiés
- Assurer la comptabilité fournisseur avec la gestion des litiges et relances ainsi que le suivi hebdomadaire avec les Pharmaciens et les Cadres
- Saisir les factures dans le logiciel PHARMA avec les contrôles indispensables de marchés, prix, quantités réceptionnées, produits facturés (dosages, lots.)
- Contrôler et mettre à jour les modifications de coordonnées fournisseurs, N° de client, contacts
- Gérer la création des nouveaux fournisseurs en lien avec les services économiques (DAEL)
- Contrôler et enregistrer les remises logistiques, les remises sur factures, les remises sur conditionnement, les remises annuelles liées aux marchés, les frais de port et d'emballage, les frais de banque et tout autre particularités présentes sur la factures
- Participer à l'élaboration et la mise à jour des procédures concernant l'activité de gestion des factures
- Archiver les dossiers de factures fournisseurs, et ce en attente de la dématérialisation totale
- Participer au suivi des indicateurs de cette activité (indicateurs qualité, d'activité)
- Assurer le compagnonnage des stagiaires dans cette activité
- Contribuer aux projets du Département
- Communiquer avec les équipes et participer aux réunions « gestion/litiges » avec le pharmacien et le Cadre
- Garantir la clôture comptable mensuelle et annuelle
- Assurer une continuité d'activité entre Assistants de Gestion, Pharmaciens et Cadres

PROFIL DU CANDIDAT

Diplômes :
- BTS Gestion et Comptabilité ou expérience équivalente
- Bac Professionnel Comptabilité ou expérience équivalente
- Formation spécifique en Gestion/comptabilité administrative ou expérience professionnelle équivalente

Compétences requises :
- Maîtrise de l'informatique
- Connaître le logiciel PHARMA dans la partie comptabilité/gestion des factures
- Avoir une rigueur professionnelle en regard des exigences comptables
- Avoir le sens de l'organisation et un esprit de synthèse
- Savoir travailler en équipe avec une répartition équitable des tâches et une communication précise et détaillée
- Assurer le reporting détaillé et précis des litiges
- Développer et entretenir un bon relationnel avec les corps de métiers et les fournisseurs
- Être réactif, en particulier avec tous les litiges pour un traitement rapide
- Mettre en oeuvre rapidement les décisions prises en réunions
- Être force de proposition dans l'amélioration des process et adhérer aux évolutions futures